招聘檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招聘檔案管理，規(guī)范招聘工作流程，確保招聘檔案的完整性、準確性和保密性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有招聘活動所涉及的檔案管理工作，包括但不限于招聘需求申報、招聘信息發(fā)布、簡歷篩選、面試、錄用等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件和資料。（三）基本原則1.真實性原則：招聘檔案應(yīng)如實反映招聘過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋招聘活動的各個環(huán)節(jié)，全面收集相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格保護招聘檔案中涉及的個人隱私和公司機密信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和格式進行檔案整理、分類和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、招聘檔案內(nèi)容（一）招聘需求申報檔案1.招聘申請表：詳細記錄招聘崗位名稱、崗位職責、任職要求、招聘人數(shù)、預計到崗時間等信息。2.崗位說明書：明確崗位的工作內(nèi)容、工作流程、任職資格等，作為招聘的重要依據(jù)。3.招聘需求審批文件：包括部門負責人、人力資源部門、公司領(lǐng)導對招聘需求的審批意見和簽字。（二）招聘信息發(fā)布檔案1.招聘信息發(fā)布記錄：記錄招聘信息發(fā)布的渠道、時間、內(nèi)容等。2.招聘廣告樣稿：保存發(fā)布的招聘廣告原文，包括紙質(zhì)版和電子版。3.應(yīng)聘人員報名登記表：收集應(yīng)聘人員填寫的報名登記表，包括個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、求職意向等。（三）簡歷篩選檔案1.簡歷篩選記錄：記錄篩選簡歷的標準、過程和結(jié)果，包括篩選日期、篩選人姓名、篩選意見等。2.篩選后的簡歷：按照篩選結(jié)果分類整理保存應(yīng)聘人員的簡歷。（四）面試檔案1.面試通知：記錄向應(yīng)聘人員發(fā)送面試通知的時間、方式、內(nèi)容等。2.面試評估表：面試考官填寫的對應(yīng)聘人員面試表現(xiàn)的評估意見，包括專業(yè)知識、工作經(jīng)驗、溝通能力、團隊協(xié)作能力、職業(yè)素養(yǎng)等方面的評價。3.面試記錄：詳細記錄面試過程，包括面試時間、地點、面試人員名單、面試問題及回答情況等。4.面試視頻或音頻資料（如有）：保存面試過程的視頻或音頻記錄，以備后續(xù)查閱。（五）錄用檔案1.錄用審批表：記錄錄用人員的基本信息、錄用崗位、錄用薪資、錄用意見等，經(jīng)部門負責人、人力資源部門、公司領(lǐng)導審批簽字。2.背景調(diào)查資料：包括對錄用人員進行背景調(diào)查的記錄，如調(diào)查時間、調(diào)查方式、調(diào)查結(jié)果等。3.體檢報告：保存錄用人員的體檢報告，確保其身體健康狀況符合崗位要求。4.錄用通知：向錄用人員發(fā)送的錄用通知原文，包括錄用崗位、薪資待遇、報到時間、報到地點等信息。5.勞動合同：與錄用人員簽訂的勞動合同原件。（六）其他相關(guān)檔案1.招聘活動總結(jié)報告：對每次招聘活動進行總結(jié)，分析招聘效果、存在問題及改進措施等。2.與招聘相關(guān)的會議紀要：記錄招聘過程中涉及的重要會議內(nèi)容。3.招聘費用報銷憑證：保存招聘活動中產(chǎn)生的費用報銷憑證，如招聘廣告費用、面試場地租賃費用、背景調(diào)查費用等。三、招聘檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善招聘檔案管理辦法，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門做好招聘檔案的收集、整理和移交工作。3.負責招聘檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的分類、編號、裝訂、存儲等。4.定期對招聘檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。5.按照規(guī)定的期限保管招聘檔案，辦理檔案的查閱、借閱和銷毀手續(xù)。（二）用人部門職責1.負責本部門招聘需求的申報和審核，確保招聘需求的合理性和必要性。2.配合人力資源部門進行招聘信息發(fā)布、簡歷篩選、面試等工作，提供專業(yè)的面試意見和建議。3.負責收集和整理本部門招聘過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，并及時移交人力資源部門。4.對本部門招聘檔案的真實性和完整性負責。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責招聘檔案的日常整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。3.做好招聘檔案的存儲和保管工作，保證檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序辦理招聘檔案的查閱、借閱和銷毀手續(xù)，做好相關(guān)記錄。5.定期對招聘檔案進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。四、招聘檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在招聘活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料移交人力資源部門，確保檔案的及時性和完整性。2.檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）整理方法1.按照招聘檔案的內(nèi)容分類，將各類檔案分別整理成冊，便于查閱和管理。2.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。3.編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.對于紙張檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，使其大小一致，便于裝訂。5.對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將電子檔案分類存儲。五、招聘檔案的保管（一）保管期限1.招聘需求申報檔案、招聘信息發(fā)布檔案、簡歷篩選檔案、面試檔案等保存期限為[X]年。2.錄用檔案中的勞動合同保存至勞動合同終止或解除后[X]年。3.其他相關(guān)檔案，如招聘活動總結(jié)報告、會議紀要等，根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（二）保管方式1.設(shè)立專門的招聘檔案保管室，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案的安全保管。2.對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并異地存放，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。六、招聘檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招聘檔案的，應(yīng)填寫《招聘檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交人力資源部門審批。2.人力資源部門對查閱申請進行審核，批準后指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室或進行拍照、復印、涂改等操作。如需復印檔案資料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員對檔案進行核對和清點，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱招聘檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門對借閱申請進行嚴格審核，報公司領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱申請批準后，檔案管理人員應(yīng)與借閱人簽訂《招聘檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延長。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導致檔案損壞、丟失或泄密的，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責任。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、招聘檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，對招聘檔案中的個人隱私和公司機密信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.限制招聘檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，不得擅自擴大查閱和借閱人員范圍。4.在檔案整理、存儲、查閱、借閱等過程中，采取必要的保密措施，如加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限、使用保密設(shè)備等，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強招聘檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案保管場所的安全。2.定期對檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導致檔案損壞或丟失。3.做好防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、滅鼠工具等，確保檔案的安全保管。4.制定檔案安全應(yīng)急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。八、招聘檔案的銷毀（一）銷毀條件1.招聘檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因其他原因需要銷毀招聘檔案的，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、個人隱私已過保密期限等，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對保管期滿的招聘檔案進行清理，編制《招聘檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《招聘檔案銷毀清單》經(jīng)人力資源部門負責人審