收貨憑證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司收貨憑證管理，規(guī)范收貨流程，確保收貨信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購物資、設(shè)備、辦公用品等各類物品的收貨憑證管理。（三）基本原則1.真實性原則：收貨憑證應(yīng)如實反映所收貨物的實際情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。2.準(zhǔn)確性原則：憑證填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)字跡模糊、數(shù)據(jù)錯誤等情況。3.完整性原則：收貨憑證應(yīng)包含必要的信息，如收貨日期、供應(yīng)商名稱、收貨人員簽名等，確保憑證內(nèi)容完整。4.及時性原則：收貨完成后應(yīng)及時填寫收貨憑證，不得拖延，保證憑證與收貨行為同步。5.規(guī)范性原則：收貨憑證的格式、填寫要求等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。二、收貨憑證的種類及格式（一）收貨單1.適用范圍：用于記錄一般性采購物資的收貨情況。2.格式內(nèi)容：收貨單編號：由系統(tǒng)自動生成或按順序編號。收貨日期：具體的收貨年月日。供應(yīng)商名稱：提供貨物的供應(yīng)商全稱。貨物名稱：詳細的貨物名稱。規(guī)格型號：貨物的規(guī)格和型號。數(shù)量：實際收貨的數(shù)量。單位：數(shù)量的計量單位。單價：貨物的采購單價。金額：數(shù)量與單價的乘積。質(zhì)量狀況：如合格、不合格等。收貨人員簽名：負責(zé)收貨的人員簽字。備注：其他需要說明的事項。（二）入庫單1.適用范圍：適用于各類物資、設(shè)備等辦理入庫手續(xù)時使用。2.格式內(nèi)容：入庫單編號：系統(tǒng)編號或順序編號。入庫日期：物資實際入庫的日期。倉庫名稱：物資存放的倉庫。供應(yīng)商名稱：同收貨單。貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、單價、金額：與收貨單相應(yīng)內(nèi)容一致。批次號：如有批次要求，填寫批次號。質(zhì)量檢驗結(jié)果：合格或不合格等。入庫人員簽名：辦理入庫的人員簽字。備注：相關(guān)說明。（三）特殊情況收貨憑證對于一些特殊情況，如退貨收貨、換貨收貨等，應(yīng)根據(jù)實際情況設(shè)計專門的收貨憑證，其格式內(nèi)容應(yīng)包含退貨或換貨的相關(guān)信息，如原訂單號、退貨原因、換貨產(chǎn)品信息等，并在憑證上注明“退貨收貨憑證”或“換貨收貨憑證”字樣，以區(qū)別正常收貨憑證。三、收貨憑證的填寫要求（一）基本信息填寫1.收貨憑證編號應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)使用。2.收貨日期應(yīng)填寫準(zhǔn)確的年月日，精確到具體時間更好，以便準(zhǔn)確記錄收貨時間順序。3.供應(yīng)商名稱應(yīng)填寫全稱，確保與合同簽訂的供應(yīng)商一致，避免因名稱不一致導(dǎo)致后續(xù)溝通和結(jié)算問題。（二）貨物信息填寫1.貨物名稱應(yīng)詳細、準(zhǔn)確，與采購合同或訂單上的名稱一致，避免因名稱差異造成誤解。2.規(guī)格型號應(yīng)填寫完整，如有多種規(guī)格型號，應(yīng)分別列出或詳細注明混合規(guī)格情況。3.數(shù)量應(yīng)填寫實際收到的數(shù)量，不得虛報或漏報。計量單位應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，按照國家法定計量單位填寫。4.單價應(yīng)與采購合同約定的單價一致，如有價格調(diào)整，應(yīng)在備注中注明調(diào)整原因和依據(jù)。（三）質(zhì)量狀況填寫1.收貨人員應(yīng)根據(jù)貨物的實際質(zhì)量情況填寫質(zhì)量狀況，如合格、不合格、部分合格等。2.對于不合格貨物，應(yīng)詳細注明不合格原因，以便后續(xù)處理。（四）簽名及備注填寫1.收貨人員、入庫人員等相關(guān)人員應(yīng)在憑證上簽名，確保對所填內(nèi)容負責(zé)。簽名應(yīng)清晰、可辨認(rèn)。2.備注欄用于填寫一些補充信息，如貨物的特殊要求、運輸過程中的問題等，以便更好地說明收貨情況。四、收貨憑證的流轉(zhuǎn)程序（一）收貨環(huán)節(jié)1.采購物資到貨后，收貨人員應(yīng)首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。2.核對無誤后，收貨人員按照實際收貨情況填寫相應(yīng)的收貨憑證，如收貨單或入庫單。3.對于需要檢驗的貨物，收貨人員應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。質(zhì)量檢驗部門在檢驗完成后，應(yīng)在收貨憑證上注明檢驗結(jié)果，并簽字確認(rèn)。（二）倉庫入庫環(huán)節(jié)1.收貨憑證填寫完整且質(zhì)量檢驗合格后，收貨人員將收貨憑證及貨物一同交至倉庫。2.倉庫管理人員根據(jù)收貨憑證核對貨物，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，并在入庫單上簽字確認(rèn)。3.倉庫管理人員按照貨物的類別、規(guī)格等進行分類存放，并更新庫存臺賬，確保庫存數(shù)量與收貨憑證及庫存系統(tǒng)一致。（三）財務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)1.財務(wù)部門在收到采購發(fā)票后，應(yīng)與收貨憑證及采購合同進行核對。2.核對內(nèi)容包括貨物信息、金額、供應(yīng)商等，確保發(fā)票與收貨憑證及合同相符。3.如發(fā)現(xiàn)不一致情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門、收貨部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進行處理。4.財務(wù)部門根據(jù)核對無誤的收貨憑證和發(fā)票進行賬務(wù)處理，記錄采購成本和應(yīng)付賬款等相關(guān)賬目。五、收貨憑證的審核與存檔（一）審核1.收貨部門負責(zé)人應(yīng)定期對收貨憑證進行審核，檢查憑證填寫的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核內(nèi)容包括收貨信息與采購訂單的一致性、質(zhì)量檢驗結(jié)果的合理性、簽名的真實性等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，收貨部門負責(zé)人應(yīng)及時通知相關(guān)人員進行更正或補充，確保收貨憑證真實可靠。（二）存檔1.收貨憑證審核無誤后，應(yīng)按照時間順序和類別進行整理歸檔。2.存檔期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[X]年，以便日后查詢和追溯。3.收貨憑證應(yīng)妥善保管，可采用紙質(zhì)存檔和電子存檔相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)安全和可查閱性。電子存檔應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、收貨憑證的查詢與調(diào)閱（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要可查詢收貨憑證，如采購部門查詢采購訂單對應(yīng)的收貨情況、倉庫管理部門查詢庫存物資的收貨歷史等。2.不同部門的查詢權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作職能進行設(shè)定，例如采購部門可查詢本部門所有采購訂單的收貨憑證，倉庫管理部門可查詢其所負責(zé)倉庫的收貨憑證等。（二）查詢流程1.查詢?nèi)藛T應(yīng)填寫收貨憑證查詢申請表，注明查詢的時間段、供應(yīng)商名稱、貨物名稱等相關(guān)信息。2.查詢申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請表的要求，在系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案中進行查詢，并提供相應(yīng)的收貨憑證復(fù)印件或電子文檔。（三）調(diào)閱1.因特殊原因需要調(diào)閱原始收貨憑證的，應(yīng)填寫調(diào)閱申請表，詳細說明調(diào)閱原因和用途。2.調(diào)閱申請表經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3.調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還調(diào)閱的收貨憑證，并在調(diào)閱登記表上簽字確認(rèn)。七、收貨憑證的銷毀（一）銷毀條件1.收貨憑證超過存檔期限，且公司認(rèn)為無保留價值的，可進行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、系統(tǒng)升級等原因，原收貨憑證格式或內(nèi)容不再適用，且已進行妥善備份的，可對舊的收貨憑證進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出收貨憑證銷毀申請，說明銷毀的憑證名稱、數(shù)量、存檔期限等信息。2.申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.對于電子存檔的收貨憑證，應(yīng)采用安全的方式進行刪除或格式化處理，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對收貨憑證管理情況進行審計檢查，重點檢查收貨憑證的填寫、流轉(zhuǎn)、審核、存檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）日常檢查采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門涉及的收貨憑證管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重