拍攝樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司拍攝樣品的管理，規(guī)范樣品的采購、使用、存儲(chǔ)、歸還及處置等流程，確保拍攝工作的順利進(jìn)行，保證樣品的質(zhì)量和安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及拍攝樣品管理的部門和人員，包括但不限于攝影團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目部門、采購部門、倉儲(chǔ)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄樣品的各項(xiàng)信息，保證信息的真實(shí)性和完整性，便于查詢和追溯。3.安全性原則：采取有效措施保障樣品的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.節(jié)約性原則：合理利用樣品資源，避免浪費(fèi)，降低公司成本。二、職責(zé)分工（一）攝影團(tuán)隊(duì)1.根據(jù)拍攝需求，填寫樣品申請單，詳細(xì)注明所需樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.負(fù)責(zé)樣品的領(lǐng)用、使用和歸還工作，確保樣品在使用過程中的安全和完好。3.對樣品的使用情況進(jìn)行記錄，包括拍攝場景、使用時(shí)間、使用人員等，拍攝完成后及時(shí)將樣品歸還至倉儲(chǔ)部門。（二）項(xiàng)目部門1.審核攝影團(tuán)隊(duì)提交的樣品申請單，確保申請的必要性和合理性。2.協(xié)調(diào)與客戶或相關(guān)部門溝通樣品的使用事宜，確保拍攝工作符合項(xiàng)目要求。3.監(jiān)督攝影團(tuán)隊(duì)對樣品的使用情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（三）采購部門1.根據(jù)批準(zhǔn)的樣品申請單，負(fù)責(zé)樣品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購樣品的質(zhì)量符合要求。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)辦理樣品的驗(yàn)收手續(xù)，對驗(yàn)收合格的樣品辦理入庫手續(xù)，并及時(shí)通知倉儲(chǔ)部門。（四）倉儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)樣品的存儲(chǔ)管理，設(shè)置專門的樣品存儲(chǔ)區(qū)域，確保樣品存放環(huán)境符合要求，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。2.建立樣品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的出入庫情況，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、歸還時(shí)間等信息，做到賬物相符。3.定期對樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確，并對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行記錄和分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，及時(shí)查明原因并上報(bào)處理。4.根據(jù)攝影團(tuán)隊(duì)的歸還申請，對歸還的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣品的外觀、數(shù)量、質(zhì)量等是否完好，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門處理。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對樣品采購、存儲(chǔ)、使用等過程中的費(fèi)用進(jìn)行核算和管理，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.審核樣品申請單、采購合同、報(bào)銷憑證等相關(guān)財(cái)務(wù)資料，對不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。三、樣品采購管理（一）采購申請攝影團(tuán)隊(duì)根據(jù)拍攝項(xiàng)目的需要，填寫樣品申請單，經(jīng)項(xiàng)目部門審核通過后，提交至采購部門。樣品申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.申請人信息：申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式等。2.樣品信息：樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。3.用途說明：拍攝項(xiàng)目名稱、拍攝場景、使用目的等。4.預(yù)計(jì)歸還時(shí)間：明確樣品預(yù)計(jì)歸還倉儲(chǔ)部門的時(shí)間。（二）供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)樣品申請單的要求，選擇合格的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)考慮以下因素：1.供應(yīng)商資質(zhì)：具備合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽(yù)良好，無不良記錄。2.產(chǎn)品質(zhì)量：所提供的樣品應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的質(zhì)量要求。3.價(jià)格合理：在保證質(zhì)量的前提下，價(jià)格具有競爭力。4.交貨期：能夠按時(shí)交貨，滿足拍攝項(xiàng)目的時(shí)間要求。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。（三）采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確以下條款：1.雙方信息：供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，公司名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.樣品信息：樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.價(jià)格條款：樣品單價(jià)、總價(jià)、付款方式、付款期限等。4.交貨條款：交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)等。5.質(zhì)量保證條款：供應(yīng)商對樣品質(zhì)量的保證期限、質(zhì)量問題處理方式等。6.違約責(zé)任條款：雙方違反合同約定應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）樣品驗(yàn)收樣品到貨后，采購部門通知倉儲(chǔ)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和樣品申請單的要求，對樣品的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查。驗(yàn)收合格的樣品，倉儲(chǔ)部門辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；驗(yàn)收不合格的樣品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨等。四、樣品使用管理（一）領(lǐng)用攝影團(tuán)隊(duì)?wèi){經(jīng)項(xiàng)目部門審核批準(zhǔn)的樣品申請單到倉儲(chǔ)部門領(lǐng)用樣品。倉儲(chǔ)部門根據(jù)申請單上的信息，核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，無誤后辦理樣品出庫手續(xù)，并在庫存臺(tái)賬上記錄。領(lǐng)用人員應(yīng)在樣品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。（二）使用1.攝影團(tuán)隊(duì)在使用樣品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照拍攝計(jì)劃和要求進(jìn)行操作，確保樣品的安全和完好。不得擅自更改樣品的用途或損壞樣品。2.使用人員應(yīng)妥善保管樣品，防止樣品丟失或被盜。如因特殊原因需要臨時(shí)借用他人，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目部門同意，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.在拍攝過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知項(xiàng)目部門和倉儲(chǔ)部門。項(xiàng)目部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，如更換樣品、調(diào)整拍攝方案等。（三）歸還1.拍攝工作完成后，攝影團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)將樣品歸還至倉儲(chǔ)部門。歸還時(shí)，使用人員應(yīng)確保樣品的外觀、數(shù)量、質(zhì)量等與領(lǐng)用出庫時(shí)一致。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。2.倉儲(chǔ)部門對歸還的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺(tái)賬上記錄。如驗(yàn)收不合格，倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知攝影團(tuán)隊(duì)查明原因，并要求其進(jìn)行處理。五、樣品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)樣品的特性，設(shè)置合適的存儲(chǔ)環(huán)境，確保樣品的質(zhì)量不受影響。對于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品，如溫度、濕度、光照、通風(fēng)等條件，應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行控制。（二）存儲(chǔ)方式1.樣品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。不同種類、規(guī)格、型號的樣品應(yīng)分開存放，并在存放區(qū)域標(biāo)明樣品名稱、規(guī)格、型號等信息。2.對于易損、易碎、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如包裝防護(hù)、隔離存放等，防止樣品損壞或變質(zhì)。3.樣品應(yīng)整齊擺放，不得隨意堆放，確保存儲(chǔ)區(qū)域的通道暢通。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)定期對樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次抽盤。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保賬物相符。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并做好盤點(diǎn)記錄。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)差異報(bào)告，上報(bào)相關(guān)部門。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，如樣品損壞、丟失、過期等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并調(diào)整庫存臺(tái)賬。六、樣品處置管理（一）正常處置1.對于已完成拍攝任務(wù)且不再需要的樣品，經(jīng)項(xiàng)目部門審核同意后，倉儲(chǔ)部門可按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如報(bào)廢、變賣等。2.在處置樣品時(shí)，應(yīng)填寫樣品處置申請表，詳細(xì)說明處置原因、處置方式、處置價(jià)格等信息，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行處置。處置過程中應(yīng)做好記錄，包括處置時(shí)間、處置人員、處置價(jià)格等。（二）特殊情況處置1.如因不可抗力因素導(dǎo)致樣品損壞、丟失或無法使用，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫特殊情況報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)批準(zhǔn)后，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.對于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)機(jī)密等特殊樣品的處置，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行操作，確保公司利益不受損害。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，由采購部門、倉儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對樣品管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查樣品管理的各項(xiàng)制度執(zhí)行情況，包括采購流程、使用流程、存儲(chǔ)管理、處置管理等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供樣品管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況上報(bào)相關(guān)部門。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織樣品管理相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括樣品管理辦法、相關(guān)法律法規(guī)、操作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。