實名制庫管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織實名制庫的管理，規(guī)范信息采集、存儲、使用等流程，確保實名制庫信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及實名制庫管理的所有部門、崗位及人員，包括但不限于人力資源部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：實名制庫的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的收集、使用等行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：所采集和存儲的實名制信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠全面反映相關(guān)人員的實際情況。3.安全保密原則：加強實名制庫信息的安全管理，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止信息泄露、篡改或丟失，確保信息安全。4.規(guī)范使用原則：實名制庫信息的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于非規(guī)定目的。二、實名制庫信息采集（一）采集內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號碼、電子郵箱、聯(lián)系地址等。3.崗位信息：所在部門、崗位名稱、入職時間、崗位職責(zé)等。4.資質(zhì)證書信息：學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書等相關(guān)證書編號及頒發(fā)機(jī)構(gòu)。5.其他信息：根據(jù)公司/組織實際管理需要確定的其他必要信息。（二）采集渠道1.入職登記：新員工入職時，填寫《員工入職登記表》，提供相關(guān)證明材料，由人力資源部門負(fù)責(zé)采集基本信息、崗位信息等。2.證書提交：員工取得各類資質(zhì)證書后，應(yīng)及時將證書原件及復(fù)印件提交至人力資源部門，由人力資源部門錄入證書信息。3.定期更新：人力資源部門定期組織員工信息更新工作，員工需根據(jù)實際情況填寫《員工信息變更表》，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。4.其他渠道：如因工作需要，可通過其他合法合規(guī)渠道采集實名制庫相關(guān)信息，但需確保信息來源可靠，并履行必要的審批手續(xù)。（三）采集要求1.明確告知：在采集信息前，應(yīng)向信息提供方明確告知采集目的、范圍、方式以及信息使用和保密要求，確保信息提供方知曉并同意。2.真實性審核：對采集到的信息進(jìn)行真實性審核，要求信息提供方提供相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書、資格證書等原件或復(fù)印件，并通過多種方式進(jìn)行核實，如與相關(guān)機(jī)構(gòu)核對、背景調(diào)查等。3.完整性錄入：確保采集到的信息完整錄入實名制庫，不得遺漏重要信息。對于必填項，應(yīng)要求信息提供方如實填寫，如因特殊原因無法提供的，應(yīng)注明原因并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。4.及時更新：隨著員工情況的變化，如崗位變動、證書更新等，應(yīng)及時更新實名制庫信息，確保信息的時效性。三、實名制庫信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：采用安全可靠的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存儲實名制庫信息，確保數(shù)據(jù)的集中管理和高效查詢。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，以保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的原始證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書原件等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)歸檔存儲，并建立相應(yīng)的檔案管理制度，確保紙質(zhì)檔案的妥善保管。（二）存儲環(huán)境1.硬件設(shè)施：配備高性能的服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，確保實名制庫數(shù)據(jù)的穩(wěn)定存儲。服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份機(jī)制，防止因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。2.軟件系統(tǒng)：選用安全可靠的數(shù)據(jù)庫管理軟件，并及時進(jìn)行系統(tǒng)更新和安全補丁安裝，防止軟件漏洞被惡意利用。同時，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.物理環(huán)境：存儲實名制庫信息的機(jī)房應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，包括溫度、濕度控制，防火、防盜、防雷等措施，確保數(shù)據(jù)存儲環(huán)境的安全穩(wěn)定。（三）存儲安全管理1.訪問控制：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對實名制庫信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的信息，且訪問操作應(yīng)進(jìn)行記錄，以便審計和追溯。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲在數(shù)據(jù)庫中的實名制庫信息進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。3.備份與恢復(fù)：定期對實名制庫數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止因本地災(zāi)難導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的正常運行。4.安全審計：建立安全審計機(jī)制，對實名制庫信息的訪問、操作等行為進(jìn)行審計和監(jiān)控。審計記錄應(yīng)保存一定期限，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。四、實名制庫信息使用（一）使用范圍1.內(nèi)部管理：用于公司/組織內(nèi)部的人力資源管理、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)運營等方面，如員工考勤管理、薪酬核算、績效考核、項目人員調(diào)配等。2.合規(guī)要求：根據(jù)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，向相關(guān)部門提供實名制庫信息，如稅務(wù)部門、社保部門、行業(yè)主管部門等，以滿足合規(guī)申報和監(jiān)管檢查的需要。3.業(yè)務(wù)合作：在與外部合作伙伴開展業(yè)務(wù)合作時，如招投標(biāo)、項目合作等，根據(jù)合作協(xié)議的約定，在必要范圍內(nèi)提供實名制庫相關(guān)信息，但應(yīng)確保信息的使用符合法律法規(guī)及公司/組織的保密要求。（二）使用流程1.申請：因工作需要使用實名制庫信息的部門或人員，應(yīng)填寫《實名制庫信息使用申請表》，詳細(xì)說明使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，根據(jù)申請內(nèi)容的合理性和必要性進(jìn)行審批。對于涉及重要信息或較大范圍使用的申請，應(yīng)提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.授權(quán)：經(jīng)審批通過后，由人力資源部門根據(jù)審批意見，對申請使用實名制庫信息的人員進(jìn)行授權(quán)，明確其可訪問和使用的信息范圍及權(quán)限。4.使用：獲得授權(quán)的人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程使用實名制庫信息，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非規(guī)定目的。在使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守信息安全管理規(guī)定，確保信息不被泄露或濫用。5.歸還：使用完畢后，應(yīng)及時將實名制庫信息歸還至人力資源部門，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)。如因特殊原因需要延長使用期限的，應(yīng)重新提交申請并獲得審批。（三）使用監(jiān)督1.定期檢查：人力資源部門定期對實名制庫信息的使用情況進(jìn)行檢查，包括申請審批記錄、使用人員權(quán)限設(shè)置、信息使用范圍等，確保信息使用符合規(guī)定要求。2.審計監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計部門定期對實名制庫信息使用情況進(jìn)行審計，檢查信息使用的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和安全性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.違規(guī)處理：對于違反實名制庫信息使用規(guī)定的行為，如擅自擴(kuò)大使用范圍、泄露信息等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。五、實名制庫信息保密（一）保密責(zé)任1.全員保密：公司/組織內(nèi)所有涉及實名制庫信息管理和使用的人員均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法及相關(guān)保密制度，確保信息不被泄露。2.簽訂協(xié)議：對于接觸實名制庫核心信息的人員，如人力資源部門關(guān)鍵崗位人員、信息系統(tǒng)管理人員等，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）保密措施1.物理隔離：對存儲實名制庫信息的服務(wù)器、機(jī)房等場所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.網(wǎng)絡(luò)安全：加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致信息泄露。對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，采用身份認(rèn)證、授權(quán)等技術(shù)手段，確保只有授權(quán)人員能夠訪問實名制庫信息。3.信息加密：對傳輸和存儲過程中的實名制庫信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸過程中不被竊取或篡改。4.文件管理：對涉及實名制庫信息的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，明確文件的密級和保管期限，按照規(guī)定的流程進(jìn)行借閱、傳遞和銷毀。5.人員培訓(xùn)：定期組織涉及實名制庫信息管理和使用人員的保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。（三）保密監(jiān)督與違規(guī)處理1.監(jiān)督檢查：公司/組織定期對實名制庫信息保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.違規(guī)處理：對于違反保密規(guī)定的行為，如泄露實名制庫信息、擅自傳播信息等，公司/組織將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括責(zé)令改正、賠償損失、解除勞動合同等，并視情節(jié)輕重追究法律責(zé)任。六、實名制庫信息變更與注銷（一）信息變更1.變更情形：員工的基本信息、崗位信息、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人力資源部門申請信息變更。2.變更流程：員工填寫《員工信息變更表》，提供相關(guān)證明材料，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后提交至人力資源部門。人力資源部門核實信息后，進(jìn)行相應(yīng)的信息變更操作，并更新實名制庫。（二）信息注銷1.注銷情形：員工離職、退休、死亡等情況下，應(yīng)及時注銷其在實名制庫中的信息。2.注銷流程：由所在部門填寫《實名制庫