學(xué)院文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院文件管理，確保文件的規(guī)范生成、傳遞、存儲(chǔ)和使用，提高學(xué)院工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映學(xué)院工作實(shí)際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。2.規(guī)范性原則：文件的格式、編號(hào)、排版等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，遵循國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)及學(xué)院內(nèi)部規(guī)定，確保文件的一致性和嚴(yán)肅性。3.及時(shí)性原則：文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行，避免因延誤影響工作進(jìn)展。4.保密性原則：對(duì)于涉及學(xué)院機(jī)密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括學(xué)院發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，用于傳達(dá)學(xué)院行政決策、指導(dǎo)工作開展、規(guī)范內(nèi)部管理等。2.教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱、教案、教材、試卷、成績(jī)冊(cè)等，是教學(xué)活動(dòng)的重要依據(jù)和記錄。3.科研文件：主要有科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果鑒定材料等，反映學(xué)院科研工作進(jìn)展和成果。4.黨群文件：包含黨委、團(tuán)委等組織發(fā)布的各類文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、黨員教育材料、學(xué)生思想政治教育文件等。5.其他文件：除上述四類文件外的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、外事文件等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件編號(hào)：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][行政文件類別代碼][序號(hào)]，例如：XY2023XZ001，其中“XY”為學(xué)院簡(jiǎn)稱，“2023”為年份，“XZ”為行政文件類別代碼，“001”為序號(hào)。教學(xué)文件編號(hào)：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][教學(xué)文件類別代碼][序號(hào)]，如：XY2023JX001，“JX”為教學(xué)文件類別代碼?？蒲形募幪?hào)：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][科研文件類別代碼][序號(hào)]，如：XY2023KY001，“KY”為科研文件類別代碼。黨群文件編號(hào)：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][黨群文件類別代碼][序號(hào)]，如：XY2023DQ001，“DQ”為黨群文件類別代碼。其他文件編號(hào)：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][其他文件類別代碼][序號(hào)]，如：XY2023QT001，“QT”為其他文件類別代碼。2.類別代碼說(shuō)明行政文件類別代碼：“XZ”后根據(jù)文件具體類型細(xì)分，如“ZD”表示規(guī)章制度，“TZ”表示通知，“BG”表示報(bào)告等。教學(xué)文件類別代碼：“JX”后根據(jù)教學(xué)環(huán)節(jié)細(xì)分，如“JH”表示教學(xué)計(jì)劃，“KB”表示課程標(biāo)準(zhǔn)，“AJ”表示教案等?？蒲形募悇e代碼：“KY”后根據(jù)科研項(xiàng)目階段或成果類型細(xì)分，如“SB”表示申報(bào)書，“BG”表示報(bào)告，“LW”表示論文等。黨群文件類別代碼：“DQ”后根據(jù)黨群組織工作內(nèi)容細(xì)分，如“GW”表示黨委工作文件，“TW”表示團(tuán)委工作文件等。其他文件類別代碼：“QT”后根據(jù)文件具體性質(zhì)細(xì)分，如“JY”表示會(huì)議紀(jì)要，“HT”表示合同協(xié)議等。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)明確主題、目的、依據(jù)和主要內(nèi)容，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，應(yīng)由牽頭部門會(huì)同相關(guān)部門共同起草，確保文件內(nèi)容全面、協(xié)調(diào)一致。3.起草人應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分調(diào)研和分析，保證文件的科學(xué)性和可行性。（二）審核1.初審文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否與學(xué)院整體工作目標(biāo)一致，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件首頁(yè)簽署初審意見，并注明日期。2.復(fù)審初審?fù)ㄟ^(guò)的文件，提交學(xué)院辦公室進(jìn)行復(fù)審。學(xué)院辦公室主要審核文件的行文格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合規(guī)范，是否需要進(jìn)行修改完善。復(fù)審過(guò)程中，學(xué)院辦公室可根據(jù)需要征求其他部門意見，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、全面。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人在文件上簽署復(fù)審意見，并注明日期。3.終審復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的文件，根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，提交學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核文件的政策導(dǎo)向、重要決策、涉及重大事項(xiàng)等方面是否合規(guī)、合理，是否符合學(xué)院發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況。終審?fù)ㄟ^(guò)后，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽署終審意見，并注明日期。對(duì)于需經(jīng)學(xué)院黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)等會(huì)議審議通過(guò)的文件，應(yīng)按照相應(yīng)程序辦理。四、文件發(fā)布與傳達(dá)（一）發(fā)布1.經(jīng)終審?fù)ㄟ^(guò)的文件，由學(xué)院辦公室按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、編號(hào)，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)確定發(fā)布范圍和方式。2.行政文件、黨群文件等重要文件一般通過(guò)學(xué)院辦公系統(tǒng)發(fā)布，并在學(xué)院公告欄進(jìn)行張貼公示；教學(xué)文件、科研文件等專業(yè)性較強(qiáng)的文件，可根據(jù)需要在相關(guān)教學(xué)、科研平臺(tái)或內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布。3.對(duì)于需印發(fā)紙質(zhì)文件的，學(xué)院辦公室應(yīng)按照規(guī)定份數(shù)進(jìn)行印制，確保文件質(zhì)量清晰、格式統(tǒng)一。印制完成后，加蓋學(xué)院公章，并按照文件發(fā)布范圍進(jìn)行分發(fā)。（二）傳達(dá)1.文件發(fā)布后，學(xué)院辦公室應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行傳達(dá)學(xué)習(xí)。各部門應(yīng)組織本部門人員認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)文件精神，并將文件要求落實(shí)到具體工作中。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，學(xué)院辦公室應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同做好傳達(dá)工作，確保文件傳達(dá)無(wú)遺漏、無(wú)死角。3.在傳達(dá)文件過(guò)程中，如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步解釋的，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)與文件起草部門或?qū)W院辦公室溝通聯(lián)系，確保準(zhǔn)確理解文件精神。五、文件存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件：學(xué)院設(shè)立專門的文件檔案室，按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。對(duì)于重要文件和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)采用專柜存儲(chǔ)，確保文件安全、完整。2.電子文件：建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)各類電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的分類方式進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立索引目錄，便于查詢和檢索。（二）保管期限1.永久保管：涉及學(xué)院重大決策、重要?dú)v史資料、長(zhǎng)期有效的規(guī)章制度等文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)文件可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于規(guī)定年限。3.保管期限的確定和調(diào)整：文件保管期限由學(xué)院辦公室會(huì)同相關(guān)部門根據(jù)文件內(nèi)容和歷史價(jià)值進(jìn)行初步確定，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對(duì)于保管期限屆滿的文件，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保文件安全。2.定期對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行清點(diǎn)、整理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。3.對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，確保電子文件的完整性和可用性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)院辦公室辦理查閱手續(xù)。2.學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人填寫的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的文件，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱等信息。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)制、拍照等操作。如需復(fù)制文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.涉及學(xué)院機(jī)密、敏感信息的文件，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還學(xué)院辦公室，由工作人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（二）借閱1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向?qū)W院辦公室提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期間如發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。借閱完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將文件歸還學(xué)院辦公室，由工作人員進(jìn)行檢查和簽收。七、文件清理與銷毀（一）清理1.學(xué)院辦公室應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，檢查文件的保管期限是否屆滿，文件內(nèi)容是否仍有保存價(jià)值等。2.對(duì)于保管期限屆滿且已無(wú)保存價(jià)值的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理登記，填寫《文件清理登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、清理原因等信息。（二）銷毀1.文件清理登記完成后，由學(xué)院辦公室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)擬銷毀的文件進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、歷史價(jià)值等因素，確定文件是否確實(shí)已無(wú)保存必要。2.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的文件，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)文件一般采用粉碎