材料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司材料歸檔管理，確保公司各類(lèi)材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于材料的查閱、利用和保管，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)材料歸檔工作，對(duì)各類(lèi)材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔材料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得偽造、篡改。3.及時(shí)歸檔原則各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將應(yīng)歸檔的材料移交檔案管理部門(mén)，確保材料的時(shí)效性。4.便于利用原則歸檔材料的整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查閱和利用，提高工作效率。二、材料歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等材料。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)、報(bào)告、批示等。5.公司行政事務(wù)處理文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。6.公司與外部單位簽訂的行政協(xié)議、合同等。（二）人力資源管理類(lèi)1.員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件。2.員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等資料。3.員工人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。4.公司人力資源規(guī)劃、年度計(jì)劃等文件。（三）財(cái)務(wù)管理類(lèi)1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。4.公司資金管理、成本核算、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件。（四）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等。2.產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃方案等。3.銷(xiāo)售合同、訂單、客戶(hù)信息等。4.市場(chǎng)活動(dòng)記錄、促銷(xiāo)方案等。（五）技術(shù)研發(fā)類(lèi)1.產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告等。2.技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.技術(shù)創(chuàng)新成果、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。4.技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。（六）生產(chǎn)管理類(lèi)1.生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄等。2.生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程等。3.產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等。4.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備采購(gòu)合同等。（七）其他類(lèi)1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)材料。2.公司參加的各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的文件和資料。3.公司與客戶(hù)、供應(yīng)商、合作伙伴等往來(lái)的重要文件和資料。4.其他具有保存價(jià)值的材料。三、材料歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、中性筆等耐久性書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。3.文件材料應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，幅面尺寸應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。（二）文件材料的分類(lèi)1.歸檔材料應(yīng)按照本辦法規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的材料應(yīng)集中在一起。2.分類(lèi)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理，可根據(jù)材料的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)。（三）文件材料的編號(hào)1.歸檔材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體編號(hào)方法由檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況確定。（四）文件材料的裝訂1.歸檔材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)于紙張較大的文件材料，可進(jìn)行折疊處理，使其幅面尺寸符合A4紙規(guī)格。（五）文件材料的編目1.歸檔材料應(yīng)進(jìn)行編目，編目應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，編目格式應(yīng)符合檔案管理部門(mén)的要求。（六）文件材料的裝盒1.歸檔材料應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等內(nèi)容。2.檔案盒內(nèi)的文件材料應(yīng)排列有序，便于查找和利用，檔案盒應(yīng)裝滿(mǎn)，但不得超出檔案盒的容量。四、材料歸檔流程（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)按照本辦法規(guī)定的歸檔范圍，定期收集本部門(mén)應(yīng)歸檔的材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的材料應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。（二）整理1.各部門(mén)收集的材料應(yīng)在本部門(mén)進(jìn)行初步整理，按照分類(lèi)要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。2.整理后的材料應(yīng)填寫(xiě)《材料歸檔清單》，詳細(xì)記錄材料的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）移交1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的材料移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《材料歸檔移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的材料進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊全、不完整或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)補(bǔ)充或更正。（四）歸檔1.檔案管理部門(mén)對(duì)核對(duì)無(wú)誤的材料進(jìn)行歸檔，按照本辦法規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行排列、編目、裝盒等工作。2.歸檔后的材料應(yīng)存入檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。五、材料保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等材料。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)、報(bào)告、批示等。5.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)材料。（二）長(zhǎng)期保管1.員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件。2.員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)等資料。3.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。4.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。5.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等。（三）短期保管1.公司行政事務(wù)處理文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。2.公司與外部單位簽訂的行政協(xié)議、合同等。3.公司參加的各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的文件和資料。4.其他具有保存價(jià)值但保管期限較短的材料。六、材料查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和方式查閱。3.外部單位查閱檔案應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)，不得擅自涂改、撕毀、抽取檔案材料。（三）利用限制1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、標(biāo)記、污損等。2.如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案原件一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。七、材料鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的安全。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀登記簿》上詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容，并由銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)的材料歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由公司辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門(mén)材料歸檔管理工作制度的建立和執(zhí)行情況。2.各部門(mén)應(yīng)歸檔材料的收集、整理、移交情況。3.檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔材料的保管、查閱利用、鑒定銷(xiāo)毀等情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對(duì)各部門(mén)的材料歸檔管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以書(shū)面形式通報(bào)各部門(mén)。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對(duì)各部門(mén)的材料歸檔管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)