信管采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司信管采購管理工作，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司信管業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與信管采購相關(guān)的活動，包括但不限于信管軟件、硬件設(shè)備、信息技術(shù)服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、預算和采購方式。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購執(zhí)行部門名稱]作為信管采購的執(zhí)行部門，負責具體采購工作的組織實施。其職責包括：1.根據(jù)公司信管業(yè)務(wù)需求，編制采購計劃和預算。2.發(fā)布采購信息，組織供應(yīng)商報名、資格審查和采購談判。3.簽訂采購合同，并負責合同的執(zhí)行和跟蹤。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評價和管理。5.負責采購項目的驗收工作。（三）其他相關(guān)部門1.信管部門：負責提出信管采購需求，參與采購項目的技術(shù)評審和驗收工作。2.財務(wù)部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核。3.法務(wù)部門：負責對采購合同進行法律審核，提供法律咨詢和支持。三、采購流程（一）采購需求提出1.信管部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期或不定期提出信管采購需求。采購需求應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預算金額等內(nèi)容。2.采購需求提出后，應(yīng)填寫《信管采購需求申請表》，經(jīng)部門負責人審核后提交給采購執(zhí)行部門。（二）采購計劃編制采購執(zhí)行部門收到采購需求申請表后，應(yīng)進行匯總和分析，結(jié)合公司采購預算和市場情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目的名稱、采購方式、采購時間安排、預算金額等內(nèi)容。采購計劃編制完成后，提交給采購決策委員會審批。（三）采購信息發(fā)布1.根據(jù)采購計劃，采購執(zhí)行部門應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、招標平臺等渠道發(fā)布采購信息。采購信息應(yīng)包括采購項目的基本情況、采購要求、供應(yīng)商資格條件、報名時間、采購文件獲取方式等內(nèi)容。2.對于公開招標的采購項目，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定發(fā)布招標公告。（四）供應(yīng)商報名與資格審查1.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的報名時間內(nèi)，按照采購信息的要求提交報名資料。報名資料應(yīng)包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人授權(quán)書、業(yè)績證明材料、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書等。2.采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商提交的報名資料進行資格審查，確定符合資格條件的供應(yīng)商名單。對于不符合資格條件的供應(yīng)商，應(yīng)及時通知其報名無效。（五）采購文件編制與發(fā)放1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目的特點和要求，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件編制完成后，應(yīng)發(fā)放給通過資格審查的供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對采購文件進行確認，并提交投標文件或報價文件。（六）采購評審1.采購執(zhí)行部門組織成立評審小組，對供應(yīng)商提交的投標文件或報價文件進行評審。評審小組由信管部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.評審小組按照評標標準對供應(yīng)商的投標文件或報價文件進行評審，確定中標候選人或成交供應(yīng)商。評審過程應(yīng)記錄在案，評審結(jié)果應(yīng)及時通知所有參與評審的供應(yīng)商。（七）采購合同簽訂1.采購執(zhí)行部門根據(jù)評審結(jié)果，與中標候選人或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門審核通過后，采購合同方可正式簽訂。（八）采購合同執(zhí)行與跟蹤1.采購執(zhí)行部門負責采購合同的執(zhí)行和跟蹤，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定履行義務(wù)，按時交貨、提供服務(wù)。如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)及時與采購執(zhí)行部門協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（九）采購驗收1.采購項目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織信管部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收應(yīng)按照采購合同的約定和相關(guān)標準進行。2.驗收合格后，采購執(zhí)行部門應(yīng)填寫《信管采購驗收報告》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后存檔。對于驗收不合格的采購項目，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供貨物或服務(wù)。四、采購方式（一）公開招標公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標的采購方式。適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。（二）邀請招標邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標的采購方式。適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的采購項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目。（三）競爭性談判競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家的供應(yīng)商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，或者技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目，或者不能事先計算出價格總額的采購項目。（四）單一來源采購單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的采購方式。適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的采購項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的采購項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。（五）詢價詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標準，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商選擇標準，對報名的供應(yīng)商進行綜合評估，選擇符合要求的供應(yīng)商作為合作伙伴。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和考核，評價指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商的評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。2.對于供應(yīng)商提出的問題和建議，應(yīng)及時給予回應(yīng)和處理，共同解決采購過程中出現(xiàn)的問題。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險等方面。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購計劃和預算，合理選擇采購時機，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對措施：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進行評價和考核，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商作為合作伙伴。同時，與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風險。3.質(zhì)量風險應(yīng)對措施：加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量控制，嚴格按照采購合同的約定和相關(guān)標準進行驗收，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供貨物或服務(wù)。4.合同風險應(yīng)對措施：加強對采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。同時，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，降低合同違約風險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對信管采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否有效執(zhí)行等。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司管理層的監(jiān)督和指導。（二）外部監(jiān)督