國資檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司國有資產(chǎn)檔案管理，確保國有資產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國有資產(chǎn)管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各子公司國有資產(chǎn)檔案的管理。（三）定義1.國有資產(chǎn)檔案：指公司在國有資產(chǎn)的形成、使用、處置等過程中直接形成的，對(duì)國家和公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：指各部門、各子公司按照規(guī)定，將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料定期移交檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)全公司國有資產(chǎn)檔案管理工作，各部門、各子公司負(fù)責(zé)本部門、本單位國有資產(chǎn)檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。確保國有資產(chǎn)檔案的齊全完整、準(zhǔn)確可靠，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和安全性，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。以方便公司各項(xiàng)工作對(duì)國有資產(chǎn)檔案的查閱和利用為出發(fā)點(diǎn)，合理整理和保管檔案，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司國有資產(chǎn)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全公司國有資產(chǎn)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理公司重要國有資產(chǎn)檔案，接收各部門、各子公司移交的國有資產(chǎn)檔案，并進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。4.組織開展國有資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門、各子公司職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位國有資產(chǎn)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度，做好本部門、本單位國有資產(chǎn)文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.定期向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的國有資產(chǎn)檔案，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合公司檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)本部門、本單位國有資產(chǎn)檔案的日常管理工作，包括文件材料的收集、整理、歸檔、保管和利用等。3.對(duì)所保管的國有資產(chǎn)檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.積極參加公司組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定、登記、評(píng)估、處置等過程中形成的文件材料，如產(chǎn)權(quán)界定報(bào)告、產(chǎn)權(quán)登記表、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、資產(chǎn)處置批復(fù)等。2.國有資產(chǎn)購置、建造、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料，如采購合同、工程建設(shè)資料、設(shè)備驗(yàn)收單、固定資產(chǎn)卡片等。3.國有資產(chǎn)清查、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)等工作中形成的文件材料，如清查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.其他與國有資產(chǎn)管理相關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、決策文件、規(guī)章制度等。（二）收集要求1.各部門、各子公司應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集范圍、收集時(shí)間和責(zé)任人，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)在國有資產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各種文件材料，應(yīng)做到隨辦隨收，及時(shí)整理，不得積壓。3.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類。按照國有資產(chǎn)的類別、管理環(huán)節(jié)等進(jìn)行分類，如固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等類別，購置、使用、處置等環(huán)節(jié)。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案編制統(tǒng)一的編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂。對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目，便于查閱。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門、各子公司應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的國有資產(chǎn)檔案整理完畢，向公司檔案管理部門移交。（二）歸檔手續(xù)1.移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字蓋章。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限國有資產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定、登記、評(píng)估、處置等重要文件材料，以及公司認(rèn)為需要永久保存的其他檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年，主要包括國有資產(chǎn)購置、建造、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)形成的重要文件材料。3.短期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年，一般為國有資產(chǎn)清查、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)等工作中形成的一般性文件材料。（三）檔案保管要求1.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案被盜、被篡改、被泄露等情況發(fā)生。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門、各子公司因工作需要，可查閱利用國有資產(chǎn)檔案。外單位查閱利用公司國有資產(chǎn)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息，以便統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀手續(xù)1.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的真實(shí)性和合法性。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在登記表上簽字。3.檔案銷毀清冊(cè)和檔案銷毀登記表應(yīng)永久保存。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司國有資產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)國有資產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和安全管理等工作。3.加強(qiáng)檔案信息化設(shè)備的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，采取安全防護(hù)措施，防止電子檔案信息泄露、被篡改等情況發(fā)生。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全公司國有資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各部門、各子公司應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門每年定期對(duì)各部門、各子公司國有資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對(duì)各部門、各子公司檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查。針對(duì)國