會(huì)議記錄規(guī)范管理制度一、制度概述

會(huì)議記錄是組織內(nèi)部溝通的重要方式，為確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性、完整性和保密性，特制定本規(guī)范管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議，包括但不限于部門會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議、高層會(huì)議等。通過規(guī)范管理制度，提高會(huì)議效率，保障公司決策的科學(xué)性和有效性。

二、記錄原則

1.實(shí)事求是：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，如實(shí)記錄發(fā)言者的觀點(diǎn)、討論結(jié)果和決策事項(xiàng)。

2.及時(shí)準(zhǔn)確：記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成記錄工作，確保記錄的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

3.保密性：涉及公司機(jī)密或敏感信息的會(huì)議內(nèi)容，記錄人員需嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得外泄。

4.簡潔明了：記錄應(yīng)避免冗余，盡量使用簡潔明了的語言，突出關(guān)鍵信息。

5.分類整理：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，對記錄進(jìn)行分類整理，方便查閱和歸檔。

6.修訂完善：如發(fā)現(xiàn)記錄有誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)修訂，確保記錄的完整性。

7.傳遞反饋：記錄完成后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要傳遞給相關(guān)責(zé)任人，并要求其確認(rèn)無誤。

8.歸檔保存：會(huì)議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，確保長期可用。

9.查閱權(quán)限：未經(jīng)授權(quán)，任何個(gè)人或部門不得查閱、復(fù)制或修改會(huì)議記錄。

10.定期審查：定期對會(huì)議記錄進(jìn)行審查，確保制度的有效執(zhí)行和持續(xù)改進(jìn)。

三、記錄人員職責(zé)

1.記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力，能夠準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容。

2.記錄人員需熟悉會(huì)議流程，了解會(huì)議目的和議程，以便更好地進(jìn)行記錄。

3.記錄人員應(yīng)保持客觀中立，不參與會(huì)議討論，只負(fù)責(zé)記錄。

4.會(huì)議開始前，記錄人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，包括調(diào)試錄音設(shè)備、準(zhǔn)備記錄工具等。

5.會(huì)議過程中，記錄人員應(yīng)集中注意力，準(zhǔn)確記錄每位發(fā)言者的觀點(diǎn)和意見。

6.記錄人員需注意記錄會(huì)議決定、行動(dòng)計(jì)劃和責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

7.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)立即整理錄音和筆記，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。

8.記錄人員對會(huì)議內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)授權(quán)不得泄露會(huì)議信息。

9.記錄人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要草稿提交給會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核。

10.記錄人員應(yīng)定期參加相關(guān)培訓(xùn)，提升記錄技能和保密意識(shí)。

四、會(huì)議記錄格式

1.標(biāo)題：明確標(biāo)注會(huì)議名稱、日期、地點(diǎn)和主持人。

2.參會(huì)人員名單：列出所有參會(huì)者的姓名、職務(wù)和部門。

3.會(huì)議議程：詳細(xì)列出會(huì)議的主要議題和討論順序。

4.記錄正文：

-發(fā)言記錄：逐條記錄每位發(fā)言者的姓名、發(fā)言時(shí)間和主要觀點(diǎn)。

-討論內(nèi)容：記錄會(huì)議中的討論過程，包括各方意見、反駁和共識(shí)。

-決策事項(xiàng)：詳細(xì)記錄會(huì)議做出的決策、行動(dòng)計(jì)劃和責(zé)任分配。

5.附件：如有相關(guān)文件、報(bào)告或數(shù)據(jù)，應(yīng)在會(huì)議記錄中注明附件名稱和編號(hào)。

6.主持人總結(jié)：記錄主持人對會(huì)議的總結(jié)性發(fā)言，包括會(huì)議成果、存在的問題和下一步工作計(jì)劃。

7.記錄人簽名：記錄人在會(huì)議紀(jì)要上簽名，以確認(rèn)記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

8.審核人簽名：審核人對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核后簽名，表示認(rèn)可紀(jì)要內(nèi)容。

9.發(fā)文部門：標(biāo)注會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文部門，以便于歸檔和查閱。

10.版本號(hào)：標(biāo)注會(huì)議紀(jì)要的版本號(hào)，便于追蹤和管理不同版本的記錄。

五、會(huì)議記錄審核與發(fā)布

1.審核流程：會(huì)議記錄完成后，由指定的審核人員進(jìn)行審核，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

2.審核內(nèi)容：審核內(nèi)容包括但不限于會(huì)議主題、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃等。

3.修改反饋：如審核發(fā)現(xiàn)記錄有誤或遺漏，記錄人員需根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，并及時(shí)反饋給審核人。

4.審核通過：審核人確認(rèn)記錄無誤后，在會(huì)議紀(jì)要上簽字認(rèn)可。

5.發(fā)布形式：會(huì)議紀(jì)要可通過電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或紙質(zhì)文件形式發(fā)布給相關(guān)責(zé)任人。

6.發(fā)布時(shí)限：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)布，通常不超過三個(gè)工作日。

7.發(fā)布對象：會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布對象包括所有參會(huì)人員、相關(guān)責(zé)任部門和上級領(lǐng)導(dǎo)。

8.發(fā)布要求：發(fā)布會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)確保文件的安全性和保密性，避免未經(jīng)授權(quán)的訪問和泄露。

9.確認(rèn)收悉：發(fā)布會(huì)議紀(jì)要后，要求相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)收悉，并予以回復(fù)。

10.存檔備查：會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布副本應(yīng)存檔，以便于日后查閱和審計(jì)。

六、會(huì)議記錄歸檔與管理

1.歸檔范圍：所有正式會(huì)議的記錄均應(yīng)進(jìn)行歸檔，包括但不限于部門會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議、高層會(huì)議等。

2.歸檔要求：會(huì)議記錄應(yīng)按照會(huì)議性質(zhì)、日期和主題進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的有序性和可查找性。

3.歸檔介質(zhì)：會(huì)議記錄可采取紙質(zhì)或電子形式歸檔，電子版應(yīng)確保數(shù)據(jù)的備份和安全性。

4.歸檔期限：會(huì)議記錄的歸檔期限應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，一般不得少于三年。

5.歸檔程序：

-記錄人員將會(huì)議紀(jì)要提交給檔案管理人員。

-檔案管理人員對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保其完整性和準(zhǔn)確性。

-審核通過的會(huì)議紀(jì)要按照規(guī)定進(jìn)行分類和編碼。

-將會(huì)議紀(jì)要存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。

6.查閱權(quán)限：未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱檔案中的會(huì)議記錄。

7.查閱申請：如有查閱需求，需填寫查閱申請，說明查閱目的和理由。

8.查閱審批：查閱申請需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。

9.查閱記錄：查閱過程中，需做好查閱記錄，包括查閱人、查閱日期和查閱內(nèi)容。

10.保密措施：檔案管理人員需對會(huì)議記錄的保密性負(fù)責(zé)，采取必要措施防止信息泄露。

七、違規(guī)處理與責(zé)任追究

1.違規(guī)行為：包括但不限于未按規(guī)范進(jìn)行會(huì)議記錄、泄露會(huì)議信息、篡改會(huì)議記錄等。

2.責(zé)任認(rèn)定：對于違規(guī)行為，應(yīng)明確責(zé)任人的身份和職責(zé)，根據(jù)違規(guī)的嚴(yán)重程度進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。

3.處理措施：根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和后果，采取相應(yīng)的處理措施，包括但不限于口頭警告、書面通報(bào)、停職檢查、解除勞動(dòng)合同等。

4.內(nèi)部調(diào)查：發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，應(yīng)由公司內(nèi)部進(jìn)行調(diào)查，確保調(diào)查的公正性和透明度。

5.證據(jù)收集：調(diào)查過程中，需收集相關(guān)證據(jù)，包括但不限于會(huì)議記錄、證人證言、錄音錄像等。

6.處理決定：調(diào)查結(jié)束后，根據(jù)證據(jù)和事實(shí)，做出處理決定，并向責(zé)任人告知處理結(jié)果。

7.教育培訓(xùn)：對于違規(guī)責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行必要的教育培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和職業(yè)道德。

8.公示懲戒：對嚴(yán)重違規(guī)行為，可在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，以起到警示作用。

9.責(zé)任追究：如違規(guī)行為導(dǎo)致公司損失或不良影響，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)或法律責(zé)任。

10.持續(xù)改進(jìn)：通過對違規(guī)行為的處理和責(zé)任追究，不斷改進(jìn)會(huì)議記錄規(guī)范管理制度，提高公司管理水平。

八、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任部門：公司行政管理部門負(fù)責(zé)本制度的制定、解釋和監(jiān)督執(zhí)行。

2.落實(shí)執(zhí)行：各部門應(yīng)將會(huì)議記錄規(guī)范管理制度納入日常工作管理，確保制度得到有效執(zhí)行。

3.定期檢查：行政管理部門定期對各部門的會(huì)議記錄工作進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括記錄格式、內(nèi)容準(zhǔn)確性、保密性等。

4.監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立監(jiān)督小組，由相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議記錄規(guī)范管理制度的實(shí)施情況。

5.反饋與改進(jìn)：各部門和員工應(yīng)積極參與制度執(zhí)行過程中的反饋，對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)建議。

6.激勵(lì)措施：對在會(huì)議記錄工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或部門，給予一定的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

7.不良行為處理：對違反制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正，并采取相應(yīng)的處理措施。

8.培訓(xùn)與教育：定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工對會(huì)議記錄規(guī)范管理制度的認(rèn)識(shí)和理解。

9.內(nèi)部審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)部門對會(huì)議記錄制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度的有效性和合規(guī)性。

10.制度修訂：根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際需求，適時(shí)修訂和完善會(huì)議記錄規(guī)范管理制度。

九、附則

1.本制度由公司行政管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

2.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

3.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和調(diào)整。

4.公司各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會(huì)議記錄工作的高效和規(guī)范。

5.本制度的相關(guān)變更和補(bǔ)充，將通過公司內(nèi)部公告或正式文件予以公布。

6.本制度發(fā)布后，各部門應(yīng)立即組織學(xué)習(xí)，確保全體員工知曉并遵守。

7.對本制度有疑問或建議的，可向行政管理部門提出，行政管理部門將及時(shí)予以回復(fù)和處理。

8.本制度實(shí)施過程中如遇到問題，由行政管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。

9.本制度涉及到的相關(guān)資料和文件，由檔案管理部門負(fù)責(zé)妥善保管。

10.本制度為公司內(nèi)部管理文件，未經(jīng)授權(quán)，不得對外公開或泄露。

十、附件

1.會(huì)議記錄模板：提供統(tǒng)一的會(huì)議記錄模板，包括標(biāo)題、參會(huì)人員、議程、發(fā)言記錄、決策事項(xiàng)等欄目。

2.會(huì)議記錄審核表：制定會(huì)議記錄審核表，用于審核記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議記錄歸檔清單：列出會(huì)議記錄的歸檔要求，包括歸檔時(shí)間、介質(zhì)、存儲(chǔ)方式等。

4.會(huì)議記錄違規(guī)處理流程圖：以圖表形式展示會(huì)議記錄違規(guī)行為的處理流程。

5.會(huì)議記錄培訓(xùn)教材：編制培訓(xùn)教材，用于對記錄人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)