縣志資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)縣志資料的科學(xué)管理，確?？h志資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮縣志資料在存史、資政、育人等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本縣行政區(qū)域內(nèi)涉及縣志編纂相關(guān)資料的收集、整理、保管、利用等活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理等相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保縣志資料管理工作合法合規(guī)。2.全面系統(tǒng)原則：全面收集本縣各個領(lǐng)域、各個時期的相關(guān)資料，保證資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對縣志資料進(jìn)行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：采取有效措施確?？h志資料的安全，防止資料丟失、損壞和泄露，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料嚴(yán)格保密。二、資料收集（一）收集范圍1.歷史文獻(xiàn)資料：包括本縣歷代編纂的各類志書、年鑒、政書、史書、族譜、碑刻、檔案、文書等。2.當(dāng)代資料：涵蓋本縣政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生態(tài)文明等各個方面的現(xiàn)行文件、統(tǒng)計報表、會議記錄、調(diào)研報告、新聞報道、圖片影像、實物資料等。3.口述資料：通過采訪本縣歷史見證者、親歷者以及相關(guān)專家學(xué)者等獲取的口碑資料，包括回憶文章、訪談記錄等。（二）收集渠道1.檔案部門：與縣檔案局（館）建立緊密合作關(guān)系，獲取館藏的各類歷史檔案資料。2.縣直各部門：明確各部門在縣志資料收集工作中的職責(zé)，要求其定期整理并報送本部門形成的相關(guān)資料。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）負(fù)責(zé)收集本轄區(qū)內(nèi)的資料，并及時上報。4.社會組織與個人：鼓勵社會組織、民間團(tuán)體以及個人主動捐贈或提供與本縣歷史文化相關(guān)的資料。5.網(wǎng)絡(luò)資源：利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，收集有關(guān)本縣的網(wǎng)絡(luò)信息資源，如地方網(wǎng)站、社交媒體群組、電子數(shù)據(jù)庫等，但需確保信息來源可靠、真實。（三）收集要求1.真實性：所收集的資料必須真實可靠，能夠客觀反映本縣歷史和現(xiàn)狀。對資料的來源、形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行嚴(yán)格核實，杜絕虛假信息。2.完整性：盡可能全面收集相關(guān)資料，避免遺漏重要信息。對于同一事件或主題的資料，要收集不同角度、不同層面的內(nèi)容，確保資料的完整性。3.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實、表述等要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。對模糊不清或存在疑問的資料，要進(jìn)一步查證核實。4.及時性：及時跟蹤本縣各項工作動態(tài)，適時收集新產(chǎn)生的資料，確保資料的時效性。三、資料整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照歷史時期分類：分為古代、近代、現(xiàn)代、當(dāng)代等不同歷史階段，以便清晰展現(xiàn)本縣發(fā)展脈絡(luò)。2.按照行業(yè)領(lǐng)域分類：涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技、衛(wèi)生、體育、民政、民族宗教、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)境保護(hù)等各個行業(yè)，便于深入研究本縣各領(lǐng)域發(fā)展情況。3.按照資料載體分類：分為紙質(zhì)資料、電子資料、實物資料、影像資料等，針對不同載體特點進(jìn)行整理。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料裝訂：對零散的紙質(zhì)資料進(jìn)行分類裝訂，確保整齊、牢固。編目：編制資料目錄，注明資料名稱、來源、形成時間、保管期限等信息，便于查找和管理。編號：為每一份紙質(zhì)資料賦予唯一的編號，建立編號與目錄的對應(yīng)關(guān)系。2.電子資料格式轉(zhuǎn)換：將不同格式的電子資料統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為便于存儲和管理的格式，如PDF、DOCX等。命名規(guī)范：按照一定的命名規(guī)則對電子資料進(jìn)行命名，使其文件名能夠準(zhǔn)確反映資料內(nèi)容和屬性。存儲管理：建立電子資料數(shù)據(jù)庫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.實物資料登記造冊：詳細(xì)記錄實物資料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、保存狀況等信息。妥善保管：根據(jù)實物資料的特性，選擇合適的保管方式，如陳列展示、密封保存等，確保實物資料的安全和完整。拍照存檔：對重要實物資料進(jìn)行拍照，留存影像資料，并將照片與實物登記信息關(guān)聯(lián)。4.影像資料剪輯整理：對拍攝的影像資料進(jìn)行剪輯，去除冗余部分，使其內(nèi)容更加精煉、完整。標(biāo)注說明：為影像資料添加文字標(biāo)注，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，增強(qiáng)資料的可讀性。格式統(tǒng)一：將影像資料轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，如MP4等，并按照分類進(jìn)行存儲。（三）整理流程1.初步篩選：對收集到的資料進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無關(guān)或質(zhì)量不高的資料。2.詳細(xì)分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對篩選后的資料進(jìn)行詳細(xì)分類，確定其所屬類別和位置。3.內(nèi)容審核：對整理后的資料內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查資料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行修正。4.匯總編目：將審核通過的資料進(jìn)行匯總，編制統(tǒng)一的目錄，并按照編號順序進(jìn)行排列，形成完整的資料整理成果。四、資料保管（一）保管場所1.檔案庫房：設(shè)立專門的縣志資料檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保資料存儲環(huán)境安全適宜。2.存儲設(shè)備：配備必要的存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、光盤存儲設(shè)備、磁帶庫等，按照資料類別和保管要求進(jìn)行合理存放。（二）保管期限1.短期保管：對于一些時效性較強(qiáng)、參考價值相對較低的資料，保管期限為510年。2.中期保管：具有一定歷史價值和參考意義的資料，保管期限為1030年。3.長期保管：對于反映本縣重大歷史事件、重要發(fā)展階段以及具有重要研究價值的資料，實行長期保管，保管期限為30年以上，直至永久保存。（三）保管措施1.定期檢查：建立資料定期檢查制度，安排專人定期對資料進(jìn)行檢查，查看資料的保存狀況，如是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施處理。2.溫濕度控制：安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房內(nèi)溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃，相對濕度為45%60%），確保資料不受溫濕度變化的影響。3.防蟲防鼠：在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，定期進(jìn)行清理和更換，防止蟲害和鼠害對資料造成破壞。4.安全防護(hù)：安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等安全設(shè)施，加強(qiáng)庫房安全管理，確保資料安全。嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，對進(jìn)入庫房的人員進(jìn)行登記和監(jiān)管。五、資料利用（一）利用范圍1.縣志編纂：為縣志編纂工作提供全面、準(zhǔn)確的資料支持，確保縣志內(nèi)容真實、客觀、完整地反映本縣歷史和現(xiàn)狀。2.學(xué)術(shù)研究：為專家學(xué)者、研究機(jī)構(gòu)等開展本縣歷史文化、社會經(jīng)濟(jì)等方面的學(xué)術(shù)研究提供資料依據(jù)，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流和研究成果轉(zhuǎn)化。3.宣傳教育：通過整理和展示本縣歷史文化資料，開展愛國主義教育、鄉(xiāng)土教育等活動，增強(qiáng)本縣人民的文化認(rèn)同感和歸屬感。4.決策參考：為縣委、縣政府及各部門制定政策、規(guī)劃發(fā)展等提供歷史借鑒和現(xiàn)實參考，提高決策的科學(xué)性和合理性。（二）利用方式1.查閱：設(shè)立專門的資料查閱室，配備必要的查閱設(shè)備，方便利用者查閱縣志資料。利用者需填寫查閱登記表，經(jīng)審核同意后，在查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱。2.借閱：對于確因工作需要借閱縣志資料的單位或個人，需辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時間和保管要求等。借閱者應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供資料復(fù)制服務(wù)。復(fù)制資料應(yīng)注明出處，并按照規(guī)定收取一定的復(fù)制成本費用。4.咨詢服務(wù)：安排專業(yè)人員為利用者提供資料咨詢服務(wù)，解答利用過程中遇到的問題，幫助利用者更好地理解和利用資料。（三）利用管理1.登記備案：對每一次資料利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱資料名稱及數(shù)量、利用時間、歸還情況等信息，建立利用檔案。2.監(jiān)督檢查：定期對資料利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看利用者是否遵守利用規(guī)定，資料是否按時歸還、有無損壞等情況。發(fā)現(xiàn)問題及時督促利用者整改，并采取相應(yīng)的處理措施。3.版權(quán)保護(hù)：在資料利用過程中，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)版權(quán)法律法規(guī)，保護(hù)資料提供者的知識產(chǎn)權(quán)。如需引用、出版縣志資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明資料來源。六、人員職責(zé)（一）編纂人員職責(zé)1.資料收集：負(fù)責(zé)按照收集范圍和要求，廣泛收集本縣各類縣志資料，積極拓展收集渠道，確保資料的全面性和及時性。2.資料整理：對收集到的資料進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，保證資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為資料保管和利用奠定基礎(chǔ)。3.資料審核：對整理后的資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查資料內(nèi)容是否真實、完整、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，確保資料質(zhì)量。4.編纂工作：依據(jù)整理審核后的資料，按照縣志編纂大綱和要求，進(jìn)行縣志初稿的撰寫、修改和完善工作，保證編纂工作順利推進(jìn)。（二）保管人員職責(zé)1.庫房管理：負(fù)責(zé)縣志資料檔案庫房的日常管理工作，保持庫房環(huán)境整潔、安全，確保資料存儲條件符合要求。2.資料保管：按照保管期限和保管要求，對縣志資料進(jìn)行妥善保管，定期檢查資料保存狀況，做好防蟲、防潮、防火、防盜等工作，防止資料損壞、丟失。3.出入庫登記：嚴(yán)格執(zhí)行資料出入庫登記制度，詳細(xì)記錄資料的出入庫時間、名稱、數(shù)量、利用者等信息，做到賬目清晰、手續(xù)完備。4.設(shè)備維護(hù)：負(fù)責(zé)庫房內(nèi)存儲設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、安全防護(hù)設(shè)備等的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運行。（三）利用服務(wù)人員職責(zé)1.接待利用者：熱情接待前來查閱、借閱縣志資料的利用者，解答利用者的咨詢，提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.辦理利用手續(xù)：按照規(guī)定為利用者辦理查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，認(rèn)真審核利用者身份和利用目的，確保資料利用合法合規(guī)。3.資料提供與管理：根據(jù)利用者需求，及時、準(zhǔn)確地提供所需資料，并對利用過程進(jìn)行全程跟蹤管理，督促利用者按時歸還資料，檢查資料歸還時的完好情況。4.反饋利用情況：定期收集利用者對資料利用工作的意見和建議，及時反饋給相關(guān)部門，以便不斷改進(jìn)資料利用服務(wù)工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：成立縣志資料管理監(jiān)督小組，定期對資料收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：主動接受上級主管部門、檔案管理部門以及社會公眾的監(jiān)督，及時處理監(jiān)督意見和建議，不斷提高縣志資料管理工作水平。（二）考核制度1.考核指標(biāo)：制定詳細(xì)的縣志資料管理工作考核指標(biāo)體系，包括資料收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的效率和質(zhì)