報(bào)價(jià)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司報(bào)價(jià)合同管理，規(guī)范報(bào)價(jià)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與境內(nèi)外客戶、供應(yīng)商簽訂的各類報(bào)價(jià)合同，包括但不限于商品采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、工程合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則報(bào)價(jià)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害對方利益。3.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)報(bào)價(jià)合同風(fēng)險(xiǎn)評估和防控，采取有效措施降低合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損失。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)收集客戶需求信息，進(jìn)行市場調(diào)研和分析，制定報(bào)價(jià)方案。2.與客戶進(jìn)行商務(wù)談判，起草合同文本，提交合同審批。3.負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)合同變更、終止等事項(xiàng)的提出和辦理。（二）法務(wù)部門1.參與合同文本的起草、審核和修改，提供法律意見和建議。2.對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.處理合同糾紛，提供法律支持和服務(wù)。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與合同的審核，對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，提出財(cái)務(wù)意見和建議。2.負(fù)責(zé)合同的付款審核和結(jié)算工作，確保公司資金安全。3.對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和監(jiān)督。（四）審計(jì)部門1.對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。2.對重大合同進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。（五）管理層1.負(fù)責(zé)合同的審批和決策，對合同的重大事項(xiàng)進(jìn)行研究和決定。2.監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同管理工作中出現(xiàn)的問題。三、報(bào)價(jià)管理（一）報(bào)價(jià)準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集客戶需求信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等。2.進(jìn)行市場調(diào)研和分析，了解同行業(yè)產(chǎn)品價(jià)格、市場行情等信息，制定合理的報(bào)價(jià)方案。3.報(bào)價(jià)方案應(yīng)包括產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)描述、價(jià)格明細(xì)、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。（二）報(bào)價(jià)審批1.報(bào)價(jià)方案提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司經(jīng)營策略、市場情況等因素進(jìn)行審批，審批通過后方可向客戶報(bào)價(jià)。（三）報(bào)價(jià)調(diào)整1.在報(bào)價(jià)有效期內(nèi)，如遇市場價(jià)格波動(dòng)、原材料價(jià)格變化、客戶需求變更等因素，需要調(diào)整報(bào)價(jià)的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新進(jìn)行市場調(diào)研和分析，制定新的報(bào)價(jià)方案，并按照報(bào)價(jià)審批流程進(jìn)行審批。2.報(bào)價(jià)調(diào)整應(yīng)及時(shí)通知客戶，并與客戶協(xié)商確定新的價(jià)格和條款。四、合同簽訂管理（一）合同文本起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)與客戶協(xié)商確定的合同條款，起草合同文本。2.合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款清晰、明確，避免歧義。（二）合同審核1.合同文本起草完成后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查。2.法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否保護(hù)公司合法權(quán)益等。3.法務(wù)部門審查通過后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審查。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度。5.財(cái)務(wù)部門審查通過后，提交審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。6.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司內(nèi)部管理制度，是否存在違規(guī)行為。7.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門的審查意見，對合同文本進(jìn)行修改和完善。（三）合同簽訂1.合同文本修改完善后，提交公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章）。2.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方具有合法的主體資格和履約能力，要求對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證明文件。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門存檔。五、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)包括產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、運(yùn)輸計(jì)劃、安裝調(diào)試計(jì)劃、驗(yàn)收計(jì)劃、付款計(jì)劃等內(nèi)容。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.定期召開合同執(zhí)行協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.對合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出解決方案。（三）合同變更管理1.在合同履行過程中，如遇合同變更事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批，并將合同變更協(xié)議副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門存檔。（四）合同付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間，對合同付款進(jìn)行審核。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理付款手續(xù)，并做好付款記錄。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向客戶開具發(fā)票，并按照合同約定的結(jié)算周期進(jìn)行結(jié)算。（五）合同驗(yàn)收管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序，組織客戶對合同標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理驗(yàn)收手續(xù)，并將驗(yàn)收報(bào)告分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門存檔。3.如驗(yàn)收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商解決，采取整改、換貨、退貨等措施，確保合同標(biāo)的符合要求。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)因素包括但不限于市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.對于低風(fēng)險(xiǎn)等級的合同，可采取常規(guī)的管理措施，加強(qiáng)合同履行過程的跟蹤和監(jiān)督。2.對于中風(fēng)險(xiǎn)等級的合同，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，如增加擔(dān)保、加強(qiáng)合同審查、定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估等。3.對于高風(fēng)險(xiǎn)等級的合同，應(yīng)采取特殊的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如暫停合同履行、尋求法律支持、調(diào)整合同條款等。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交公司檔案管理部門存檔。2.合同相關(guān)資料包括合同審批表、合同變更協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、發(fā)票等。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同編號等順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并有防火、防潮、防蟲等措施。3.定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清理，對過期、失效的合同檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對報(bào)價(jià)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同風(fēng)險(xiǎn)防控情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.公司建立報(bào)價(jià)合同管理考核評價(jià)制度，對業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等