文件印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件印章管理，維護(hù)公司文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，確保公司文件印章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬單位的文件印章管理工作。（三）定義1.文件：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)、電子文檔，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報(bào)告、通知等。2.印章：指公司使用的各類公章、專用章、業(yè)務(wù)章、電子印章等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：文件印章管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)權(quán)限。3.安全保密原則：確保文件印章的安全，防止文件印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。4.規(guī)范使用原則：文件印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。二、文件管理（一）文件的起草與審核1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件起草完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審核流程進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)重點(diǎn)對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、可行性等進(jìn)行審查，并提出修改意見。3.文件審核通過(guò)后，起草部門應(yīng)將文件提交至文件管理部門進(jìn)行編號(hào)、登記。（二）文件的編號(hào)與登記1.文件管理部門應(yīng)按照公司文件編號(hào)規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，并建立文件登記臺(tái)賬。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、起草部門、起草人、審核部門、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)文日期、發(fā)文范圍等。2.文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性，不得重復(fù)使用。（三）文件的印發(fā)與分發(fā)1.文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件批準(zhǔn)人的批示，對(duì)文件進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)文件時(shí)，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、排版整齊、印刷清晰。2.文件管理部門應(yīng)按照文件規(guī)定的發(fā)文范圍，將文件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員。分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，注明分發(fā)日期、分發(fā)部門、分發(fā)人等信息。（四）文件的歸檔與保管1.文件辦理完畢后，文件承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.文件管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的保管工作。保管人員應(yīng)建立文件保管臺(tái)賬，對(duì)文件的收、發(fā)、存情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.文件保管應(yīng)做到安全、保密，防止文件損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。文件保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（五）文件的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理部門查閱。查閱人員應(yīng)在文件管理部門指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱地點(diǎn)。2.因工作需要借閱文件時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件。（六）文件的銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，文件管理部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由文件管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行，確保需要銷毀的文件確無(wú)保存價(jià)值。2.文件銷毀時(shí)，應(yīng)填寫文件銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫文件銷毀登記表，注明銷毀日期、銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫印章刻制申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.印章刻制申請(qǐng)表應(yīng)注明印章名稱、印章規(guī)格、印章用途、刻制數(shù)量等信息。3.印章刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)將印章交付使用部門，并辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在印章交接登記表上簽字確認(rèn)。（二）印章的啟用1.新印章啟用前，公司辦公室應(yīng)將印章啟用通知發(fā)送至相關(guān)部門和人員。通知內(nèi)容包括印章名稱、印章規(guī)格、印章用途、啟用日期等信息。2.印章啟用時(shí)，應(yīng)在印章啟用登記表上注明啟用日期、啟用印章名稱、啟用印章規(guī)格、啟用印章用途等信息，并由啟用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）印章的保管1.公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)建立印章保管臺(tái)賬，對(duì)印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等。印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。4.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交他人代管。如因特殊原因需要臨時(shí)交接印章時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并由交接雙方簽字確認(rèn)。（四）印章的使用1.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。使用印章時(shí)，應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用日期、使用部門、使用人、使用事由、使用文件名稱等信息。2.印章使用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。3.印章使用人員應(yīng)在印章使用登記表上簽字確認(rèn)，并注明印章使用情況。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需加蓋空白印章時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量。5.印章使用后，應(yīng)及時(shí)歸還印章保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（五）印章的停用與銷毀1.印章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、更名、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。印章停用后，印章保管人員應(yīng)將印章交回公司辦公室。2.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)停用的印章進(jìn)行清理和核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫印章銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫印章銷毀登記表，注明銷毀日期、銷毀印章名稱、銷毀印章規(guī)格、銷毀印章數(shù)量等信息。四、電子文件與電子印章管理（一）電子文件管理1.公司應(yīng)建立健全電子文件管理制度，規(guī)范電子文件的生成、處理、存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的管理。2.電子文件應(yīng)按照公司文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并建立電子文件登記臺(tái)賬。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、起草部門、起草人、審核部門、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)文日期、發(fā)文范圍、存儲(chǔ)位置等信息。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子文件的安全性和保密性。5.電子文件的查閱與借閱應(yīng)按照公司文件查閱與借閱規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件的使用符合規(guī)定要求。（二）電子印章管理1.公司應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立電子印章管理制度，規(guī)范電子印章的申請(qǐng)、審批、制作、使用、保管、變更、注銷等環(huán)節(jié)的管理。2.電子印章的申請(qǐng)應(yīng)填寫電子印章申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室統(tǒng)一辦理申請(qǐng)手續(xù)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提供電子印章的名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等信息。3.電子印章制作完成后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)將電子印章交付使用部門，并辦理電子印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在電子印章交接登記表上簽字確認(rèn)。4.電子印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。使用電子印章時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司指定的電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，并填寫電子印章使用申請(qǐng)表，注明使用日期、使用部門、使用人、使用事由、使用文件名稱等信息。5.電子印章使用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用電子印章。6.電子印章使用人員應(yīng)在電子印章使用登記表上簽字確認(rèn)，并注明電子印章使用情況。7.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子印章的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子印章的安全性和保密性。電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、加密存儲(chǔ)、審計(jì)跟蹤等功能。8.電子印章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、更名、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理電子印章停用手續(xù)。停用后，公司辦公室應(yīng)將電子印章進(jìn)行注銷處理。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司文件印章管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件印章管理制度的執(zhí)行情況。2.文件的起草、審核、印發(fā)、分發(fā)、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。3.印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。4.電子文件與電子印章的管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室每年至少組織一次對(duì)公司文件印章管理工作的全面檢查。2.不定期抽查：公司辦公室根據(jù)工作需要，不定期對(duì)公司文件印章管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司文件印章管理工作中存在的突出問題或重要事項(xiàng)，公司辦公室可組織專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門和人員應(yīng)將整改情況書面報(bào)告公司辦公室。公司辦公室應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對(duì)于違反文件印章管理規(guī)定的部