小學(xué)資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校指定的專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用等工作，確保資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類(lèi)分級(jí)管理原則根據(jù)資料的性質(zhì)、來(lái)源、用途等因素，對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，明確不同類(lèi)別和級(jí)別的資料管理要求和流程，便于資料的查找、使用和維護(hù)。3.安全保密原則加強(qiáng)資料的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保資料不被泄露、篡改或丟失。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的資料，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校保密制度進(jìn)行管理。4.方便利用原則資料管理工作應(yīng)充分考慮資料的利用需求，優(yōu)化資料的存儲(chǔ)和檢索方式，提高資料的利用效率，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供有力支持。二、資料分類(lèi)與編號(hào)（一）資料分類(lèi)本校資料主要分為以下幾類(lèi)：1.教學(xué)資料課程標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)家和地方教育行政部門(mén)頒發(fā)的各學(xué)科課程標(biāo)準(zhǔn)。教材教案：本校使用的各類(lèi)教材、教師編寫(xiě)的教案、教學(xué)計(jì)劃等。教學(xué)課件：教師制作的用于課堂教學(xué)的電子課件。教學(xué)案例：教師在教學(xué)過(guò)程中形成的典型教學(xué)案例。學(xué)生作業(yè)：學(xué)生完成的課堂作業(yè)、課后作業(yè)、考試試卷等。2.科研資料課題研究資料：學(xué)校承擔(dān)的各級(jí)各類(lèi)課題研究過(guò)程中形成的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究方案、開(kāi)題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。學(xué)術(shù)論文：本校教師發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、著作等?？蒲谐晒簩W(xué)校及教師取得的科研成果證書(shū)、專(zhuān)利等。3.行政管理資料學(xué)校文件：學(xué)校發(fā)布的各類(lèi)文件、通知、決定等。會(huì)議紀(jì)要：學(xué)校召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的紀(jì)要。工作計(jì)劃與總結(jié)：學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科的工作計(jì)劃、總結(jié)等。人事檔案：教職工的個(gè)人檔案，包括入職登記表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、考核評(píng)價(jià)材料等。財(cái)務(wù)資料：學(xué)校的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。4.學(xué)生管理資料學(xué)生檔案：學(xué)生的個(gè)人基本信息、學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料等。班級(jí)管理資料：班主任工作手冊(cè)、班級(jí)規(guī)章制度、班級(jí)活動(dòng)記錄等。學(xué)生獎(jiǎng)懲資料：學(xué)生獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、違紀(jì)處分決定等。5.其他資料學(xué)校宣傳資料：學(xué)校的宣傳冊(cè)、宣傳片、校報(bào)等。對(duì)外交流資料：學(xué)校與國(guó)內(nèi)外其他學(xué)校、機(jī)構(gòu)開(kāi)展交流活動(dòng)形成的資料。其他臨時(shí)性資料：學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的不屬于以上分類(lèi)的其他資料。（二）資料編號(hào)為了便于資料的管理和檢索，對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)資料編號(hào)由字母和數(shù)字組成，共[X]位。其中，前[X1]位為資料類(lèi)別代碼，中間[X2]位為年份代碼，后[X3]位為順序號(hào)。2.類(lèi)別代碼根據(jù)資料分類(lèi)，分別賦予不同的類(lèi)別代碼，具體如下：教學(xué)資料：JX科研資料：KY行政管理資料：XZ學(xué)生管理資料：XS其他資料：QT3.年份代碼采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字。例如，2023年的年份代碼為23。4.順序號(hào)按照資料形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的教學(xué)課件，其編號(hào)為JX23001；一份2022年的課題研究立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)，編號(hào)為KY22001。三、資料收集（一）收集職責(zé)1.各部門(mén)職責(zé)教學(xué)部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)教師的教學(xué)資料，包括課程標(biāo)準(zhǔn)、教材教案、教學(xué)課件、教學(xué)案例、學(xué)生作業(yè)等?？蒲胁块T(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)校的科研資料，包括課題研究資料、學(xué)術(shù)論文、科研成果等。行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)校的行政管理資料，包括學(xué)校文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)資料等。學(xué)生管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)生管理資料，包括學(xué)生檔案、班級(jí)管理資料、學(xué)生獎(jiǎng)懲資料等。其他部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作中形成的相關(guān)資料，如學(xué)校宣傳資料、對(duì)外交流資料等。2.資料提供者職責(zé)本校教職工應(yīng)按照學(xué)校要求，及時(shí)將本人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的資料提交給相關(guān)部門(mén)。學(xué)生應(yīng)按照學(xué)校和教師的要求，按時(shí)完成并提交作業(yè)、考試試卷等資料。（二）收集時(shí)間1.定期收集各部門(mén)應(yīng)定期收集本部門(mén)的資料，一般每月或每季度進(jìn)行一次。具體收集時(shí)間由各部門(mén)自行確定，并報(bào)學(xué)校資料管理部門(mén)備案。2.不定期收集對(duì)于臨時(shí)性工作或突發(fā)事件形成的資料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集，并在事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交給學(xué)校資料管理部門(mén)。（三）收集要求1.完整性收集的資料應(yīng)齊全完整，包括資料的正文、附件、相關(guān)說(shuō)明等。2.準(zhǔn)確性資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，文字表述清晰。3.規(guī)范性資料格式應(yīng)符合學(xué)校統(tǒng)一要求，如字體、字號(hào)、排版等。對(duì)于電子資料，應(yīng)確保格式正確，能夠正常打開(kāi)和閱讀。4.及時(shí)性資料提供者應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)提交資料，確保資料收集工作的順利進(jìn)行。四、資料整理（一）整理原則1.真實(shí)性原則整理資料應(yīng)保持其原始面貌，不得擅自修改或偽造資料內(nèi)容。2.系統(tǒng)性原則按照資料的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，使其條理清晰，便于查找和使用。3.規(guī)范性原則資料整理應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的管理要求，做到格式規(guī)范、標(biāo)識(shí)統(tǒng)一。（二）整理方法1.分類(lèi)整理根據(jù)資料的類(lèi)別，將收集到的資料分別進(jìn)行整理。例如，教學(xué)資料按照課程標(biāo)準(zhǔn)、教材教案、教學(xué)課件等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)；科研資料按照課題研究資料、學(xué)術(shù)論文、科研成果等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)標(biāo)注在每份資料上標(biāo)注其編號(hào)，確保編號(hào)與資料內(nèi)容一致。對(duì)于電子資料，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)編號(hào)信息。3.裝訂歸檔對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，如按照資料編號(hào)從小到大、時(shí)間先后順序等。裝訂時(shí)應(yīng)確保資料牢固、整齊，便于翻閱。對(duì)于電子資料，應(yīng)按照分類(lèi)建立文件夾，將相關(guān)資料存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中，并建立索引目錄，方便查找。（三）整理流程1.初審資料收集部門(mén)對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)通知資料提供者進(jìn)行補(bǔ)充或修改。2.整理資料收集部門(mén)按照整理原則和方法，對(duì)初審合格的資料進(jìn)行分類(lèi)整理、編號(hào)標(biāo)注和裝訂歸檔。3.復(fù)審學(xué)校資料管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)整理好的資料進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)檢查資料整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。對(duì)于復(fù)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。4.歸檔經(jīng)過(guò)復(fù)審合格的資料，由學(xué)校資料管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔保存。五、資料存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案盒或檔案柜進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明資料類(lèi)別、年份、編號(hào)等信息，便于查找。2.電子存儲(chǔ)本校建立電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)各類(lèi)電子資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)。電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能，確保資料的安全性和完整性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境紙質(zhì)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子存儲(chǔ)環(huán)境電子資料存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)放置在安全可靠的機(jī)房?jī)?nèi)，配備必要的消防、防雷、防靜電等設(shè)施。機(jī)房應(yīng)保持溫度和濕度穩(wěn)定，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保服務(wù)器正常運(yùn)行。（三）存儲(chǔ)期限1.教學(xué)資料教學(xué)資料中的課程標(biāo)準(zhǔn)、教材教案等長(zhǎng)期保存；教學(xué)課件、教學(xué)案例等保存期限為[X]年；學(xué)生作業(yè)保存期限為[X]年。2.科研資料課題研究資料、學(xué)術(shù)論文、科研成果等長(zhǎng)期保存。3.行政管理資料學(xué)校文件、會(huì)議紀(jì)要等保存期限為[X]年；工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)資料等長(zhǎng)期保存。4.學(xué)生管理資料學(xué)生檔案、班級(jí)管理資料等長(zhǎng)期保存；學(xué)生獎(jiǎng)懲資料保存期限為[X]年。5.其他資料學(xué)校宣傳資料、對(duì)外交流資料等保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于[X]年。存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)學(xué)校資料管理部門(mén)審核，確無(wú)保存價(jià)值的資料，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、資料保管（一）保管職責(zé)學(xué)校資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)資料的保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料的日常管理和維護(hù)。資料保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守資料管理規(guī)定，確保資料的安全。（二）保管措施1.安全防護(hù)加強(qiáng)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。對(duì)紙質(zhì)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。2.保密管理嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的資料，采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施，防止資料泄露。資料保管人員應(yīng)與學(xué)校簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.定期檢查資料保管人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查，查看資料是否完好無(wú)損，存儲(chǔ)環(huán)境是否正常。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.備份管理對(duì)電子資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。七、資料利用（一）利用范圍本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱學(xué)校資料。學(xué)生因?qū)W習(xí)需要，可在教師指導(dǎo)下查閱相關(guān)教學(xué)資料。校外單位或個(gè)人因工作需要查閱本校資料的，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.查閱流程本校教職工查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的類(lèi)別、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校資料管理部門(mén)查閱。學(xué)生查閱教學(xué)資料時(shí)，應(yīng)在教師的帶領(lǐng)下，到學(xué)校資料管理部門(mén)查閱，并填寫(xiě)《學(xué)生資料查閱登記表》。校外單位或個(gè)人查閱本校資料時(shí)，應(yīng)提前向?qū)W校資料管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在資料管理部門(mén)工作人員的陪同下進(jìn)行，并填寫(xiě)《校外單位或個(gè)人資料查閱登記表》。2.借閱流程本校教職工借閱資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的類(lèi)別、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校資料管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。資料借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改資料內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向?qū)W校資料管理部門(mén)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。校外單位或個(gè)人原則上不得借閱本校資料，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供相應(yīng)的擔(dān)保。借閱期限和賠償規(guī)定按照本校教職工借閱要求執(zhí)行。（三）利用記錄學(xué)校資料管理部門(mén)應(yīng)建立資料利用記錄臺(tái)賬，對(duì)資料的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員、資料類(lèi)別和編號(hào)、查閱或借閱目的、歸還時(shí)間等信息。資料利用記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。八、資料銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍對(duì)于存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)、確無(wú)保存價(jià)值或因其他原因需要銷(xiāo)毀的資料，由學(xué)校資料管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)資料銷(xiāo)毀對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在學(xué)校資料管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保資料徹底銷(xiāo)毀。2.電子資料銷(xiāo)毀對(duì)于電子資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人員、資料類(lèi)別和編號(hào)等信息。（三）銷(xiāo)毀記錄學(xué)校資料管理部門(mén)應(yīng)建立資料銷(xiāo)毀記錄臺(tái)賬，對(duì)資料的銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員、資料類(lèi)別和編號(hào)等信息。資料銷(xiāo)毀記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)學(xué)校設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)本校資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)、資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)代表組成。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集情況檢查各部門(mén)是否按照規(guī)定的時(shí)間和要求收集資料，資料收集是否完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.資料整理情況檢查資料整理是否符合分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，是否規(guī)范、系統(tǒng)，資料內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確。3.資料存儲(chǔ)情況檢查資料存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，資料存儲(chǔ)方式是否安全可靠，資料備份是否及時(shí)、有效。4.資料保管情況檢查資料保管人員是否履行職責(zé)，資料保管措施是否落實(shí)到位，資料是否安全無(wú)損。5.資料利用情況檢查資料利用流程是否規(guī)范，資料利用記錄是否完整，借閱人員是否妥善保管借閱資料。（三）檢查方式1.定期檢查學(xué)校資料管理監(jiān)督小組定期對(duì)本校資料管理工作進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期抽查監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門(mén)資料管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查資料管理中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問(wèn)題。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，并