發(fā)票用量管理辦法一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票用量的規(guī)范化管理，確保發(fā)票的正確使用與安全，保障公司財務(wù)工作的順利進行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及發(fā)票使用的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、費用報銷等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票的開具、取得、使用和保管等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確合理原則根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確核定發(fā)票用量，合理控制發(fā)票使用數(shù)量，避免浪費或濫用發(fā)票資源。3.安全保密原則加強發(fā)票的安全管理，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀或信息泄露，保障公司財務(wù)信息安全。4.監(jiān)督考核原則建立健全發(fā)票用量監(jiān)督考核機制，對各部門發(fā)票使用情況進行定期檢查和考核，確保本辦法的有效執(zhí)行。二、發(fā)票種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開具給增值稅一般納稅人客戶，用于客戶抵扣進項稅額。（二）增值稅普通發(fā)票（折疊票）主要用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開具給增值稅小規(guī)模納稅人客戶，以及其他不需要抵扣進項稅額的業(yè)務(wù)場景。（三）增值稅普通發(fā)票（卷票）適用于公司在特定業(yè)務(wù)場景下，如零售業(yè)務(wù)、餐飲服務(wù)等，開具給消費者個人的發(fā)票。（四）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票專門用于公司銷售機動車時開具給購買方的發(fā)票，作為購買方辦理車輛注冊登記等手續(xù)的憑證。（五）通用機打發(fā)票在未納入增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)的特定業(yè)務(wù)中使用，如部分行業(yè)的小規(guī)模納稅人經(jīng)營業(yè)務(wù)等。三、發(fā)票用量核定（一）核定依據(jù)1.公司年度業(yè)務(wù)計劃根據(jù)公司年度銷售目標(biāo)、采購預(yù)算、費用支出計劃等業(yè)務(wù)計劃，預(yù)估各部門發(fā)票使用量。2.歷史發(fā)票使用數(shù)據(jù)分析近幾個年度各部門發(fā)票使用情況，包括發(fā)票開具數(shù)量、金額、業(yè)務(wù)類型等，作為核定發(fā)票用量的參考依據(jù)。3.業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢考慮公司業(yè)務(wù)的增長或萎縮趨勢、市場變化等因素，對發(fā)票用量進行合理調(diào)整。（二）核定流程1.各部門每年末根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)計劃，填寫《發(fā)票用量核定申請表》，詳細(xì)說明預(yù)計發(fā)票使用量、業(yè)務(wù)類型、預(yù)計開票金額等信息，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到各部門的申請表后，結(jié)合歷史發(fā)票使用數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，對各部門申請的發(fā)票用量進行初步審核。3.財務(wù)部門將初步審核后的發(fā)票用量核定情況匯總，提交至公司管理層審批。4.公司管理層根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，結(jié)合公司整體經(jīng)營情況，最終確定各部門年度發(fā)票用量核定額度，并下達(dá)至各部門執(zhí)行。（三）調(diào)整機制1.在年度內(nèi)，如因業(yè)務(wù)發(fā)展變化導(dǎo)致原核定的發(fā)票用量無法滿足實際需求，各部門應(yīng)及時填寫《發(fā)票用量調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整后的發(fā)票用量等情況，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對各部門提交的調(diào)整申請進行審核，審核通過后報公司管理層審批。3.公司管理層批準(zhǔn)調(diào)整申請后，財務(wù)部門按照新的發(fā)票用量核定額度為各部門提供發(fā)票。四、發(fā)票的領(lǐng)購（一）領(lǐng)購流程1.財務(wù)部門根據(jù)公司管理層批準(zhǔn)的發(fā)票用量核定額度，定期編制《發(fā)票領(lǐng)購計劃》，明確領(lǐng)購發(fā)票的種類、數(shù)量等信息。2.發(fā)票管理員憑《發(fā)票領(lǐng)購計劃》、稅務(wù)登記證副本、經(jīng)辦人身份證明等資料，前往主管稅務(wù)機關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。3.發(fā)票管理員領(lǐng)購發(fā)票后，應(yīng)及時進行清點、核對，確保發(fā)票數(shù)量、號碼等信息準(zhǔn)確無誤，并將發(fā)票妥善保管在公司指定的發(fā)票專用保險柜中。（二）領(lǐng)購注意事項1.嚴(yán)格按照主管稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的領(lǐng)購方式、領(lǐng)購時間和領(lǐng)購數(shù)量進行發(fā)票領(lǐng)購，不得超量領(lǐng)購或違規(guī)領(lǐng)購發(fā)票。2.領(lǐng)購發(fā)票時，應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)票的紙質(zhì)和電子信息，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時與主管稅務(wù)機關(guān)溝通解決。3.發(fā)票領(lǐng)購后，應(yīng)及時更新公司內(nèi)部的發(fā)票管理臺賬，記錄發(fā)票的領(lǐng)購日期、種類、數(shù)量、號碼等信息。五、發(fā)票的開具（一）開具要求1.發(fā)票開具人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉發(fā)票開具流程和相關(guān)規(guī)定。2.開具發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確，與實際業(yè)務(wù)相符。發(fā)票上的客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息應(yīng)填寫齊全、正確；貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤；發(fā)票的備注欄應(yīng)按照規(guī)定填寫相關(guān)信息。3.發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)或費用支出等需要開具發(fā)票的事項時，應(yīng)及時向財務(wù)部門提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料，包括合同、訂單、送貨單、驗收單等。2.財務(wù)部門發(fā)票開具人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的資料，審核業(yè)務(wù)的真實性和合規(guī)性，確認(rèn)無誤后，按照發(fā)票開具要求在公司發(fā)票管理系統(tǒng)中錄入發(fā)票信息。3.發(fā)票管理系統(tǒng)生成發(fā)票電子信息后，發(fā)票開具人員打印紙質(zhì)發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票開具人員將開具好的發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將發(fā)票送達(dá)客戶或相關(guān)方。（三）作廢與紅沖1.當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，且不符合發(fā)票作廢條件的，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票進行沖減。2.發(fā)票作廢應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中進行操作，確保紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票同時作廢，并在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，全聯(lián)次留存。3.開具紅字發(fā)票時，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的流程進行申請和開具，確保紅字發(fā)票信息與原藍(lán)字發(fā)票信息準(zhǔn)確對應(yīng)。六、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)時，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，具備發(fā)票的基本要素和防偽特征。2.取得的發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整，與銷售方名稱一致。3.對于不符合規(guī)定的發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容不完整、發(fā)票專用章加蓋不規(guī)范、發(fā)票虛假等，公司不得作為財務(wù)報銷憑證，應(yīng)及時要求銷售方重新開具合規(guī)發(fā)票。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生采購業(yè)務(wù)或接受應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)時，應(yīng)主動向銷售方索取發(fā)票，并在取得發(fā)票后及時將發(fā)票傳遞給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門傳遞的發(fā)票后，應(yīng)按照發(fā)票取得要求進行審核，審核發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性等。3.審核通過的發(fā)票，財務(wù)部門按照公司財務(wù)報銷制度進行入賬處理；審核不通過的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，要求業(yè)務(wù)部門與銷售方溝通解決，重新取得合規(guī)發(fā)票。七、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票專用保險柜，用于存放發(fā)票。發(fā)票專用保險柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能，確保發(fā)票安全。2.發(fā)票管理員應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點，核對發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并按照規(guī)定向主管稅務(wù)機關(guān)報告。3.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。（二）保管期限發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為五年。在保管期限內(nèi)，公司應(yīng)妥善保管發(fā)票，不得擅自銷毀或丟失。（三）銷毀程序1.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿保存期滿后，由財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《發(fā)票銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼、所屬年份等信息，并提交至公司管理層審批。2.公司管理層批準(zhǔn)銷毀申請后，財務(wù)部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的發(fā)票進行清點、核對，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)票銷毀應(yīng)在主管稅務(wù)機關(guān)的監(jiān)督下進行，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并制作《發(fā)票銷毀清單》，由財務(wù)部門、稅務(wù)機關(guān)監(jiān)督人員等簽字確認(rèn)。八、發(fā)票的使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司各部門發(fā)票使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)票使用數(shù)量與業(yè)務(wù)實際需求是否匹配等。2.各部門應(yīng)配合財務(wù)部門的發(fā)票使用檢查工作，如實提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和發(fā)票使用情況說明。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）外部檢查應(yīng)對1.當(dāng)主管稅務(wù)機關(guān)等外部部門對公司發(fā)票使用情況進行檢查時，公司應(yīng)積極配合，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求及時進行整改，并將整改情況報告稅務(wù)機關(guān)。同時，公司應(yīng)分析問題產(chǎn)生的原因，采取有效措施加以防范，避免類似問題再次發(fā)生。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定領(lǐng)購、開具、取得、使用和保管發(fā)票的行為，如超量領(lǐng)購發(fā)票、虛開發(fā)票、開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票、未按規(guī)定取得發(fā)票、發(fā)票丟失被盜未及時報告等。2.違反發(fā)票管理相關(guān)法律法規(guī)及本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險或其他法律責(zé)任的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的發(fā)票違規(guī)行為，財務(wù)部門應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，提出相應(yīng)的處理意見。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按規(guī)定填寫發(fā)票備注欄等，財務(wù)部門應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即整改，并對責(zé)任人進行批評教育。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如虛開發(fā)票、未按規(guī)定取得發(fā)票導(dǎo)致公司無法抵扣進項稅額或面臨稅務(wù)處罰等，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警