備案采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利開展，特制定本備案采購管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購備案管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，明確采購需求和采購預(yù)算。2.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的備案工作，及時(shí)向相關(guān)部門提交備案資料。4.跟蹤采購項(xiàng)目執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供資金支持和財(cái)務(wù)指導(dǎo)。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.監(jiān)督采購資金的支付，確保資金使用合規(guī)。（三）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.對(duì)采購項(xiàng)目的備案資料進(jìn)行審查，提出審計(jì)意見和建議。3.對(duì)采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（四）其他部門職責(zé)1.根據(jù)實(shí)際需求提出采購申請(qǐng)，配合采購部門完成采購工作。2.參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購物資或服務(wù)符合要求。三、采購備案流程（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息。2.《采購申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況和采購預(yù)算，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購項(xiàng)目、合作情況等，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（五）采購備案1.采購部門在簽訂采購合同后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫《采購備案表》，并將采購申請(qǐng)表、采購計(jì)劃、采購合同等相關(guān)資料一并提交至備案管理部門。2.備案管理部門對(duì)提交的備案資料進(jìn)行審核，審核通過后予以備案，并出具備案回執(zhí)。（六）采購項(xiàng)目執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購部門按照采購合同約定，跟蹤采購項(xiàng)目執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資或服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.采購項(xiàng)目完成后，采購部門組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫《采購驗(yàn)收單》。3.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)問題的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法解決，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核無誤后按照合同約定辦理付款手續(xù)。四、采購方式及適用條件（一）公開招標(biāo)1.適用條件：采購項(xiàng)目達(dá)到國家規(guī)定的公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)，且具有足夠的潛在供應(yīng)商可供選擇。2.招標(biāo)程序：發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件，對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行答疑和澄清。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。發(fā)布中標(biāo)公告，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用條件：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大。2.招標(biāo)程序：向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。發(fā)售招標(biāo)文件，對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行答疑和澄清。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。發(fā)布中標(biāo)公告，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用條件：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額。2.談判程序：成立談判小組，制定談判文件。發(fā)布談判公告，邀請(qǐng)符合資格條件的供應(yīng)商參加談判。組織談判，供應(yīng)商提交響應(yīng)文件和最后報(bào)價(jià)。確定成交供應(yīng)商，簽訂采購合同。（四）詢價(jià)1.適用條件：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：成立詢價(jià)小組，制定詢價(jià)文件。向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書。供應(yīng)商報(bào)價(jià)，詢價(jià)小組對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.適用條件：只能從唯一供應(yīng)商處采購。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明單一來源采購的理由和依據(jù)。經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂采購合同。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)通知備案管理部門。（三）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購申請(qǐng)表、采購計(jì)劃、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。六、采購監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購各環(huán)節(jié)的自我監(jiān)督和管理。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。2.對(duì)供應(yīng)商的投訴和舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。七、違規(guī)處理（一）對(duì)違規(guī)行為的界定1.在采購活動(dòng)中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反法律法規(guī)和公司規(guī)定，擅自采購。與供應(yīng)商串通，謀取不正當(dāng)利益。泄露采購機(jī)密信息。其他違反采購管理辦法的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)違