按照公章管理辦法[公司/組織名稱]公章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司/組織公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在涉及公司/組織事務(wù)時對公章的使用與管理。基本原則1.嚴(yán)格規(guī)范原則：公章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行，確保公章使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。2.安全保密原則：加強(qiáng)對公章的保管，防止公章被盜用、冒用或丟失，確保公司/組織信息安全。3.責(zé)任明確原則：明確公章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，做到責(zé)任到人，對公章使用不當(dāng)造成的后果依法追究相關(guān)人員責(zé)任。公章種類及用途公章種類1.公司/組織公章：用于公司/組織對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等重要文書的簽署。2.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織財(cái)務(wù)票據(jù)、報(bào)表、支票等財(cái)務(wù)文件的簽章。3.合同專用章：專門用于公司/組織對外簽訂各類合同。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)、人事等文件或手續(xù)的簽章。5.部門章：根據(jù)工作需要，由各部門自行保管使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等。用途說明1.公司/組織公章：代表公司/組織的整體意志，具有最高的法律效力。凡涉及公司/組織重大事項(xiàng)、對外合作、法律文件等必須加蓋公司/組織公章。2.財(cái)務(wù)專用章：主要用于公司/組織財(cái)務(wù)管理方面的文件簽章，確保財(cái)務(wù)往來的準(zhǔn)確性和合法性。3.合同專用章：明確用于各類合同的簽訂，表明公司/組織對合同條款的認(rèn)可和承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。4.法定代表人章：在特定的財(cái)務(wù)、人事等業(yè)務(wù)流程中，作為法定代表人的授權(quán)代表簽章使用。5.部門章：僅適用于部門內(nèi)部事務(wù)，不得用于對外文件簽署或具有法律效力的文件。公章的刻制、啟用與廢止公章刻制1.因工作需要刻制公章的，由相關(guān)部門提出申請，填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)公司/組織法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。4.刻制完成后，行政管理部門負(fù)責(zé)對新刻公章進(jìn)行登記備案，并留存印模。公章啟用1.新刻公章啟用前，行政管理部門應(yīng)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確公章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.啟用通知應(yīng)發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員，確保全體員工知曉。3.新公章啟用時，應(yīng)同時將舊公章廢止，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。公章廢止1.公章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止的，由使用部門提出申請，填寫《公章廢止申請表》，說明廢止原因。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)公司/組織法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)將廢止公章封存，并在公司/組織內(nèi)部發(fā)布廢止公告。4.廢止公章應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。公章的保管保管部門及人員1.公司/組織公章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。3.合同專用章由合同管理部門指定專人保管。4.法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。5.部門章由各部門指定專人保管。保管要求1.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章保管制度，確保公章安全。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙專人保管。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時借用，必須經(jīng)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。4.公章保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。公章的使用使用流程1.用章申請：使用部門或個人填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、文件名稱、文號、用章內(nèi)容等信息。2.部門審核：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)用章事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：涉及重要事項(xiàng)或金額較大的用章申請，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.法定代表人審批：根據(jù)公司/組織規(guī)定，部分用章申請需經(jīng)法定代表人審批。5.用章登記：經(jīng)各級審批通過后，公章保管人員對用章申請進(jìn)行登記，記錄用章時間、用章人、用章事項(xiàng)等信息。6.用章蓋章：公章保管人員按照審批后的用章申請，在文件規(guī)定位置加蓋公章，并確保蓋章清晰、端正。7.用章文件存檔：用章完成后，用章人應(yīng)將用章文件原件交行政管理部門存檔，復(fù)印件留存用章部門備查。使用權(quán)限1.公司/組織公章：涉及公司/組織重大決策、對外投資、融資、擔(dān)保、重大合同簽訂等事項(xiàng)，必須經(jīng)法定代表人審批后方可使用。2.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)票據(jù)、報(bào)表、支票等財(cái)務(wù)文件的簽章，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.合同專用章：用于各類合同的簽訂，根據(jù)合同金額大小、重要程度等，分別由合同管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。4.法定代表人章：在特定的財(cái)務(wù)、人事等業(yè)務(wù)流程中，按照公司/組織規(guī)定的審批權(quán)限使用。5.部門章：僅限于部門內(nèi)部文件、通知等使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。特殊情況用章1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程審批用章的，經(jīng)用章部門負(fù)責(zé)人電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行用章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用章時，如因工作需要在外地簽訂合同或辦理其他事項(xiàng)需用章的，可通過傳真、掃描等方式將用章申請及相關(guān)文件發(fā)送回公司/組織，按照正常流程審批后，由公章保管人員將公章加蓋在文件原件上，通過快遞等方式寄給用章人。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司/組織設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.公章保管情況：檢查公章保管是否符合安全要求，是否存在擅自轉(zhuǎn)借、丟失等情況。2.用章流程執(zhí)行情況：檢查用章申請、審批、登記等流程是否嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，有無越權(quán)用章、違規(guī)用章等行為。3.用章文件存檔情況：檢查用章文件是否及時存檔，存檔文件是否完整、準(zhǔn)確。檢查頻率公章管理監(jiān)督小組定期對公章使用情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章。2.超越審批權(quán)限使用公章。3.在空白文件上加蓋公章。4.因保管不善導(dǎo)致公章被盜用、冒用或丟失。5.用章后未按規(guī)定進(jìn)行登記、存檔。責(zé)任追究措施1.對于違規(guī)使用公章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)用章給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人