大宗物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司大宗物資管理，規(guī)范大宗物資采購、驗(yàn)收、存儲、使用、核算等環(huán)節(jié)的行為，確保大宗物資安全、高效、合理使用，降低公司運(yùn)營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及大宗物資采購、管理、使用的各部門及相關(guān)人員。本辦法所稱大宗物資是指公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中所需的價(jià)值較高、用量較大的各類物資，包括但不限于原材料、燃料、設(shè)備、辦公用品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保大宗物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，通過科學(xué)管理和合理運(yùn)作，降低采購成本、存儲成本和使用成本，提高公司整體經(jīng)濟(jì)效益。3.計(jì)劃性原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，合理安排大宗物資的采購、儲備和使用，避免盲目采購和浪費(fèi)。4.職責(zé)明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在大宗物資管理過程中的職責(zé)和權(quán)限，做到分工明確、責(zé)任到人。5.監(jiān)督制衡原則：建立健全大宗物資管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購、驗(yàn)收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，防止舞弊行為的發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定大宗物資采購計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.收集市場信息，進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)研、篩選和評估，建立合格供應(yīng)商名錄。3.組織大宗物資采購招標(biāo)、談判等活動(dòng)，簽訂采購合同，并確保合同的有效履行。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購物資的到貨跟蹤和驗(yàn)收通知工作。（二）倉儲部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)大宗物資的驗(yàn)收入庫工作，按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保入庫物資符合要求。2.建立健全物資倉儲管理制度，合理規(guī)劃倉儲空間，對物資進(jìn)行分類存放、標(biāo)識管理，確保物資存儲安全。3.定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)掌握物資庫存動(dòng)態(tài)，做到賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)物資的保管、保養(yǎng)工作，采取必要的防護(hù)措施，防止物資損壞、變質(zhì)。5.根據(jù)生產(chǎn)部門的領(lǐng)料需求，及時(shí)辦理物資出庫手續(xù)，確保物資供應(yīng)及時(shí)。（三）生產(chǎn)部門職責(zé)1.根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排大宗物資的使用，制定物資消耗定額，并嚴(yán)格控制物資消耗。2.及時(shí)向采購部門反饋物資需求信息，協(xié)助采購部門做好采購計(jì)劃的制定。3.負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的大宗物資進(jìn)行使用管理，確保物資用于生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，提高物資使用效率。4.定期對物資使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)物資管理的建議。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定大宗物資財(cái)務(wù)管理辦法，建立健全財(cái)務(wù)核算制度，對大宗物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督。2.審核大宗物資采購合同，參與采購招標(biāo)、談判等活動(dòng)，對采購成本進(jìn)行控制和分析。3.負(fù)責(zé)編制大宗物資采購預(yù)算，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，對預(yù)算執(zhí)行偏差進(jìn)行分析和調(diào)整。4.定期對大宗物資的庫存價(jià)值進(jìn)行評估，計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備。5.協(xié)助相關(guān)部門做好大宗物資的盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對大宗物資管理活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、驗(yàn)收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況。2.對大宗物資采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審查采購程序的合規(guī)性、采購價(jià)格的合理性、采購合同的有效性等。3.對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃以及物資庫存情況，提前向采購部門報(bào)送大宗物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購部門收到各部門的需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況，制定大宗物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如因生產(chǎn)經(jīng)營情況發(fā)生變化需要調(diào)整采購計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向采購部門提出申請，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息管理檔案，對供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.建立合格供應(yīng)商名錄，采購活動(dòng)應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商中選擇。新增供應(yīng)商需經(jīng)過嚴(yán)格的審核程序，包括資質(zhì)審查、實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)等，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。（三）采購方式1.大宗物資采購應(yīng)根據(jù)物資特點(diǎn)、采購金額、市場情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的大宗物資采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)采購方式：采購金額達(dá)到公司規(guī)定的招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)以上；采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少數(shù)幾家潛在供應(yīng)商可供選擇；采用招標(biāo)方式能夠?qū)崿F(xiàn)采購目標(biāo)，且符合經(jīng)濟(jì)和效益原則。3.對于不具備招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判采購、詢價(jià)采購或單一來源采購等方式。采用競爭性談判采購方式的，應(yīng)當(dāng)邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判；采用詢價(jià)采購方式的，應(yīng)當(dāng)向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書；采用單一來源采購方式的，應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)規(guī)定的情形，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）采購合同1.采購部門應(yīng)在采購活動(dòng)確定成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門和法律部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核采購價(jià)格的合理性、付款方式的合規(guī)性等；法律部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。審核通過后，方可簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購部門在物資到貨前，應(yīng)通知倉儲部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉儲部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)物資特點(diǎn)和驗(yàn)收要求，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具、場地等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，掌握物資的質(zhì)量要求和技術(shù)參數(shù)。對于特殊物資或技術(shù)含量較高的物資，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，倉儲部門驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對送貨憑證與采購合同是否一致，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.對物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保到貨數(shù)量與送貨憑證和采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系核實(shí)，并做好記錄。3.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、內(nèi)在質(zhì)量、性能指標(biāo)等。對于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)或性能測試的物資，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨憑證上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況、驗(yàn)收人員等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔保管。2.對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄問題情況及處理結(jié)果。驗(yàn)收記錄可作為物資質(zhì)量追溯、供應(yīng)商評價(jià)、合同執(zhí)行情況考核等的重要依據(jù)。五、存儲管理（一）倉儲規(guī)劃1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和物資特性，合理規(guī)劃倉儲空間。倉儲空間應(yīng)劃分為不同的區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.按照物資的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，確保物資存放有序，便于查找和管理。對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）庫存管理1.建立庫存物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫日期、出入庫憑證號、庫存余額等信息。庫存物資臺賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬賬相符。2.定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)做到賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.根據(jù)庫存物資的存儲期限、質(zhì)量狀況等因素，合理安排物資的發(fā)放順序，確保物資在有效期內(nèi)使用，避免物資積壓和浪費(fèi)。（三）物資保管1.倉儲部門應(yīng)采取必要的保管措施，確保物資質(zhì)量不受影響。對于易受潮、易生銹、易變質(zhì)的物資，應(yīng)采取防潮、防銹、防腐等措施；對于貴重物資和精密設(shè)備，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專人保管、專柜存放等。2.定期對庫存物資進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理物資存在的問題。如發(fā)現(xiàn)物資損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉儲部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉儲部門應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用臺賬上記錄領(lǐng)用情況。物資領(lǐng)用臺賬應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。3.對于貴重物資和限量領(lǐng)用的物資，應(yīng)實(shí)行限額管理，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。領(lǐng)用部門如需超限額領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審批。（二）使用監(jiān)督1.生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)對領(lǐng)用物資的使用管理，確保物資用于生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，提高物資使用效率。定期對物資使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決物資使用過程中存在的問題。2.財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對物資使用情況的監(jiān)督檢查，檢查物資是否按照規(guī)定用途使用，是否存在浪費(fèi)、挪用等現(xiàn)象。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）廢舊物資管理1.各部門應(yīng)及時(shí)清理生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的廢舊物資，并將廢舊物資交至倉儲部門統(tǒng)一管理。2.倉儲部門應(yīng)對廢舊物資進(jìn)行分類存放，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。對于有利用價(jià)值的廢舊物資，應(yīng)進(jìn)行回收利用；對于無利用價(jià)值的廢舊物資，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處置，如報(bào)廢、出售等。3.廢舊物資處置應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，處置收入應(yīng)及時(shí)入賬，納入公司財(cái)務(wù)管理。七、核算與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度，對大宗物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.采購物資的成本應(yīng)包括物資采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。對于采購過程中發(fā)生的折扣、返利等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.庫存物資應(yīng)按照實(shí)際成本計(jì)價(jià)，定期對庫存物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫存賬面價(jià)值，確保賬實(shí)相符。（二）成本分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對大宗物資采購成本、存儲成本、使用成本等進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。2.通過成本分析，提出降低成本的措施和建議，為公司決策提供依據(jù)。成本分析可采用比較分析法、比率分析法、因素分析法等方法進(jìn)行。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對大宗物資管理活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、驗(yàn)收、存儲