政府會議室管理制度上墻一、制度背景

政府會議室作為政府機關(guān)內(nèi)部重要的溝通與協(xié)作場所，其高效利用和管理對于提升政府工作效率具有重要意義。為規(guī)范會議室使用，提高會議室使用效率，確保會議秩序，特制定本制度。本制度旨在明確會議室的管理職責(zé)、使用流程、維護保養(yǎng)等方面，確保會議室的合理、有序使用。

二、管理職責(zé)

1.會議室管理員職責(zé)：負責(zé)會議室的日常管理，包括但不限于會議室的預(yù)定、鑰匙管理、設(shè)備維護、清潔衛(wèi)生等。

2.部門負責(zé)人職責(zé)：負責(zé)本部門會議室的使用申請，確保會議內(nèi)容的合規(guī)性，并監(jiān)督參會人員遵守會議室使用規(guī)定。

3.參會人員職責(zé)：遵守會議室使用規(guī)定，保持會議室整潔，愛護會議室設(shè)施，按時參加會議，不得擅自更改會議時間和地點。

4.維修保養(yǎng)人員職責(zé)：定期對會議室設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，對于突發(fā)故障及時處理。

5.監(jiān)督檢查人員職責(zé)：對會議室使用情況進行監(jiān)督檢查，對違反規(guī)定的行為進行記錄和處理。

三、預(yù)定流程

1.預(yù)定申請：各部門需提前至少三天向會議室管理員提交會議預(yù)定申請，包括會議主題、時間、地點、參會人數(shù)、預(yù)計開始和結(jié)束時間等信息。

2.預(yù)定審核：會議室管理員在收到預(yù)定申請后，根據(jù)會議室使用情況及預(yù)定優(yōu)先級進行審核，并在24小時內(nèi)給予回復(fù)。

3.預(yù)定確認：預(yù)定申請被批準后，部門負責(zé)人需在規(guī)定時間內(nèi)與會議室管理員確認預(yù)定細節(jié)，包括會議室布置需求等。

4.預(yù)定變更：如需變更會議時間或地點，部門負責(zé)人應(yīng)至少提前一天通知會議室管理員，并重新審核預(yù)定。

5.預(yù)定取消：如因故取消會議，部門負責(zé)人應(yīng)至少提前一天通知會議室管理員，以便及時調(diào)整會議室使用計劃。

6.預(yù)定記錄：會議室管理員需將所有預(yù)定信息詳細記錄，包括預(yù)定時間、預(yù)定人、參會人數(shù)等，以便查詢和管理。

四、使用規(guī)定

1.會議室使用優(yōu)先級：內(nèi)部會議優(yōu)先于外部來訪，特殊情況需經(jīng)部門負責(zé)人批準后方可調(diào)整。

2.會議時間遵守：參會人員應(yīng)按時到達會議室，不得遲到，會議開始后15分鐘內(nèi)不得進入。

3.會議秩序維護：保持會議室安靜，禁止大聲喧嘩、吸煙、飲食，手機需調(diào)至靜音或振動狀態(tài)。

4.設(shè)施設(shè)備使用：使用會議室內(nèi)的設(shè)備時，需遵守操作規(guī)程，不得隨意搬動設(shè)備，使用后歸位。

5.文件資料管理：會議期間產(chǎn)生的文件資料需妥善保管，不得隨意丟棄，結(jié)束后由會議組織者負責(zé)歸檔。

6.環(huán)境保護：節(jié)約用水用電，愛護會議室內(nèi)的植物和裝飾品，不得損壞公共財產(chǎn)。

7.會議室清潔：使用完畢后，參會人員需將會議室清理干凈，垃圾放入指定垃圾桶，座椅歸位。

8.會議室使用反饋：會議結(jié)束后，部門負責(zé)人可向會議室管理員提供使用反饋，以持續(xù)改進會議室管理。

9.違規(guī)處理：對于違反本規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重給予口頭警告、書面警告或取消預(yù)定資格等處理。

10.特殊情況處理：遇有突發(fā)事件或緊急會議，可臨時調(diào)整會議室使用計劃，并確保不影響正常工作秩序。

五、設(shè)備維護與管理

1.設(shè)備清單：會議室管理員需建立詳細的設(shè)備清單，包括設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購買日期等信息。

2.定期檢查：維修保養(yǎng)人員需每月對會議室內(nèi)的設(shè)備進行一次全面檢查，確保設(shè)備正常運行。

3.使用培訓(xùn)：對新購置的設(shè)備，會議室管理員需組織相關(guān)人員接受使用培訓(xùn)，確保正確操作。

4.故障報告：任何設(shè)備故障需立即報告給維修保養(yǎng)人員，不得私自拆卸或修理。

5.故障處理：維修保養(yǎng)人員接到故障報告后，應(yīng)在24小時內(nèi)進行響應(yīng)，盡快修復(fù)故障設(shè)備。

6.維護記錄：對設(shè)備的維修保養(yǎng)工作需做好記錄，包括維修日期、故障原因、維修內(nèi)容等。

7.更新?lián)Q代：對于老舊設(shè)備，需根據(jù)實際情況制定更新?lián)Q代計劃，確保會議室設(shè)備始終處于良好狀態(tài)。

8.使用保養(yǎng)：參會人員在使用設(shè)備時，需按照操作規(guī)程進行，避免因不當(dāng)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。

9.備品備件：會議室管理員需儲備必要的備品備件，以應(yīng)對突發(fā)設(shè)備故障。

10.安全操作：所有設(shè)備操作均需符合安全規(guī)范，確保人員和設(shè)備的安全。

六、清潔與衛(wèi)生管理

1.清潔責(zé)任：會議室的日常清潔由保潔人員負責(zé)，保持會議室的整潔和衛(wèi)生。

2.清潔時間：保潔人員需在每日會議結(jié)束后對會議室進行清潔，確保次日會議前的環(huán)境整潔。

3.清潔標準：清潔工作需按照既定的清潔標準進行，包括地面、墻面、窗戶、桌椅、地板等各個區(qū)域的清潔。

4.清潔用品：保潔人員需使用指定的清潔用品，不得使用可能損壞會議室設(shè)施或?qū)θ梭w有害的清潔劑。

5.食品殘渣處理：禁止在會議室進食，如發(fā)生食品殘渣，參會人員應(yīng)立即清理，保潔人員隨后進行徹底清潔。

6.病毒防控：在疫情期間，保潔人員需按照衛(wèi)生部門的指導(dǎo)，增加消毒頻次，對會議室進行定期消毒。

7.花草維護：會議室內(nèi)的植物需定期澆水、修剪，保持其美觀和健康。

8.窗簾與地毯：窗簾需定期清洗，地毯需定期吸塵，以防止污漬和細菌的滋生。

9.清潔記錄：保潔人員需記錄清潔工作的時間、內(nèi)容和結(jié)果，以便于監(jiān)督和管理。

10.臨時清潔：遇有特殊污染或緊急情況，保潔人員需立即進行臨時清潔，并報告會議室管理員。

七、安全與緊急預(yù)案

1.安全檢查：會議室管理員需定期對會議室進行安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣線路、通風(fēng)系統(tǒng)等，確保安全無隱患。

2.消防設(shè)施：會議室應(yīng)配備足夠的消防器材，如滅火器、消防栓等，并確保其處于良好狀態(tài)，定期檢查其有效性。

3.疏散路線：明確會議室的疏散路線，并在顯眼位置張貼疏散圖，確保所有參會人員熟悉緊急疏散流程。

4.緊急預(yù)案：制定詳細的緊急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、醫(yī)療緊急情況等不同類型的突發(fā)事件應(yīng)對措施。

5.應(yīng)急演練：定期組織應(yīng)急演練，提高參會人員應(yīng)對緊急情況的能力，確保在真實事件發(fā)生時能迅速、有序地疏散。

6.報警系統(tǒng)：安裝報警系統(tǒng)，一旦發(fā)生緊急情況，系統(tǒng)自動報警，同時通知相關(guān)部門和人員。

7.醫(yī)療急救：會議室應(yīng)配備基本的急救用品，如急救箱、創(chuàng)可貼、消毒劑等，并確保相關(guān)人員了解急救知識。

8.外部聯(lián)系：與鄰近的醫(yī)療機構(gòu)保持聯(lián)系，以便在緊急情況下快速獲得外部醫(yī)療支援。

9.安全教育：對新入職員工進行安全教育培訓(xùn)，確保所有使用會議室的人員都了解安全規(guī)定和緊急預(yù)案。

10.安全記錄：對安全檢查、應(yīng)急演練、事故處理等事件進行詳細記錄，以便于分析和改進安全管理工作。

八、監(jiān)督與考核

1.監(jiān)督機制：建立內(nèi)部監(jiān)督機制，由監(jiān)督檢查人員對會議室管理制度執(zhí)行情況進行定期和不定期的檢查。

2.考核內(nèi)容：考核內(nèi)容包括會議室使用率、設(shè)備完好率、清潔衛(wèi)生情況、安全措施執(zhí)行情況等。

3.考核方式：通過現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進行考核。

4.考核結(jié)果：根據(jù)考核結(jié)果，對各部門及個人進行評分，并作為年度考核的一部分。

5.激勵措施：對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表揚和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、提供額外培訓(xùn)機會等。

6.改進措施：針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進措施，并跟蹤改進效果。

7.信息反饋：鼓勵各部門和參會人員對會議室管理提出意見和建議，及時收集反饋信息。

8.信息公開：定期公布會議室使用情況和考核結(jié)果，接受公眾監(jiān)督。

9.持續(xù)改進：將監(jiān)督與考核作為持續(xù)改進會議室管理工作的手段，不斷優(yōu)化管理流程。

10.法律法規(guī)遵守：確保會議室管理符合國家相關(guān)法律法規(guī)，避免因管理不善導(dǎo)致的法律風(fēng)險。

九、培訓(xùn)與教育

1.培訓(xùn)計劃：制定年度培訓(xùn)計劃，包括新員工入職培訓(xùn)、設(shè)備操作培訓(xùn)、安全知識培訓(xùn)等。

2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋會議室管理制度、操作規(guī)程、設(shè)備使用方法、安全注意事項等。

3.培訓(xùn)形式：采用多種培訓(xùn)形式，如集中授課、實操演練、視頻教學(xué)、在線學(xué)習(xí)等，以滿足不同人員的培訓(xùn)需求。

4.培訓(xùn)實施：確保所有預(yù)定使用會議室的人員在會議前接受必要的培訓(xùn)，了解相關(guān)操作和規(guī)定。

5.培訓(xùn)記錄：對培訓(xùn)過程進行記錄，包括培訓(xùn)時間、內(nèi)容、參加人員、培訓(xùn)效果等。

6.持續(xù)教育：鼓勵員工通過自學(xué)、參加外部培訓(xùn)等方式不斷提升自身素質(zhì)，適應(yīng)會議室管理的新要求。

7.考核評估：對培訓(xùn)效果進行考核評估，確保培訓(xùn)內(nèi)容的有效傳遞和吸收。

8.反饋機制：建立培訓(xùn)反饋機制，收集參訓(xùn)人員的意見和建議，不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和方式。

9.專業(yè)發(fā)展：為會議室管理員提供專業(yè)發(fā)展機會，如參加行業(yè)研討會、獲取專業(yè)資格證書等。

10.文件資料更新：定期更新培訓(xùn)資料和文件，確保內(nèi)容與最新的會議室管理制度和操作標準相符。

十、附則

1.本制度適用于政府機關(guān)內(nèi)部所有會議室的使用和管理。

2.本制度由會議室管理員負責(zé)解釋和實施，如有未盡事宜，可由會議室管理員提出修訂意見。

3.本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

4.本制度如有修改，