天津憑證管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范天津地區(qū)各類憑證的管理，確保憑證的真實性、完整性和合法性，保障公司/組織財務(wù)信息的準(zhǔn)確記錄與有效傳遞，維護(hù)正常的經(jīng)濟秩序和財務(wù)管理流程。（二）適用范圍本辦法適用于天津地區(qū)內(nèi)本公司/組織及其所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)濟活動中涉及的各類憑證管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報銷單、合同、協(xié)議、審批文件等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：憑證管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、稅收政策以及天津地區(qū)相關(guān)財經(jīng)法規(guī)的要求，確保所有憑證的取得、使用和保存符合規(guī)定。2.真實性原則：憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際情況相符，不得虛構(gòu)或篡改。3.完整性原則：憑證應(yīng)具備完整的要素，包括日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、雙方簽章等，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。4.及時性原則：經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得或填制憑證，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞和處理，不得拖延。二、憑證的種類及管理要求（一）發(fā)票1.定義與分類發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)票可分為增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.取得要求從銷售方取得的發(fā)票，必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號，商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證通過后方可作為進(jìn)項稅額抵扣的依據(jù)。3.開具要求本公司/組織作為銷售方開具發(fā)票時，應(yīng)按照實際銷售情況如實開具，不得虛開發(fā)票。開具發(fā)票的字跡應(yīng)清晰，不得壓線、錯格，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，應(yīng)按照規(guī)定開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減。（二）收據(jù)1.定義與分類收據(jù)是指本公司/組織在非經(jīng)營性業(yè)務(wù)活動中，向?qū)Ψ介_具的收款證明。收據(jù)分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)，內(nèi)部收據(jù)用于公司/組織內(nèi)部之間的往來款項收付，外部收據(jù)用于與外部單位或個人之間的非經(jīng)營性收款。2.使用要求收據(jù)應(yīng)按照順序號依次開具，不得跳號、重復(fù)開具。收據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括日期、交款單位（個人）名稱、收款事由、金額、收款人簽章等。內(nèi)部收據(jù)僅限于本公司/組織內(nèi)部使用，不得對外開具；外部收據(jù)應(yīng)加蓋公司/組織財務(wù)專用章或公章。3.保管要求收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。定期對收據(jù)存根聯(lián)進(jìn)行核對和清理，確保收據(jù)的使用情況與記錄一致，防止丟失或遺漏。（三）報銷單1.定義與用途報銷單是本公司/組織員工用于報銷費用的憑證，包括差旅費報銷單、辦公用品報銷單、業(yè)務(wù)招待費報銷單等。2.填寫要求報銷人應(yīng)按照報銷單格式要求如實填寫報銷內(nèi)容，包括日期、報銷部門、報銷事由、金額、附件張數(shù)等。報銷金額應(yīng)與所附原始憑證金額一致，不得虛報、多報。對于涉及多個項目的報銷，應(yīng)分別填寫報銷單或在報銷單上詳細(xì)注明各項目金額。3.審批要求報銷單應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審核報銷內(nèi)容的真實性、合理性和合法性。審批通過后的報銷單方可作為財務(wù)報銷的依據(jù)，未經(jīng)審批或?qū)徟煌ㄟ^的報銷單不得報銷。（四）合同、協(xié)議1.定義與分類合同是指本公司/組織與其他單位或個人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同等。2.簽訂要求合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行必要的審核和風(fēng)險評估，確保合同符合公司/組織利益和法律法規(guī)要求。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送交財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理和資金管理。3.履行與管理要求合同雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行情況及時進(jìn)行款項收付和賬務(wù)處理。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保合同的順利履行。合同履行完畢后，應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管，以備查閱。（五）審批文件1.定義與范圍審批文件是指本公司/組織在進(jìn)行重大決策、資金支出、項目立項等事項時，按照規(guī)定程序經(jīng)過各級審批后形成的文件，包括請示報告、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.審批流程與要求各類審批文件應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的審批流程進(jìn)行起草、審核、審批，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合公司/組織決策意圖和相關(guān)規(guī)定。審批文件應(yīng)明確審批意見、審批日期、審批人員簽字等要素，確保審批過程可追溯。財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)審批文件進(jìn)行資金安排和賬務(wù)處理，對于未經(jīng)審批或?qū)徟煌ㄟ^的事項，不得辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。3.保管要求審批文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號裝訂，妥善保管。建立審批文件查閱制度，嚴(yán)格控制查閱范圍和審批程序，確保文件的安全性和保密性。三、憑證的取得與填制（一）憑證取得的時間要求1.經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，應(yīng)及時取得相應(yīng)的憑證。對于發(fā)票，應(yīng)在交易完成后按照規(guī)定的時間內(nèi)開具；對于其他憑證，如收據(jù)、報銷單等，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)日或規(guī)定的期限內(nèi)填制。2.涉及跨期業(yè)務(wù)的，應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，在業(yè)務(wù)所屬期間取得或填制相關(guān)憑證，并在財務(wù)報表中進(jìn)行正確反映。（二）憑證填制的規(guī)范要求1.憑證應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）或鉛筆書寫。2.憑證上的文字和數(shù)字應(yīng)填寫清晰、工整，不得潦草、涂改。如有錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，不得挖補、刮擦、涂改或用褪色藥水消除字跡。3.憑證的摘要應(yīng)簡明扼要，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容；金額數(shù)字應(yīng)填寫規(guī)范，大小寫一致，不得遺漏或錯誤。（三）憑證的附件要求1.所有憑證都應(yīng)附有原始憑證，原始憑證應(yīng)能夠證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性和合法性。原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、合同、協(xié)議、審批文件、驗收單、入庫單、出庫單等。2.原始憑證應(yīng)與記賬憑證內(nèi)容相符，附件張數(shù)應(yīng)填寫準(zhǔn)確。對于多張原始憑證粘貼在一張粘貼單上的，應(yīng)在粘貼單上注明原始憑證張數(shù)。3.原始憑證應(yīng)按照規(guī)定的順序粘貼在粘貼單上，不得隨意折疊或粘貼不整齊，以便于查閱和審核。四、憑證的審核與傳遞（一）憑證審核的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.真實性審核：審核憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，憑證本身是否為正規(guī)票據(jù)，發(fā)票是否由稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制，印章是否齊全等。2.合法性審核：審核憑證的取得和使用是否符合國家法律法規(guī)、稅收政策以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，是否存在違法違規(guī)行為。3.完整性審核：審核憑證的各項要素是否填寫齊全，內(nèi)容是否完整，附件是否齊全，手續(xù)是否完備。4.準(zhǔn)確性審核：審核憑證上的金額計算是否準(zhǔn)確，大小寫是否一致，摘要是否清晰準(zhǔn)確，會計科目使用是否正確。（二）憑證審核的流程與責(zé)任1.初審：報銷人或制單人應(yīng)在填制憑證后進(jìn)行自我審核，確保憑證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。初審?fù)ㄟ^后，將憑證提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對憑證所涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門預(yù)算和工作需要。審核通過后，在憑證上簽字批準(zhǔn)。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到憑證后，應(yīng)按照審核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面審核。財務(wù)審核人員應(yīng)對憑證的合法性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行重點審核，對于不符合規(guī)定的憑證，應(yīng)及時退回并要求報銷人或制單人進(jìn)行更正或補充。財務(wù)審核通過后，在憑證上簽字蓋章。4.審批人審批：根據(jù)公司/組織規(guī)定，憑證還需經(jīng)過更高層級審批人審批的，應(yīng)提交審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)授權(quán)范圍對憑證進(jìn)行最終審核，簽署審批意見。（三）憑證傳遞的流程與時間要求1.憑證審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞。報銷憑證一般由報銷人提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核后提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核通過后進(jìn)行賬務(wù)處理，并將相關(guān)憑證歸檔保存。2.對于涉及多個部門或環(huán)節(jié)的憑證傳遞，應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的傳遞時間和責(zé)任人，確保憑證能夠及時、準(zhǔn)確地傳遞，避免延誤。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對憑證傳遞情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改，確保憑證傳遞流程的順暢和高效。五、憑證的保管與銷毀（一）憑證保管的期限與方式1.憑證保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票、收據(jù)等原始憑證保管期限為30年，記賬憑證、總賬、明細(xì)賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。2.憑證應(yīng)按照類別、年度、月份等進(jìn)行分類整理，采用紙質(zhì)檔案或電子檔案的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)憑證應(yīng)裝訂成冊，加具封面、封底，注明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證號數(shù)、保管期限等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。電子憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行備份保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）憑證保管的場所與設(shè)施要求1.憑證應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保憑證的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求，防止憑證因環(huán)境因素?fù)p壞。3.對于電子憑證，應(yīng)配備必要的存儲設(shè)備和備份設(shè)備，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）憑證銷毀的程序與要求1.憑證保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫憑證銷毀清單，注明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證號數(shù)、保管期限等內(nèi)容，并提交財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門審核。2.審核通過后，由檔案管理部門會同財務(wù)部門、審計部門等共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.對于涉及重要經(jīng)濟事項或法律糾紛的憑證，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定延長保管期限，不得擅自銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.公司/組織應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對憑證管理情況進(jìn)行檢查和評估。內(nèi)部審計部門應(yīng)將憑證管理納入審計范圍，對憑證的取得、填制、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對憑證管理工作的日常監(jiān)督，定期對憑證進(jìn)行抽查核對，確保憑證管理符合規(guī)定要求。同時，應(yīng)建立憑證管理問題反饋機制，對發(fā)現(xiàn)的問題及時向相關(guān)部門和人員反饋，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督檢查應(yīng)