搬遷檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司搬遷過程中檔案的管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司因辦公地點(diǎn)搬遷、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因涉及的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本辦法所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門對(duì)搬遷檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：對(duì)搬遷過程中檔案的收集、整理、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤，確保檔案安全。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善搬遷檔案管理辦法及相關(guān)制度。2.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)與維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好搬遷檔案的管理工作。5.組織檔案的數(shù)字化工作，提高檔案利用效率。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門搬遷檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的運(yùn)輸、存儲(chǔ)等工作，確保檔案安全。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.各類文件：包括公司下發(fā)的文件、部門上報(bào)的文件、與外部單位往來的文件等。2.合同協(xié)議：采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合作協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：員工履歷、工資檔案、考核記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。6.其他檔案：照片、音像資料、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.在搬遷前[X]周內(nèi)，各部門應(yīng)完成檔案的全面收集工作，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于在搬遷過程中產(chǎn)生的新檔案，應(yīng)及時(shí)收集并移交。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，便于查詢和管理。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案收集完成后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案整理的質(zhì)量。2.整理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，保證檔案整理的一致性。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿但仍有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行延長保管期限或永久保存的處理。（三）鑒定要求1.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，確保檔案資源的優(yōu)化配置。2.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，防止檔案被盜、被篡改、被損毀等情況發(fā)生。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)規(guī)范化、制度化，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，分析檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)采取改進(jìn)措施。八、檔案利用（一）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（二）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。九、檔案運(yùn)輸（一）運(yùn)輸準(zhǔn)備1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案運(yùn)輸方案，明確運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸時(shí)間等。2.對(duì)檔案進(jìn)行妥善包裝，確保檔案在運(yùn)輸過程中不受損壞。3.安排專人負(fù)責(zé)檔案運(yùn)輸工作，確保運(yùn)輸安全。（二）運(yùn)輸要求1.選擇具有資質(zhì)的運(yùn)輸公司進(jìn)行檔案運(yùn)輸，簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。2.運(yùn)輸過程中應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如防震、防潮、防火等，確保檔案安全。3.運(yùn)輸人員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保運(yùn)輸安全。十、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案存儲(chǔ)需求，建設(shè)合適的檔案存儲(chǔ)設(shè)施，如檔案庫房、數(shù)字化工作室等。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（二）存儲(chǔ)管理1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的管理，保持環(huán)境整潔、安全。十一、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)具有重要價(jià)值和頻繁利用的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先數(shù)字化那些紙質(zhì)檔案保存條件較差、易損壞的檔案。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到安