雜志檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織雜志檔案的科學管理，有效保護和利用雜志檔案資源，提高工作效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在雜志編輯、出版、發(fā)行等過程中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：雜志檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照雜志檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。3.安全保密原則：采取有效措施，確保雜志檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責雜志檔案的日常管理工作。（二）職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織雜志檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。2.負責雜志檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全雜志檔案的檢索系統(tǒng)，編制各類檔案目錄、索引等，方便檔案的查找利用。4.負責雜志檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對雜志檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱等服務(wù)工作，并做好記錄。7.負責對公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。8.參與公司/組織有關(guān)雜志項目的驗收、評估等工作，負責檔案資料的審核和歸檔。9.負責與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時報送檔案統(tǒng)計報表等資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.雜志編輯過程中形成的各類稿件，包括約稿函、作者投稿、修改意見、審稿記錄、編輯加工記錄等。2.雜志排版過程中形成的排版文件、校對記錄、排版樣稿等。3.雜志印刷過程中形成的印刷合同、印刷樣書、印刷質(zhì)量檢驗記錄等。4.雜志發(fā)行過程中形成的發(fā)行計劃、發(fā)行合同、發(fā)行統(tǒng)計報表、讀者反饋信息等。5.雜志相關(guān)的會議文件、紀要、決議等，包括選題策劃會、編委會、審稿會等會議資料。6.雜志獲得的各類獎項、榮譽證書等相關(guān)材料。7.與雜志有關(guān)的其他文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門雜志檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，按照檔案形成的時間順序或類別進行簡單排序。4.檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交至檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）整理方法1.分類：按照雜志檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為編輯類、排版類、印刷類、發(fā)行類、會議類、榮譽類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案資料進行整理和修復(fù)，按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊美觀。5.上架：將整理好的檔案資料按照編號順序上架存放，便于保管和利用。四、檔案的分類與編號（一）分類1.編輯類檔案：包括約稿函、作者投稿、審稿意見、編輯加工記錄、稿件退修單等。2.排版類檔案：包括排版文件、校對記錄、排版樣稿等。3.印刷類檔案：包括印刷合同、印刷樣書、印刷質(zhì)量檢驗記錄等。4.發(fā)行類檔案：包括發(fā)行計劃、發(fā)行合同、發(fā)行統(tǒng)計報表、讀者反饋信息等。5.會議類檔案：包括選題策劃會、編委會、審稿會等會議文件、紀要、決議等。6.榮譽類檔案：包括雜志獲得的各類獎項、榮譽證書等相關(guān)材料。7.其他類檔案：與雜志有關(guān)的其他文件、資料、圖片、音像等。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別：用兩位字母表示檔案的類別，如“BJ”表示編輯類，“PB”表示排版類，“YS”表示印刷類，“FX”表示發(fā)行類，“HY”表示會議類，“RY”表示榮譽類，“QT”表示其他類。4.順序號：用四位數(shù)字表示該類別檔案的順序號，從“0001”開始編號。例如，2023年編輯類的第一份檔案編號為“2023BJ0001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.雜志檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，如雜志創(chuàng)刊號、重要選題策劃資料、重大獲獎證書等。3.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對磁性載體檔案、電子檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如定期進行檢查、復(fù)制等，防止信息丟失或損壞。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等，并定期進行維護和檢查。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱雜志檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱雜志檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準。3.個人因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要查閱、借閱雜志檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、標注等，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記表或借閱登記簿上簽字，注明查閱或借閱的日期、內(nèi)容、用途等。3.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責任。4.涉及公司/組織機密的檔案，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的雜志檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）銷毀1.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀人員等內(nèi)容，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對雜志檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的基本情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作考核、決策的重要依據(jù)。（二）移交1.公司/組織因機構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要對雜志檔