執(zhí)法檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法檔案管理，規(guī)范執(zhí)法檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保執(zhí)法檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，提高執(zhí)法工作的規(guī)范化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有執(zhí)法部門及執(zhí)法人員在執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。執(zhí)法檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則。執(zhí)法檔案應(yīng)如實(shí)反映執(zhí)法活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則。加強(qiáng)執(zhí)法檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱的保密規(guī)定。4.方便利用原則。在確保檔案安全和保密的前提下，建立科學(xué)合理的檔案利用制度，方便執(zhí)法人員及其他相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、執(zhí)法檔案的內(nèi)容與分類（一）執(zhí)法檔案的內(nèi)容執(zhí)法檔案主要包括執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類文件、文書、證據(jù)材料、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等，具體涵蓋以下方面：1.執(zhí)法依據(jù)文件，如法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.執(zhí)法程序記錄，包括立案審批表、調(diào)查取證材料、詢問筆錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、聽證材料等。3.執(zhí)法決定文書，如行政處罰決定書、行政許可決定書、行政強(qiáng)制決定書等。4.執(zhí)法監(jiān)督與糾錯(cuò)記錄，如執(zhí)法檢查記錄、案件復(fù)查材料、行政復(fù)議決定書、行政訴訟判決書等。5.其他與執(zhí)法活動(dòng)相關(guān)的資料，如執(zhí)法工作總結(jié)、執(zhí)法培訓(xùn)記錄、執(zhí)法裝備配備情況等。（二）執(zhí)法檔案的分類根據(jù)執(zhí)法檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，可分為以下幾類：1.行政處罰檔案：記錄行政處罰案件從立案到結(jié)案全過程的檔案，包括案件來源、立案審批、調(diào)查取證、告知權(quán)利、聽證、處罰決定、送達(dá)執(zhí)行等環(huán)節(jié)的相關(guān)材料。2.行政許可檔案：保存行政許可申請(qǐng)受理、審查、決定等過程中形成的檔案，如許可申請(qǐng)書、申請(qǐng)人提交的材料、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、許可決定書等。3.行政強(qiáng)制檔案：涵蓋行政強(qiáng)制措施和行政強(qiáng)制執(zhí)行活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，如查封、扣押、凍結(jié)決定書及清單，強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行筆錄等。4.執(zhí)法監(jiān)督檔案：包含對(duì)執(zhí)法部門和執(zhí)法人員執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查所形成的檔案，如執(zhí)法檢查記錄、問題整改報(bào)告、案件復(fù)查材料等。5.其他執(zhí)法檔案：除上述四類外，其他與執(zhí)法活動(dòng)相關(guān)的檔案，如執(zhí)法培訓(xùn)檔案、執(zhí)法裝備檔案等。三、執(zhí)法檔案的收集與整理（一）收集要求1.執(zhí)法人員應(yīng)在執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案材料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整。2.對(duì)于同一執(zhí)法案件涉及多個(gè)環(huán)節(jié)或多個(gè)部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集匯總相關(guān)檔案材料。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.按照檔案形成的時(shí)間順序或執(zhí)法程序的先后順序，對(duì)檔案材料進(jìn)行排列，并編制頁碼。4.填寫檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。5.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一裱糊或折疊，使其規(guī)格一致。6.對(duì)電子數(shù)據(jù)檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子目錄索引，注明數(shù)據(jù)的來源、日期、內(nèi)容摘要等信息。四、執(zhí)法檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.執(zhí)法檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括涉及重大執(zhí)法案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)罄m(xù)執(zhí)法工作有重要參考意義的檔案。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序予以銷毀。（三）檔案鑒定1.建立檔案鑒定工作制度，定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)執(zhí)法部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）檔案保管的其他要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，防止檔案丟失、損壞或泄露。五、執(zhí)法檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)的執(zhí)法人員因工作需要，可查閱、借閱本人經(jīng)辦案件的執(zhí)法檔案。2.其他部門因工作需要，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)執(zhí)法檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要，依法可查閱、復(fù)制本公司/組織的執(zhí)法檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱執(zhí)法檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.借閱檔案的期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案安全完整。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立執(zhí)法檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱、借閱的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案的名稱及編號(hào)、查閱或借閱目的、審批情況、歸還日期等信息。3.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、執(zhí)法檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法檔案的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新和安全保密。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)?zhí)法檔案的紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化掃描錄入系統(tǒng)，支持多種格式文件的上傳，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢功能：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、執(zhí)法人員等條件進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)執(zhí)法檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)?zhí)法檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為執(zhí)法工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。（三）信息化管理的實(shí)施步驟1.需求調(diào)研與系統(tǒng)選型：對(duì)本公司/組織執(zhí)法檔案管理的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行深入調(diào)研，結(jié)合實(shí)際情況，選擇適合的執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)。2.系統(tǒng)建設(shè)與部署：按照系統(tǒng)選型方案，進(jìn)行執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和部署，包括系統(tǒng)開發(fā)、測(cè)試、上線等工作。3.數(shù)據(jù)錄入與遷移：組織人員將現(xiàn)有執(zhí)法檔案紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化錄入，并完成歷史檔案數(shù)據(jù)的遷移工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。4.系統(tǒng)培訓(xùn)與推廣：對(duì)檔案管理人員和執(zhí)法人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用方法，確保系統(tǒng)順利投入使用。5.運(yùn)行維護(hù)與優(yōu)化：建立系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)執(zhí)法檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立執(zhí)法檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，將執(zhí)法檔案管理工作納入本公司/組織績(jī)效考核體系。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的質(zhì)量和效率