外部供方管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)外部供方的管理，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)符合規(guī)定要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有與外部供方發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門和環(huán)節(jié)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)外包等各類采購(gòu)活動(dòng)。（三）術(shù)語(yǔ)和定義1.外部供方：指為公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的外部供應(yīng)商、承包商、服務(wù)商等組織或個(gè)人。2.采購(gòu)產(chǎn)品：包括原材料、零部件、成品、半成品、設(shè)備、工具、辦公用品、軟件、服務(wù)等各類用于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的物品和服務(wù)。3.合格供方：經(jīng)公司評(píng)估、審核，滿足公司采購(gòu)要求，被列入合格供方名錄的外部供方。（四）管理原則1.公平公正原則：在選擇、評(píng)價(jià)和管理外部供方過(guò)程中，遵循公平公正的原則，確保所有符合條件的供方都有機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不偏袒任何一方。2.擇優(yōu)選擇原則：優(yōu)先選擇產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨期準(zhǔn)時(shí)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、信譽(yù)良好的供方，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.動(dòng)態(tài)管理原則：對(duì)外部供方進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期評(píng)估和審核，根據(jù)供方的表現(xiàn)及時(shí)調(diào)整合作策略，確保供方持續(xù)滿足公司要求。4.互利共贏原則：與外部供方建立互利共贏的合作關(guān)系，共同促進(jìn)公司和供方的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇和確定外部供方，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。2.組織對(duì)外部供方的評(píng)價(jià)和審核工作，建立和維護(hù)合格供方名錄。3.協(xié)調(diào)與外部供方的溝通和聯(lián)絡(luò)，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。（二）質(zhì)量部門1.參與對(duì)外部供方的質(zhì)量能力評(píng)估，制定質(zhì)量控制要求和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)證工作，對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行處理和反饋。3.協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)質(zhì)量問(wèn)題嚴(yán)重的供方進(jìn)行整改和淘汰。（三）技術(shù)部門1.提供采購(gòu)產(chǎn)品的技術(shù)要求和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，參與對(duì)外部供方的技術(shù)能力評(píng)估。2.協(xié)助解決采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題，對(duì)新產(chǎn)品、新技術(shù)的采購(gòu)提供技術(shù)支持。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的付款條款，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況。2.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制建議。（五）其他部門1.根據(jù)本部門需求，配合采購(gòu)部門提供采購(gòu)產(chǎn)品的相關(guān)信息和要求。2.參與對(duì)外部供方的評(píng)價(jià)和審核工作，反饋使用過(guò)程中的意見(jiàn)和建議。三、外部供方的選擇與評(píng)價(jià)（一）供方選擇的基本條件1.具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和營(yíng)業(yè)執(zhí)照，具備相關(guān)行業(yè)的生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書(shū)等。2.具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄和債務(wù)糾紛。3.具備滿足公司采購(gòu)要求的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量保證能力。4.具有完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的需求和處理問(wèn)題。（二）供方評(píng)價(jià)的內(nèi)容1.質(zhì)量能力：包括質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、檢測(cè)設(shè)備、人員素質(zhì)等方面，評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。2.價(jià)格水平：比較不同供方的報(bào)價(jià)，評(píng)估其價(jià)格的合理性和競(jìng)爭(zhēng)力。3.交貨能力：考察供方的生產(chǎn)計(jì)劃安排、物流配送能力等，確保能夠按時(shí)交貨。4.服務(wù)水平：了解供方的售前、售中、售后服務(wù)質(zhì)量，如技術(shù)支持、培訓(xùn)、維修等。5.環(huán)保要求：評(píng)估供方在生產(chǎn)過(guò)程中是否符合國(guó)家環(huán)保法規(guī)和公司的環(huán)保要求。6.其他方面：如供方的創(chuàng)新能力、發(fā)展?jié)摿?、合作意愿等。（三）供方評(píng)價(jià)的方法1.問(wèn)卷調(diào)查：向潛在供方發(fā)放問(wèn)卷，了解其基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量控制等方面的信息。2.實(shí)地考察：對(duì)重要的潛在供方進(jìn)行實(shí)地考察，查看其生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系等。3.樣品檢驗(yàn)：要求潛在供方提供樣品，進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和測(cè)試，評(píng)估其產(chǎn)品質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)分析：收集和分析潛在供方的歷史業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)，如交貨及時(shí)率、產(chǎn)品合格率、客戶投訴率等。5.同行評(píng)價(jià)：咨詢同行業(yè)其他企業(yè)對(duì)潛在供方的評(píng)價(jià)和意見(jiàn)。（四）供方評(píng)價(jià)的流程1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求，尋找潛在供方，并收集其相關(guān)信息。2.采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)潛在供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《供方評(píng)價(jià)表》。3.評(píng)價(jià)結(jié)果匯總后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，確定合格供方名單。4.將合格供方名單提交公司管理層審批，批準(zhǔn)后列入合格供方名錄。（五）合格供方名錄的管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合格供方名錄，定期更新名錄信息。2.對(duì)不再滿足公司要求的供方，及時(shí)從合格供方名錄中刪除。3.合格供方名錄應(yīng)向公司內(nèi)部相關(guān)部門公開(kāi)，以便各部門在采購(gòu)時(shí)參考。四、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門應(yīng)在確定合格供方后，與供方簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問(wèn)審核，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供方溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.供方應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式交付產(chǎn)品，并提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件和售后服務(wù)。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量等問(wèn)題，應(yīng)按照合同約定及時(shí)處理，并向供方反饋。（三）合同變更1.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)與供方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，確保變更后的合同合法有效。3.合同變更協(xié)議簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核，涉及金額較大或重要條款變更的，應(yīng)報(bào)公司管理層審批。（四）合同終止1.采購(gòu)合同履行完畢后，合同自然終止。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)下列情況之一，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知供方終止合同：供方嚴(yán)重違反合同約定，經(jīng)多次溝通仍未整改的；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行的；公司因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再需要采購(gòu)該產(chǎn)品或服務(wù)的。3.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方的權(quán)益得到保障。五、采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量控制（一）質(zhì)量要求的明確1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，向供方明確采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量要求，包括產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、性能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.質(zhì)量要求應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的質(zhì)量控制文件要求。3.對(duì)于新產(chǎn)品、新技術(shù)的采購(gòu)，采購(gòu)部門應(yīng)與技術(shù)部門共同確定質(zhì)量要求，并向供方進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。（二）進(jìn)貨檢驗(yàn)1.采購(gòu)產(chǎn)品到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)。2.進(jìn)貨檢驗(yàn)的內(nèi)容包括外觀檢查、尺寸測(cè)量、性能測(cè)試、質(zhì)量證明文件審核等。3.對(duì)于重要的采購(gòu)產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)進(jìn)行抽檢或全檢；對(duì)于一般的采購(gòu)產(chǎn)品，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行抽檢。（三）不合格品處理1.經(jīng)檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)產(chǎn)品不合格時(shí)，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)填寫《不合格品報(bào)告》，并通知采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)不合格品的情況，與供方協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等。3.供方應(yīng)按照協(xié)商結(jié)果及時(shí)處理不合格品，并采取措施防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。4.對(duì)于因不合格品導(dǎo)致的損失，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定向供方索賠。（四）質(zhì)量改進(jìn)1.采購(gòu)部門和質(zhì)量部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出質(zhì)量問(wèn)題的原因和規(guī)律。2.針對(duì)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)與供方共同制定質(zhì)量改進(jìn)措施，并跟蹤措施的實(shí)施效果。3.通過(guò)質(zhì)量改進(jìn)，不斷提高采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量水平，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。六、外部供方的日常管理（一）溝通與協(xié)調(diào)1.采購(gòu)部門應(yīng)與外部供方保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供方的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨進(jìn)度等信息。2.建立定期的溝通會(huì)議制度，與供方共同商討解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)雙方的工作安排。3.對(duì)于緊急訂單或特殊需求，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供方溝通，確保供方能夠及時(shí)響應(yīng)并滿足公司要求。（二）業(yè)績(jī)考核1.采購(gòu)部門應(yīng)建立外部供方業(yè)績(jī)考核制度，定期對(duì)供方的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.業(yè)績(jī)考核的內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量、合作配合等方面。3.根據(jù)業(yè)績(jī)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供方給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供方進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）培訓(xùn)與支持1.對(duì)于重要的外部供方，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)需要組織相關(guān)培訓(xùn)，幫助供方了解公司的質(zhì)量要求、生產(chǎn)工藝、管理規(guī)范等，提高供方的合作能力和水平。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)向供方提供必要的技術(shù)支持和信息反饋，協(xié)助供方改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。3.鼓勵(lì)供方開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，共同推動(dòng)公司和供方的發(fā)展。（四）風(fēng)險(xiǎn)管理1.采購(gòu)部門應(yīng)識(shí)別