文件管理辦法深圳一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類文件管理，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財務(wù)文件等。（三）文件定義本辦法所稱文件是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種書面材料、電子文檔等，包括但不限于通知、報告、合同、協(xié)議、制度、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司辦公室負(fù)責(zé)歸口管理，各部門負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、歸檔等工作。2.分類分級管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，對文件進(jìn)行分類分級管理，確保文件管理的科學(xué)性和有效性。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密管理，確保文件的安全存儲和使用，防止文件泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立健全文件檢索和利用機(jī)制，方便公司員工查詢和使用文件，提高工作效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：包括公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計資料等。3.技術(shù)文件：包括公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。4.財務(wù)文件：包括公司的財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。5.人事文件：包括公司的員工檔案、勞動合同、薪酬福利文件、績效考核文件等。6.其他文件：包括公司的會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、培訓(xùn)資料等。（二）文件編號1.編號規(guī)則：文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的格式，具體如下：年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，由兩位字母組成，如“OA”表示辦公室，“HR”表示人力資源部等。類別代碼：根據(jù)文件分類，由兩位數(shù)字組成，如“01”表示行政文件，“02”表示業(yè)務(wù)文件等。順序號：由三位數(shù)字組成，從“001”開始依次編號。2.編號示例：如辦公室2023年發(fā)布的第5份行政文件，編號為“2023OA01005”。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和公司要求，認(rèn)真收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表達(dá)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件起草完成后，起草人應(yīng)在文件首頁注明起草部門、起草人、起草日期等信息。（二）文件審核1.文件審核實行分級審核制度，根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行審核。2.一般文件由部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及公司重大決策、重要事項的文件由總經(jīng)理審核。3.文件審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合法律法規(guī)、公司制度和工作要求，對文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。4.文件審核人應(yīng)在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。如審核通過，應(yīng)簽署“同意發(fā)布”；如審核不通過，應(yīng)提出修改意見，退回起草人修改。四、文件發(fā)布與傳達(dá)（一）文件發(fā)布1.文件審核通過后，由起草部門將文件提交公司辦公室進(jìn)行編號、排版和印制。2.公司辦公室應(yīng)按照文件編號規(guī)則對文件進(jìn)行編號，并根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。3.文件印制完成后，公司辦公室應(yīng)進(jìn)行校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對無誤后，由公司辦公室加蓋公司公章或相關(guān)部門印章，并按照規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放。（二）文件傳達(dá)1.文件發(fā)放后，公司辦公室應(yīng)及時將文件傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。傳達(dá)方式可根據(jù)文件性質(zhì)和緊急程度選擇書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等。2.各部門收到文件后，應(yīng)及時組織本部門員工進(jìn)行學(xué)習(xí)和傳達(dá)，確保員工了解文件內(nèi)容和要求，并按照文件要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。3.對于重要文件，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保文件精神得到有效傳達(dá)和落實。五、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.文件歸檔時，應(yīng)按照文件分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，將同一類別的文件按照時間順序排列，并編制文件目錄。3.文件目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、文件頁數(shù)等信息，確保文件目錄清晰、準(zhǔn)確。（二）文件保管1.公司辦公室應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，負(fù)責(zé)公司文件的集中保管。文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全存儲。2.文件檔案室應(yīng)建立文件借閱登記制度，對文件的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時間、借閱人、文件名稱、歸還時間等信息。3.文件保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。4.文件保管期滿后，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司辦公室組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行，對確無保存價值的文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀文件應(yīng)進(jìn)行登記，確保文件銷毀過程可追溯。六、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，可到公司辦公室文件檔案室進(jìn)行查閱。查閱時，應(yīng)填寫文件查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱時間、查閱人等信息。2.文件檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的文件，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保文件安全。查閱人不得在文件上涂改、圈劃、批注或損壞文件。3.查閱機(jī)密文件時，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點查閱，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.重要文件的借閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，涉及公司核心機(jī)密的文件借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.文件借閱申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，文件檔案室工作人員應(yīng)按照申請表提供相應(yīng)的文件，并與借閱人辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失、損壞或泄露，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，歸還時應(yīng)確保文件完整無損。文件檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還文件的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)的變化，文件需要進(jìn)行修訂時，由相關(guān)部門或人員提出修訂申請，并填寫文件修訂申請表，注明修訂原因、修訂內(nèi)容等信息。2.文件修訂申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司辦公室進(jìn)行編號、排版和印制。修訂后的文件應(yīng)按照文件發(fā)布與傳達(dá)的程序進(jìn)行發(fā)布和傳達(dá)。3.文件修訂后，應(yīng)及時更新文件目錄和相關(guān)索引，確保文件查閱和利用的準(zhǔn)確性。（二）文件廢止1.文件因不再適用或已被新文件替代等原因需要廢止時，由相關(guān)部門或人員提出廢止申請，并填寫文件廢止申請表，注明廢止原因、廢止文件的名稱和編號等信息。2.文件廢止申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司辦公室進(jìn)行審核。公司辦公室審核通過后，應(yīng)在文件檔案室將廢止文件進(jìn)行標(biāo)識，并按照文件保管期限的規(guī)定進(jìn)行處理。3.對于廢止的文件，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員停止使用，并收回已發(fā)放的文件。如因特殊原因需要保留廢止文件的復(fù)印件，應(yīng)經(jīng)公司辦公室批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“廢止文件復(fù)印件，僅供參考”字樣。八、電子文件管理（一）電子文件定義與分類1.電子文件是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的以電子形式存在的各種文件，包括但不限于電子文檔、電子表格、電子圖表、電子郵件等。2.電子文件的分類與紙質(zhì)文件相同，按照行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事文件、其他文件等進(jìn)行分類管理。（二）電子文件存儲1.公司應(yīng)建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行集中存儲和管理。電子文件存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保電子文件的安全存儲。2.電子文件應(yīng)按照文件分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，確保電子文件的命名規(guī)范、存儲路徑清晰。同時，應(yīng)建立電子文件索引目錄，方便文件的查詢和利用。（三）電子文件處理1.電子文件的起草、審核、發(fā)布、傳達(dá)等處理流程與紙質(zhì)文件相同，應(yīng)嚴(yán)格按照公司文件管理辦法的規(guī)定進(jìn)行操作。2.電子文件的修改和廢止應(yīng)及時更新存儲系統(tǒng)中的文件內(nèi)容，并確保相關(guān)索引目錄的同步更新。3.公司員工應(yīng)妥善保管個人使用的電子文件，定期進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失或損壞。（四）電子文件安全保密1.加強(qiáng)電子文件的安全保密管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲等，防止電子文件泄露、丟失或被篡改。2