印鑒證件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印鑒和證件的管理，規(guī)范印鑒和證件的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的印鑒和證件管理。（三）定義1.印鑒：指公司在對外活動中使用的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。2.證件：指公司員工在履行工作職責過程中使用的各類證件，包括但不限于工作證、身份證、營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：印鑒和證件的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保公司的合法權益。2.專人專管原則：印鑒和證件應指定專人負責保管，確保安全。3.審批使用原則：印鑒和證件的使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保使用的合法性和合理性。4.登記備案原則：印鑒和證件的使用情況應進行詳細登記備案，以便于查詢和追溯。二、印鑒管理（一）印鑒的刻制1.公司因工作需要刻制印鑒，需填寫《印鑒刻制申請表》，經(jīng)公司領導審批后，由行政部門統(tǒng)一辦理。2.印鑒刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位，并嚴格按照國家有關規(guī)定進行刻制。3.新刻制的印鑒應在公安機關備案，并將備案回執(zhí)復印件交行政部門存檔。（二）印鑒的保管1.公司設立印鑒保管專柜，指定專人負責印鑒的保管。2.印鑒保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印鑒管理制度，確保印鑒的安全。3.印鑒保管人員不得擅自將印鑒轉借他人使用，不得在空白紙張、表格、合同等上加蓋印鑒。4.印鑒保管人員因工作調(diào)動或離職時，應及時辦理印鑒交接手續(xù)，確保印鑒的安全。（三）印鑒的使用1.印鑒使用前，需填寫《印鑒使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關領導審批。2.印鑒使用必須在公司指定的地點進行，不得帶出公司。3.印鑒使用時，應嚴格按照審批內(nèi)容進行蓋章，不得擅自更改。4.印鑒使用后，應及時將《印鑒使用申請表》交回行政部門存檔。（四）印鑒的廢止1.因公司名稱變更、機構調(diào)整、業(yè)務終止等原因，需要廢止印鑒時，由行政部門填寫《印鑒廢止申請表》，經(jīng)公司領導審批后，將廢止的印鑒交回行政部門。2.行政部門應對廢止的印鑒進行妥善保管，并定期進行銷毀。銷毀印鑒時，應填寫《印鑒銷毀申請表》，經(jīng)公司領導審批后，由行政部門會同審計部門共同進行銷毀，并將銷毀情況記錄存檔。三、證件管理（一）證件的辦理1.公司員工因工作需要辦理各類證件，需填寫《證件辦理申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核后，報公司領導審批。2.證件辦理必須按照國家有關規(guī)定和行業(yè)標準進行，確保辦理的證件真實有效。3.證件辦理完成后，由行政部門統(tǒng)一領取，并及時發(fā)放給相關員工。（二）證件的保管1.公司設立證件保管專柜，指定專人負責證件的保管。2.證件保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守證件管理制度，確保證件的安全。3.證件保管人員不得擅自將證件轉借他人使用，不得在空白紙張、表格、合同等上加蓋證件印章。4.證件保管人員因工作調(diào)動或離職時，應及時辦理證件交接手續(xù)，確保證件的安全。（三）證件的使用1.證件使用前，需填寫《證件使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關領導審批。2.證件使用必須在公司指定的地點進行，不得帶出公司。3.證件使用時，應嚴格按照審批內(nèi)容進行使用，不得擅自更改。4.證件使用后，應及時將《證件使用申請表》交回行政部門存檔。（四）證件的廢止1.因公司名稱變更、機構調(diào)整、業(yè)務終止等原因，需要廢止證件時，由行政部門填寫《證件廢止申請表》，經(jīng)公司領導審批后，將廢止的證件交回行政部門。2.行政部門應對廢止的證件進行妥善保管，并定期進行銷毀。銷毀證件時，應填寫《證件銷毀申請表》，經(jīng)公司領導審批后，由行政部門會同審計部門共同進行銷毀，并將銷毀情況記錄存檔。四、監(jiān)督檢查（一）定期檢查公司行政部門應定期對印鑒和證件的管理情況進行檢查，確保印鑒和證件的安全使用。（二）不定期抽查公司領導和審計部門應不定期對印鑒和證件的管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）違規(guī)處理對違反印鑒和證件管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相