變更管理辦法征求一、總則（一）目的為了加強公司/組織的變更管理，確保變更過程的有序性、可控性和安全性，保障公司/組織的穩(wěn)定運營，特制定本變更管理辦法。本辦法旨在規(guī)范各類變更活動，明確變更流程、職責分工以及相關要求，使變更管理工作有章可循，避免因變更引發(fā)的風險，提高公司/組織應對變化的能力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及的所有變更活動，包括但不限于：1.業(yè)務流程變更：如工作流程優(yōu)化、業(yè)務模式調(diào)整、服務交付方式改變等。2.系統(tǒng)與技術(shù)變更：包括信息系統(tǒng)升級、軟件版本更新、網(wǎng)絡架構(gòu)調(diào)整、硬件設備更換等。3.組織架構(gòu)變更：如部門重組、崗位調(diào)整、人員職責變動等。4.政策與制度變更：公司/組織內(nèi)部各項政策、規(guī)章制度的修訂與更新。5.外部環(huán)境變更：因法律法規(guī)、行業(yè)標準、市場競爭等外部因素導致的公司/組織運營環(huán)境的變化。（三）基本原則1.風險可控原則：在變更實施前，對可能產(chǎn)生的風險進行全面評估，并制定相應的風險應對措施，確保變更過程中的風險處于可控狀態(tài)。2.流程規(guī)范原則：明確變更的申請、審批、實施、驗證等各個環(huán)節(jié)的流程和標準，嚴格按照規(guī)定的程序進行操作，確保變更工作的規(guī)范化和標準化。3.溝通協(xié)調(diào)原則：加強變更過程中各相關部門、人員之間的溝通與協(xié)調(diào)，確保信息傳遞及時、準確，避免因溝通不暢導致的變更延誤或失誤。4.最小影響原則：盡量減少變更對公司/組織正常運營、業(yè)務連續(xù)性以及相關方的影響，在實施變更時，優(yōu)先選擇對現(xiàn)有業(yè)務影響較小的方案。5.文檔記錄原則：對變更過程中的各項活動進行詳細記錄，包括變更申請、審批文件、實施步驟、測試報告、驗收記錄等，以便于追溯和審計。二、變更分類與分級（一）變更分類1.按變更性質(zhì)分類功能性變更：旨在改變或增強系統(tǒng)、產(chǎn)品、服務的功能，以滿足業(yè)務需求的變化。例如，為軟件系統(tǒng)增加新的功能模塊、優(yōu)化現(xiàn)有功能的性能等。非功能性變更：主要涉及系統(tǒng)、產(chǎn)品、服務的非功能特性的改變，如性能優(yōu)化、可靠性提升、安全性增強等。例如，對服務器硬件進行升級以提高系統(tǒng)響應速度，加強網(wǎng)絡安全防護措施等。適應性變更：因外部環(huán)境因素變化而進行的變更，使公司/組織能夠適應新的法律法規(guī)、行業(yè)標準、市場條件等。例如，根據(jù)新的稅收政策調(diào)整財務核算流程，按照行業(yè)標準更新產(chǎn)品質(zhì)量控制體系等。2.按變更范圍分類局部變更：僅對公司/組織的某個局部領域、部門、系統(tǒng)或流程進行的變更。例如，對某個部門的工作流程進行優(yōu)化，對特定軟件模塊進行升級等。整體變更：涉及公司/組織整體架構(gòu)、業(yè)務模式、核心系統(tǒng)等較大范圍的變更。例如，公司進行全面的業(yè)務重組，對核心業(yè)務系統(tǒng)進行大規(guī)模升級改造等。（二）變更分級根據(jù)變更對公司/組織的影響程度、風險大小等因素，將變更分為以下四級：1.一級變更：對公司/組織的核心業(yè)務、關鍵系統(tǒng)、重大戰(zhàn)略產(chǎn)生重大影響，涉及面廣，風險高的變更。例如，公司進行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、核心業(yè)務系統(tǒng)的全面升級、重大組織架構(gòu)調(diào)整等。2.二級變更：對公司/組織的重要業(yè)務流程、主要系統(tǒng)、較大范圍的業(yè)務活動有較大影響，風險較高的變更。例如，重要業(yè)務系統(tǒng)的局部升級、業(yè)務流程的重大優(yōu)化、涉及多個部門的組織架構(gòu)調(diào)整等。3.三級變更：對公司/組織的一般業(yè)務流程、部分系統(tǒng)、局部業(yè)務活動有一定影響，風險中等的變更。例如，一般軟件系統(tǒng)的功能更新、某個部門的工作流程微調(diào)、小型硬件設備的更換等。4.四級變更：對公司/組織的日常運營、個別環(huán)節(jié)、微小系統(tǒng)或流程產(chǎn)生較小影響，風險較低的變更。例如，日常辦公軟件的小版本更新、辦公區(qū)域的局部調(diào)整、個人工作職責的輕微變動等。三、變更流程（一）變更申請1.提出變更需求：公司/組織內(nèi)任何部門或個人發(fā)現(xiàn)需要進行變更時，應填寫《變更申請表》，詳細描述變更的背景、目的、內(nèi)容、預期效果、預計實施時間等信息。對于涉及多個部門或系統(tǒng)的變更，應明確牽頭部門和配合部門。2.評估變更影響：變更申請?zhí)峤缓?，由變更管理負責人組織相關人員對變更的影響進行評估。評估內(nèi)容包括對業(yè)務流程、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)、人員、財務等方面的影響，以及可能產(chǎn)生的風險。根據(jù)評估結(jié)果，確定變更的類別和級別。3.制定變更方案：對于評估通過的變更申請，由牽頭部門負責制定變更方案。變更方案應包括變更的詳細步驟、實施計劃、風險應對措施、回退方案等內(nèi)容。變更方案應確保變更的可行性、有效性和安全性，并經(jīng)過相關部門和人員的審核。（二）變更審批1.審批流程：變更方案制定完成后，按照變更分級進行審批。一級變更：由公司/組織高層領導組成的變更管理委員會進行審批。變更管理委員會應在收到變更申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并給出明確的審批意見。二級變更：由部門負責人或相關業(yè)務主管領導進行審批。審批部門應在收到變更申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。三級變更：由相關業(yè)務部門的負責人或指定的授權(quán)人員進行審批。審批部門應在收到變更申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。四級變更：由所在部門的直接上級領導進行審批。審批部門應在收到變更申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。2.審批意見反饋：審批部門應及時將審批意見反饋給變更申請部門。如審批通過，變更申請部門可按照變更方案進行實施；如審批不通過，應明確指出不通過的原因，變更申請部門需根據(jù)審批意見對變更方案進行修改和完善后重新提交審批。（三）變更實施1.準備工作：變更申請獲得批準后，變更實施部門應做好實施前的準備工作。包括制定詳細的實施計劃、準備相關的資源和工具、對參與實施的人員進行培訓等。確保實施人員熟悉變更內(nèi)容、流程和要求，具備相應的技能和知識。2.實施變更：按照變更方案和實施計劃，嚴格執(zhí)行變更操作。在實施過程中，應密切關注變更的執(zhí)行情況，及時解決出現(xiàn)的問題。對于可能影響業(yè)務正常運行的變更，應提前制定應急預案，確保在出現(xiàn)異常情況時能夠迅速采取措施恢復業(yè)務。3.記錄變更過程：在變更實施過程中，實施人員應詳細記錄變更的執(zhí)行情況，包括變更的時間、步驟、操作人員、遇到的問題及解決方法等。記錄應真實、準確、完整，以便于后續(xù)的審計和追溯。（四）變更驗證1.驗證計劃制定：變更實施完成后，由變更管理負責人組織制定變更驗證計劃。驗證計劃應明確驗證的內(nèi)容、方法、標準、人員等信息。驗證內(nèi)容應與變更方案中預期的效果相一致，包括業(yè)務流程是否正常運行、系統(tǒng)功能是否達到要求、數(shù)據(jù)是否準確完整等。2.進行驗證工作：按照驗證計劃，由相關人員對變更進行驗證。驗證可采用測試、檢查、評估等方法，確保變更達到預期目標。對于涉及業(yè)務流程的變更，應組織相關業(yè)務人員進行實際操作驗證；對于系統(tǒng)與技術(shù)變更，應進行功能測試、性能測試、安全測試等。3.驗證結(jié)果評估：驗證完成后，對驗證結(jié)果進行評估。如驗證結(jié)果符合預期，變更視為成功；如驗證結(jié)果不符合要求，應及時分析原因，采取措施進行整改，直至驗證通過。整改完成后，需重新進行驗證，確保變更的有效性。（五）變更關閉1.提交關閉申請：變更驗證通過后，變更實施部門應填寫《變更關閉申請表》，提交給變更管理負責人。申請表應包括變更的基本信息、實施情況、驗證結(jié)果等內(nèi)容。2.審核關閉申請：變更管理負責人對變更關閉申請進行審核。審核通過后，變更管理負責人在申請表上簽字確認，變更正式關閉。審核不通過的，變更實施部門需根據(jù)審核意見進行整改，直至審核通過。3.總結(jié)經(jīng)驗教訓：變更關閉后，由變更管理負責人組織相關人員對變更過程進行總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容包括變更的背景、目的、實施過程、遇到的問題及解決方法、經(jīng)驗教訓等。通過總結(jié)，為今后的變更管理工作提供參考和借鑒，不斷完善變更管理流程和方法。四、職責分工（一）變更管理委員會1.負責審批一級變更申請，對重大變更事項進行決策。2.協(xié)調(diào)各部門在變更過程中的工作，解決跨部門的變更問題。3.監(jiān)督變更管理流程的執(zhí)行情況，確保變更管理工作的有效開展。（二）變更管理負責人1.負責變更管理工作的整體協(xié)調(diào)和推進，制定變更管理工作計劃和目標。2.組織對變更申請進行評估，確定變更的類別和級別。3.審核變更方案和驗證計劃，確保變更方案的可行性和有效性。4.跟蹤變更實施過程，協(xié)調(diào)解決變更過程中出現(xiàn)的問題。5.組織對變更進行驗證和關閉，總結(jié)變更管理工作經(jīng)驗教訓。（三）變更申請部門1.提出變更需求，填寫《變更申請表》，詳細描述變更的相關信息。2.負責制定變更方案，組織對變更方案進行內(nèi)部審核。3.按照變更審批意見，負責變更的具體實施工作。4.配合變更驗證工作，提供相關數(shù)據(jù)和資料，確保驗證工作的順利進行。5.負責變更關閉申請的提交，對變更過程中出現(xiàn)的問題進行整改。（四）審批部門1.按照變更分級，對變更申請進行審批，給出明確的審批意見。2.對變更方案中涉及本部門的內(nèi)容進行審核，提出意見和建議。3.在變更實施過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或風險，及時與變更申請部門溝通，要求其采取措施進行解決。（五）變更實施部門1.根據(jù)變更方案和實施計劃，負責變更的具體實施工作。2.在實施過程中，及時記錄變更的執(zhí)行情況，對出現(xiàn)的問題及時向變更管理負責人匯報。3.配合變更驗證工作，按照驗證計劃進行相關的測試和檢查工作。（六）其他相關部門1.在變更過程中，根據(jù)變更管理負責人的協(xié)調(diào)，提供必要的支持和配合。2.對變更可能影響到的業(yè)務流程、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等方面進行評估和分析，提出意見和建議。五、風險管理（一）風險識別在變更管理過程中，應全面識別可能產(chǎn)生的風險。風險識別可采用頭腦風暴、檢查表、歷史數(shù)據(jù)分析等方法，從業(yè)務、技術(shù)、人員、財務、法律等多個維度進行分析。常見的風險包括但不限于：1.業(yè)務風險：變更可能導致業(yè)務流程中斷、服務質(zhì)量下降、客戶滿意度降低等。2.技術(shù)風險：變更可能引發(fā)系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、兼容性問題等。3.人員風險：變更可能導致員工不適應、工作效率降低、人員流失等。4.財務風險：變更可能帶來額外的費用支出，如硬件采購、軟件開發(fā)、人員培訓等。5.法律風險：變更可能違反相關法律法規(guī)、行業(yè)標準或合同約定。（二）風險評估對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估或定量評估的方法，根據(jù)風險評估結(jié)果對風險進行排序。風險評估結(jié)果應作為制定風險應對措施的依據(jù)。（三）風險應對針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。風險應對措施可包括：1.規(guī)避風險：對于高風險且無法有效控制的變更，應考慮放棄或推遲變更，以避免風險的發(fā)生。2.減輕風險：采取措施降低風險發(fā)生的可能性或減少風險發(fā)生后的影響程度。例如，增加測試環(huán)節(jié)、加強人員培訓、制定應急預案等。3.轉(zhuǎn)移風險：將風險轉(zhuǎn)移給第三方，如購買保險、簽訂免責條款等。4.接受風險：對于低風險且可接受的變更，可選擇接受風險，但需密切關注風險的變化情況，及時采取措施應對。（四）風險監(jiān)控在變更實施過程中，對風險進行實時監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括風險的狀態(tài)、發(fā)生的可能性、影響程度等。如發(fā)現(xiàn)風險發(fā)生變化或出現(xiàn)新的風險，應及時調(diào)整風險應對措施，確保風險始終處于可控狀態(tài)。六、培訓與溝通（一）培訓1.為確保員工熟悉變更管理流程和要求，提高員工的變更管理意識和能力，應定期組織變更管理培訓。培訓內(nèi)容包括變更管理的基本概念、流程、方法、工具等。2.根據(jù)員工的崗位需求和變更管理的實際情況，制定個性化的培訓計劃。培訓方式可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習、案例分析等多種形式，以提高培訓效果。3.對參與變更實施的關鍵人員，應進行專項培訓，使其熟悉變更的具體內(nèi)容、實施步驟、風險應對措施等，確保變更實施工作的順利進行。（二）溝通1.建立有效的溝通機制，確保變更管理過程中各相關部門、人員之間的信息傳遞及時、準確、暢通。溝通方式可包括會議、郵件、即時通訊工具等。2.在變更申請階段，變更申請部門應與相關部門進行充分溝通，了解變更可能對其產(chǎn)生的影響，征求意見和建議，確保變更方案的可行性和合理性。3.在變更審批階段，審批部門應及時與變更申請部門溝通審批意見，如有疑問或需要進一步了解情況，應要求變更申請部門進行說明。4.在變更實施階段，變更實施部門應與相關部門保持密切溝通，及時匯報變更進展情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。5.在變更驗證和關閉階段，變更管理負責人應組織相關人員進行溝通，總結(jié)變更經(jīng)驗教訓，為今后的變更管理工作提供參考。七、文檔管理（一）文檔分類變更管理過程中產(chǎn)生的文檔主要包括以下幾類：1.變更申請表：記錄變更的基本信息、申請部門、變更內(nèi)容、預期效果等。2.變更評估報告：對變更的影響進行評估的結(jié)果報告，包括業(yè)務影響、技術(shù)影響、風險評估等。3.變更方案：詳細描述變更的實施步驟、計劃、風險應對措施、回退方案等。4.變更審批文件：各級審批部門對變更申請的審批意見和簽字文件。5.變更實施記錄：記錄變更實施過程中的詳細操作情況，包括實施時間、步驟、操作人員、遇到的問題及解決方法等。6.變更驗證報告：對變更進行驗證的結(jié)果報告，包括驗證內(nèi)容、方法、標準、結(jié)果等。7.變更關閉申請表：用于申請變更關閉的表格，記錄變更的基本信息、實施情況、驗證結(jié)果等。8.變更總結(jié)報告：對變更過程進行總結(jié)的報告，包括變更的背景、目的、實施過程、遇到的問題及解決方法、經(jīng)驗教訓等。（二）文檔管理要求1.所有變更文檔應按照分類進行歸檔管理，確保文檔的完整性和準確性。2.文檔應采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行保存