審核單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司審核單據(jù)管理，規(guī)范審核流程，確保公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性，提高財(cái)務(wù)管理效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類審核單據(jù)，包括但不限于費(fèi)用報(bào)銷單、采購(gòu)申請(qǐng)單、銷售合同、付款申請(qǐng)單等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審核單據(jù)必須如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得弄虛作假。2.合法性原則：審核單據(jù)的內(nèi)容和形式必須符合國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.準(zhǔn)確性原則：審核單據(jù)的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)字清晰，計(jì)算正確，摘要簡(jiǎn)明扼要，能準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容。4.完整性原則：審核單據(jù)應(yīng)具備必要的要素，包括日期、內(nèi)容、金額、審批簽字等，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈清晰可查。5.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)提交審核單據(jù)，不得拖延，以保證公司財(cái)務(wù)核算和資金支付的及時(shí)性。二、審核單據(jù)的分類及要求（一）費(fèi)用報(bào)銷單1.適用范圍：用于員工因公務(wù)發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、通訊費(fèi)等各類費(fèi)用的報(bào)銷。2.填寫要求費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)按費(fèi)用類別分別填寫，不得將不同類型的費(fèi)用合并填寫在一張報(bào)銷單上。填寫內(nèi)容包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、費(fèi)用明細(xì)、金額、附件張數(shù)等，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確完整。費(fèi)用明細(xì)應(yīng)詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由等，如差旅費(fèi)需注明出差起止日期、出差地點(diǎn)、交通工具等。報(bào)銷金額應(yīng)與所附發(fā)票及其他原始憑證的金額一致，不得涂改。3.附件要求費(fèi)用報(bào)銷必須附有合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、車票、機(jī)票等。原始憑證應(yīng)清晰、完整，能夠證明費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性和合法性。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章或收款專用章。對(duì)于大額費(fèi)用報(bào)銷，如超過一定金額的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，還需提供相關(guān)的審批文件或說明。（二）采購(gòu)申請(qǐng)單1.適用范圍：用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)物資、設(shè)備、服務(wù)等提出的申請(qǐng)。2.填寫要求采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)填寫采購(gòu)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)明確具體，避免模糊不清或表述不準(zhǔn)確。對(duì)于復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)詳細(xì)說明技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。預(yù)算金額應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情和公司實(shí)際需求合理估算，不得隨意虛報(bào)。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。3.審批流程采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)采購(gòu)的必要性和合理性。涉及金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，還需提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況提出審核意見。最后由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購(gòu)。（三）銷售合同1.適用范圍：用于公司與客戶簽訂的銷售商品、提供勞務(wù)等各類銷售業(yè)務(wù)的合同。2.簽訂要求銷售合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益要求，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核和協(xié)商。銷售合同應(yīng)加蓋公司合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。3.審核流程銷售部門起草銷售合同后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核，評(píng)估對(duì)公司資金流的影響。涉及特殊業(yè)務(wù)或重大金額的銷售合同，還需組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，綜合考慮各方面因素后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）付款申請(qǐng)單1.適用范圍：用于公司對(duì)外支付款項(xiàng)的申請(qǐng)，包括貨款、服務(wù)費(fèi)、工程款等。2.填寫要求付款申請(qǐng)單應(yīng)填寫申請(qǐng)日期、付款單位、付款金額、付款事由、收款賬號(hào)等信息。付款事由應(yīng)與相關(guān)合同或協(xié)議一致，詳細(xì)說明款項(xiàng)支付的原因和依據(jù)。收款賬號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確?？铐?xiàng)能夠順利支付到指定賬戶。3.審批流程付款申請(qǐng)單應(yīng)先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)付款事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款金額、付款方式、發(fā)票情況等進(jìn)行審核，核對(duì)相關(guān)合同和原始憑證。對(duì)于大額付款或重要款項(xiàng)支付，還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。三、審核流程（一）初審1.各部門提交審核單據(jù)后，首先由部門內(nèi)部指定的初審人員進(jìn)行初步審核。初審人員應(yīng)根據(jù)本辦法及相關(guān)規(guī)定，對(duì)審核單據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性進(jìn)行審核。2.初審內(nèi)容包括審核單據(jù)的填寫是否規(guī)范、附件是否齊全、金額計(jì)算是否正確、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否符合公司規(guī)定等。對(duì)于不符合要求的審核單據(jù)，初審人員應(yīng)及時(shí)退回給提交部門，并要求其補(bǔ)充或更正。（二）復(fù)審1.初審?fù)ㄟ^的審核單據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。財(cái)務(wù)人員應(yīng)從財(cái)務(wù)專業(yè)角度對(duì)審核單據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用的合理性、預(yù)算執(zhí)行情況、資金支付的合規(guī)性等。2.復(fù)審過程中，財(cái)務(wù)人員如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，并要求其提供必要的說明或補(bǔ)充資料。對(duì)于不符合財(cái)務(wù)規(guī)定或存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的審核單據(jù)，財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕審核通過，并提出整改意見。（三）終審1.經(jīng)過初審和復(fù)審后的審核單據(jù)，根據(jù)金額大小和重要程度，提交給相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面審查審核單據(jù)的各項(xiàng)內(nèi)容，綜合考慮公司政策、財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等因素，做出最終的審批決定。對(duì)于重大事項(xiàng)或存在疑問的審核單據(jù)，終審領(lǐng)導(dǎo)可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究后再行審批。四、審核責(zé)任（一）提交部門責(zé)任1.各部門作為審核單據(jù)的提交方，應(yīng)對(duì)審核單據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門審核單據(jù)的審核把關(guān)，確保提交的審核單據(jù)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際情況。2.如因提交部門提供虛假信息、故意隱瞞事實(shí)或填寫錯(cuò)誤等原因?qū)е聦徍藛螕?jù)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，提交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并接受公司的紀(jì)律處分。（二）審核人員責(zé)任1.初審人員、復(fù)審人員和終審人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，嚴(yán)格按照本辦法及相關(guān)規(guī)定對(duì)審核單據(jù)進(jìn)行審核。如因?qū)徍巳藛T疏忽大意、未盡職責(zé)導(dǎo)致審核失誤，給公司造成損失的，審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.審核人員在審核過程中應(yīng)保持客觀公正，不得營(yíng)私舞弊、故意刁難或與提交部門串通一氣。如有違反規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。五、檔案管理（一）歸檔范圍審核單據(jù)作為公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要憑證，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。歸檔范圍包括經(jīng)過審核批準(zhǔn)的各類審核單據(jù)及其附件，如費(fèi)用報(bào)銷單、采購(gòu)申請(qǐng)單、銷售合同、付款申請(qǐng)單等。（二）歸檔要求1.審核單據(jù)應(yīng)按照時(shí)間順序、類別進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的審核單據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有特殊情況需要補(bǔ)充或更正，應(yīng)在備注中說明原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.每份審核單據(jù)應(yīng)附上必要的說明和審批意見，以便于查閱和理解。（三）保管期限審核單據(jù)的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，費(fèi)用報(bào)銷單、采購(gòu)申請(qǐng)單等保管期限為[X]年，銷售合同、付款申請(qǐng)單等重要文件保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)方可進(jìn)行銷毀處理。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審核單據(jù)檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印。2.因特殊情況需要借閱審核單據(jù)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)審核單據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查審核流程是否合規(guī)、審核責(zé)任是否落實(shí)、檔案管理是否規(guī)范等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)審核單據(jù)的日常檢查工作，對(duì)各部門提交的審核單據(jù)進(jìn)行隨機(jī)抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)審核單據(jù)管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，不斷完善審核單據(jù)管理辦法。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司