在外打印管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司在外打印活動，確保打印工作的高效、安全、合規(guī)，保障公司信息安全和利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因工作需要在外進(jìn)行打印的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保打印活動合法合規(guī)。2.安全性原則：保障公司信息在打印過程中的安全，防止信息泄露。3.效率性原則：在確保質(zhì)量和安全的前提下，提高打印工作效率，滿足工作需求。4.經(jīng)濟性原則：合理控制打印成本，實現(xiàn)資源的有效利用。二、打印申請與審批（一）申請流程1.員工如需在外打印文件，應(yīng)提前填寫《在外打印申請表》，詳細(xì)注明打印的文件名稱、內(nèi)容、數(shù)量、用途、預(yù)計打印時間及預(yù)計費用等信息。2.將填寫完整的申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際需求，對申請進(jìn)行認(rèn)真審核。對于與工作相關(guān)且必要的打印申請，予以批準(zhǔn)；對于不必要或可通過內(nèi)部資源解決的申請，應(yīng)提出修改意見或不予批準(zhǔn)。2.涉及公司機密文件的打印申請，需經(jīng)公司保密管理部門審批通過后方可進(jìn)行。（三）審批權(quán)限1.一般文件的打印申請，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要文件或涉及較大金額的打印申請，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.機密文件的打印申請，由公司保密管理部門負(fù)責(zé)人審批，并報公司主要領(lǐng)導(dǎo)備案。三、打印服務(wù)商選擇與管理（一）服務(wù)商選擇1.公司建立合格打印服務(wù)商名錄，由行政部門負(fù)責(zé)定期收集、篩選和更新。2.選擇打印服務(wù)商時，應(yīng)綜合考慮其服務(wù)質(zhì)量、價格水平、信譽度、設(shè)備狀況、安全保障能力等因素。3.優(yōu)先選擇具有良好口碑、能夠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)且價格合理的服務(wù)商。對于新的服務(wù)商，需進(jìn)行實地考察和評估，確保其符合公司要求。（二）合同簽訂1.與選定的打印服務(wù)商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、保密條款、違約責(zé)任等。2.合同簽訂前，應(yīng)提交法律合規(guī)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。（三）服務(wù)商管理1.行政部門負(fù)責(zé)對打印服務(wù)商進(jìn)行日常管理和監(jiān)督，定期評估其服務(wù)質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改要求。2.建立服務(wù)商考核機制，根據(jù)服務(wù)質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性等指標(biāo)對服務(wù)商進(jìn)行考核評分，對于考核不合格的服務(wù)商，應(yīng)及時終止合作。3.要求服務(wù)商建立健全安全管理制度，采取必要的安全措施，保障公司信息安全。如因服務(wù)商原因?qū)е鹿拘畔⑿孤痘蚱渌麚p失，服務(wù)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。四、打印過程管理（一）文件交接1.員工應(yīng)將需打印的文件電子版本按照規(guī)定格式整理好，確保文件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。2.在將文件交給打印服務(wù)商時，應(yīng)填寫《文件交接清單》，詳細(xì)記錄文件名稱、數(shù)量、交接時間等信息，并雙方簽字確認(rèn)。（二）打印要求1.員工應(yīng)明確告知打印服務(wù)商文件的打印要求，如紙張規(guī)格、顏色模式、裝訂方式等，確保打印效果符合工作需求。2.對于有特殊格式或排版要求的文件，應(yīng)提前與服務(wù)商溝通，確保能夠正確打印。（三）進(jìn)度跟蹤1.行政部門負(fù)責(zé)對打印工作進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時掌握打印情況。對于預(yù)計時間較長的打印任務(wù)，應(yīng)定期與服務(wù)商溝通，了解進(jìn)展情況。2.如發(fā)現(xiàn)打印進(jìn)度延誤或出現(xiàn)其他問題，應(yīng)及時與服務(wù)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）質(zhì)量檢查1.打印完成后，員工應(yīng)按照打印要求對打印文件進(jìn)行質(zhì)量檢查。如發(fā)現(xiàn)打印質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時與服務(wù)商聯(lián)系，要求其重新打印或進(jìn)行整改。2.對于重要文件或批量打印的文件，可抽取一定比例進(jìn)行抽檢，確保整體打印質(zhì)量。五、費用管理（一）費用預(yù)算1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實際需求，合理編制在外打印費用預(yù)算，并納入部門年度預(yù)算管理。2.費用預(yù)算應(yīng)明確各項打印費用的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保費用合理、可控。（二）費用報銷1.員工在外打印費用報銷時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，并附上《在外打印申請表》和《文件交接清單》。2.報銷費用應(yīng)與申請審批的金額一致，如因特殊情況超出預(yù)算，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對報銷費用進(jìn)行審核，對于不符合規(guī)定的報銷申請，不予報銷。六、信息安全管理（一）保密措施1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對需打印的文件進(jìn)行保密，不得隨意透露文件內(nèi)容。2.要求打印服務(wù)商采取保密措施，如對存儲設(shè)備進(jìn)行加密、限制訪問權(quán)限等，防止公司信息泄露。3.在文件打印過程中，應(yīng)盡量減少不必要的人員接觸，確保信息安全。（二）數(shù)據(jù)備份1.對于重要文件的打印，應(yīng)要求服務(wù)商在打印完成后及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)返還給公司。2.公司應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份管理制度，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工或打印服務(wù)商違反信息安全規(guī)定，導(dǎo)致公司信息泄露或其他損失，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.涉及違法犯罪行為的，將依法追究其法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對公司在外打印管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.定期對各部門在外打印情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估管理辦法的實施效果，為進(jìn)一步完善管理提供依據(jù)。（二）審計監(jiān)督1.公司審計部門負(fù)責(zé)對在外打印費用的使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查費用支出的合理性、合規(guī)性。2.對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。八、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司行