政務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織政務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門在政務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文件、會議記錄、合同協(xié)議、工作匯報(bào)、請示批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政務(wù)檔案由公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的政務(wù)活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理政務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等工作應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查詢和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織政務(wù)檔案管理制度和流程。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織政務(wù)檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀各類檔案。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門政務(wù)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期向檔案管理部門報(bào)送檔案目錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，配合檔案管理部門開展檔案清查和盤點(diǎn)工作。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用服務(wù)工作，及時(shí)提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報(bào)告、決議、紀(jì)要、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.本公司/組織召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本公司/組織的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.本公司/組織人員的任免、獎(jiǎng)懲、晉升等文件材料。7.本公司/組織開展重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)等形成的文件材料。8.其他與本公司/組織政務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。3.對于重要文件、緊急文件和涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)及時(shí)報(bào)送檔案管理部門，確保檔案的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、保管和查詢。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、滅火器、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，永久保管的檔案應(yīng)長期保存，長期保管的檔案保管期限為[X]年，短期保管的檔案保管期限為[X]年。2.銷毀：對已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度的規(guī)定辦理。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表或查閱申請函的要求提供檔案，并對查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度的規(guī)定辦理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。2.檔案原件一般不得外借，如有特殊情況需要外借，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)，并限期歸還。外借期間，檔案管理人員應(yīng)跟蹤檔案的使用情況，確保檔案的安全。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和操作能力。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）考核與獎(jiǎng)懲1