學(xué)院鑰匙管理辦法一、總則（一）目的為了加強學(xué)院鑰匙的規(guī)范化管理，確保學(xué)院各類場所的安全與正常使用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院內(nèi)所有教學(xué)場所、辦公區(qū)域、實驗實訓(xùn)場地、學(xué)生宿舍、圖書館、體育館等建筑物及附屬設(shè)施的鑰匙管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：學(xué)院鑰匙由專門的管理部門進行統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：嚴格保護鑰匙信息，防止鑰匙丟失、被盜用或濫用，保障學(xué)院安全。3.便捷高效原則：在確保安全的前提下，盡量簡化鑰匙使用流程，提高工作效率，滿足教學(xué)、科研和日常管理的需要。二、鑰匙分類與標識（一）鑰匙分類1.房門鑰匙：包括教學(xué)樓、辦公樓、實驗樓、宿舍樓等各類房間的門鎖鑰匙。2.設(shè)備鑰匙：如實驗室儀器設(shè)備、機房服務(wù)器機柜、圖書館借閱設(shè)備等的專用鑰匙。3.公共區(qū)域鑰匙：如樓梯間門、配電室門、消防通道門等公共部位的鑰匙。（二）鑰匙標識1.所有鑰匙應(yīng)進行明確標識，標識內(nèi)容應(yīng)包括鑰匙所對應(yīng)的建筑物名稱、樓層、房間號或設(shè)備名稱等信息。2.標識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保清晰、不易磨損。對于房門鑰匙，標識應(yīng)粘貼在鑰匙柄上；對于設(shè)備鑰匙，可根據(jù)實際情況采用掛牌或標簽等方式進行標識。三、鑰匙管理部門與職責(zé)（一）管理部門學(xué)院設(shè)立專門的鑰匙管理辦公室，掛靠在后勤管理部門，負責(zé)學(xué)院鑰匙的全面管理工作。（二）管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)院鑰匙管理制度，并組織實施。2.負責(zé)各類鑰匙的統(tǒng)一登記、編號、保管和發(fā)放工作。3.定期對鑰匙進行盤點和檢查，確保鑰匙的安全與完整。4.協(xié)調(diào)處理鑰匙使用過程中的各類問題，如鑰匙損壞、丟失等情況。5.建立鑰匙管理檔案，記錄鑰匙的領(lǐng)取、使用、歸還等情況，以備查閱。（三）使用部門職責(zé)1.負責(zé)本部門所使用鑰匙的日常保管和正確使用，確保鑰匙的安全。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時報告鑰匙管理辦公室，并配合做好相關(guān)處理工作。3.按照規(guī)定的流程申請和歸還鑰匙，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或私自配制鑰匙。四、鑰匙的登記與編號（一）登記要求1.新購置或啟用的鑰匙，使用部門應(yīng)及時填寫《學(xué)院鑰匙登記表》，詳細記錄鑰匙的名稱、數(shù)量、來源、用途等信息，并提交給鑰匙管理辦公室。2.鑰匙管理辦公室對收到的登記表進行審核，無誤后進行編號登記，并建立相應(yīng)的電子檔案。（二）編號規(guī)則1.鑰匙編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和可識別性的原則，便于管理和查找。2.編號格式為：[建筑物代碼][樓層代碼][房間號或設(shè)備編號][鑰匙類型代碼]。例如，某教學(xué)樓3樓301房間的房門鑰匙編號為：JX3301F。其中，“JX”為教學(xué)樓代碼，“3”為樓層代碼，“301”為房間號，“F”為房門鑰匙類型代碼。3.建筑物代碼、樓層代碼、房間號或設(shè)備編號應(yīng)與學(xué)院現(xiàn)有的編號體系保持一致，鑰匙類型代碼可根據(jù)實際情況自行設(shè)定，但應(yīng)保持相對穩(wěn)定。五、鑰匙的保管（一）保管方式1.鑰匙管理辦公室應(yīng)設(shè)置專門的鑰匙保管柜，用于存放各類鑰匙。保管柜應(yīng)具備良好的防盜、防潮、防火等性能。2.對于重要場所或設(shè)備的鑰匙，應(yīng)采用雙人保管或多人交叉保管的方式，確保鑰匙的安全。3.各使用部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門鑰匙的保管，并配備必要的保管設(shè)施，如鑰匙箱、鑰匙柜等。（二）保管要求1.鑰匙管理人員應(yīng)嚴格遵守鑰匙保管制度，不得擅自離崗。如因特殊情況需要臨時離崗，應(yīng)將鑰匙交接給其他指定人員，并做好交接記錄。2.鑰匙保管場所應(yīng)保持清潔、干燥，避免鑰匙受潮生銹或損壞。3.定期對鑰匙保管柜進行檢查和維護，確保其正常使用。如發(fā)現(xiàn)保管柜存在安全隱患，應(yīng)及時報告并進行維修或更換。六、鑰匙的發(fā)放與領(lǐng)取（一）發(fā)放原則1.鑰匙應(yīng)按照規(guī)定的流程發(fā)放給使用部門或個人，嚴禁違規(guī)發(fā)放。2.對于新入職員工、新入住學(xué)生等需要領(lǐng)取鑰匙的人員，應(yīng)在其辦理相關(guān)手續(xù)后，憑有效證件到鑰匙管理辦公室領(lǐng)取。3.因工作需要臨時借用鑰匙的，應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人批準，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（二）領(lǐng)取流程1.使用部門或個人填寫《學(xué)院鑰匙領(lǐng)取申請表》，注明所需鑰匙的名稱、編號、用途等信息，并提交給所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審核申請表無誤后，簽字批準，并加蓋部門公章。3.使用部門或個人持經(jīng)審批的申請表到鑰匙管理辦公室領(lǐng)取鑰匙。鑰匙管理人員核對申請表與鑰匙登記信息一致后，發(fā)放鑰匙，并在申請表上簽字確認。4.領(lǐng)取人應(yīng)在《學(xué)院鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字，領(lǐng)取鑰匙后應(yīng)妥善保管，不得丟失或轉(zhuǎn)借他人。七、鑰匙的使用與歸還（一）使用要求1.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途正確使用鑰匙，不得擅自更改鑰匙的使用范圍或損壞鑰匙。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙無法正常使用或存在安全隱患，應(yīng)及時報告鑰匙管理辦公室，不得自行修理或繼續(xù)使用。3.鑰匙使用完畢后，應(yīng)及時歸還至原保管部門或個人，不得隨意放置。（二）歸還流程1.使用人員歸還鑰匙時，應(yīng)填寫《學(xué)院鑰匙歸還登記表》，注明歸還鑰匙的名稱、編號、歸還時間等信息。2.鑰匙管理人員核對歸還鑰匙的數(shù)量、編號和狀態(tài)，確認無誤后，在登記表上簽字，并將鑰匙收回妥善保管。3.如發(fā)現(xiàn)歸還的鑰匙存在損壞或丟失等情況，使用人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償標準按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。八、鑰匙的借用與外借（一）借用規(guī)定1.因工作需要臨時借用鑰匙的，借用部門應(yīng)填寫《學(xué)院鑰匙借用申請表》，注明借用原因、借用時間、預(yù)計歸還時間等信息，并提交給所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審核申請表無誤后，簽字批準，并加蓋部門公章。3.借用人員持經(jīng)審批的申請表到鑰匙管理辦公室辦理借用手續(xù)。鑰匙管理人員核對申請表與鑰匙登記信息一致后，發(fā)放鑰匙，并在申請表上簽字確認。4.借用人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還鑰匙，如需延長借用時間，應(yīng)提前向鑰匙管理辦公室提出申請，經(jīng)批準后方可延期。5.借用期間，借用人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。如因借用人員保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失或損壞，借用人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）外借規(guī)定1.學(xué)院鑰匙原則上不得外借。如因特殊情況確需外借的，必須經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.外借鑰匙時，應(yīng)填寫《學(xué)院鑰匙外借申請表》，注明外借原因、外借單位、外借時間、預(yù)計歸還時間等信息，并提交給學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審核申請表無誤后，簽字批準。借用單位應(yīng)出具借條，并安排專人負責(zé)鑰匙的保管和歸還。4.外借期間，借用單位應(yīng)嚴格按照學(xué)院規(guī)定使用鑰匙，不得擅自更改鑰匙的使用范圍或損壞鑰匙。如因借用單位原因?qū)е妈€匙丟失或損壞，借用單位應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.外借鑰匙歸還時，借用單位應(yīng)及時將鑰匙歸還至學(xué)院鑰匙管理辦公室，并辦理歸還手續(xù)。鑰匙管理人員核對鑰匙無誤后，在借條上簽字確認，并將借條存檔。九、鑰匙的更換與報廢（一）更換規(guī)定1.當鑰匙出現(xiàn)損壞、變形、丟失或其他無法正常使用的情況時，應(yīng)及時進行更換。2.使用部門或個人發(fā)現(xiàn)鑰匙需要更換時，應(yīng)填寫《學(xué)院鑰匙更換申請表》，注明更換原因、原鑰匙編號等信息，并提交給鑰匙管理辦公室。3.鑰匙管理辦公室審核申請表無誤后，安排人員進行鑰匙更換，并重新進行編號登記。4.更換后的鑰匙應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進行保管、發(fā)放和使用。（二）報廢規(guī)定1.對于因使用年限過長、損壞嚴重或其他原因已無法修復(fù)且無使用價值的鑰匙，應(yīng)進行報廢處理。2.鑰匙管理辦公室定期對鑰匙進行清查，確定需要報廢的鑰匙清單，并填寫《學(xué)院鑰匙報廢申請表》，注明報廢原因、鑰匙編號等信息。3.報廢申請表經(jīng)鑰匙管理辦公室負責(zé)人審核簽字后，報學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，鑰匙管理辦公室對報廢鑰匙進行統(tǒng)一銷毀，并做好銷毀記錄。十、鑰匙的盤點與檢查（一）盤點要求1.鑰匙管理辦公室應(yīng)定期對鑰匙進行盤點，確保鑰匙的數(shù)量、編號、狀態(tài)等信息與登記記錄一致。2.盤點周期為每季度一次，盤點工作應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，并形成盤點報告。3.盤點報告應(yīng)包括盤點時間、范圍、方法、結(jié)果等內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時分析原因，并提出整改措施。（二）檢查要求1.鑰匙管理辦公室應(yīng)不定期對鑰匙的保管、使用情況進行檢查，確保鑰匙管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括鑰匙保管設(shè)施的安全性、鑰匙標識的完整性、鑰匙使用流程的規(guī)范性等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或個人限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。十一、罰則（一）對違