會計存檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計檔案管理。（三）定義本辦法所稱會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬，根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細(xì)賬，根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置，用來登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類核算，提供明細(xì)核算資料的分類賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表及相關(guān)附表。2.財務(wù)情況說明書，對公司一定會計期間內(nèi)財務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報納稅期應(yīng)繳稅額時應(yīng)填報的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時的詳細(xì)情況。5.會計檔案保管清冊，記載會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息的清冊。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀過程中相關(guān)信息的清冊。7.會計電算化數(shù)據(jù)，包括會計軟件的全套文檔資料以及會計數(shù)據(jù)備份等。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔范圍每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。（二）歸檔時間會計年度終了后，在次年上半年內(nèi)，由財務(wù)部門將上年度形成的會計檔案移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。（三）歸檔要求1.會計憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附的原始憑證一起裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，按時整理立卷?；铐撡~簿應(yīng)撤出空白頁，并填寫齊全賬號、目錄，裝訂成冊。在賬簿啟用表上注明單位名稱、賬簿名稱、冊數(shù)、編號、起止頁數(shù)、啟用日期、記賬人員和會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按月份、季度、年度分別整理，加具封面，裝訂成冊。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、報表名稱、份數(shù)、編制日期，并加蓋單位公章。財務(wù)情況說明書應(yīng)與相關(guān)報表一并歸檔。4.其他會計資料應(yīng)分類整理，按順序編號，裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、年度、月份、份數(shù)、編制日期等信息。5.電子會計檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管地點(diǎn)會計檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保會計檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和核對，確保會計檔案的完整無缺。2.對磁性介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放會計檔案，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本單位內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員陪同下查閱。2.外部單位查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并詳細(xì)登記查閱會計檔案的名稱、日期、查閱人姓名、單位、查閱理由等。3.查閱會計檔案時，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）借閱1.本單位內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員不得擅自將會計檔案攜帶外出或轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁在會計檔案上進(jìn)行任何形式的記錄、標(biāo)記或損壞。4.歸還會計檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案管理機(jī)構(gòu)會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。（三）不得銷毀的會計檔案1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.公司應(yīng)采用符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會計核算系統(tǒng)進(jìn)行會計核算，并按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定電子會計檔案的存儲格式、存儲位置、備份方式等。2.電子會計檔案應(yīng)具備防篡改、防丟失、防泄密等安全防護(hù)措施，確保電子會計檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。3.公司應(yīng)建立電子會計檔案的索引和檢索系統(tǒng)，方便快速查找和利用電子會計檔案。（二）電子會計檔案的移交與接收1.財務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將電子會計檔案移交至檔案管理機(jī)構(gòu)。移交時，應(yīng)確保電子會計檔案的格式符合要求，元數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。2.檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和核對，確保接收的電子會計檔案與移交清單一致，存儲介質(zhì)無損壞，數(shù)據(jù)可正常讀取。（三）電子會計檔案的利用與維護(hù)1.公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，制定電子會計檔案的利用制度，明確利用權(quán)限、利用方式等。檔案管理人員應(yīng)按照制度規(guī)定，為利用人員提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。2.定期對電子會計檔案進(jìn)行維護(hù)，包括檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)、數(shù)據(jù)的完整性等，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題，確保電子會計檔案的長期安全存儲和有效利用。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對會計檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計檔案的歸檔是否及時、完整，歸檔質(zhì)量是否符合要求。2.會計檔案的保管是否安全、有序，保管期限是否符合規(guī)定。3.會計檔案的查閱與借閱是否履行審批手續(xù)，是否符合規(guī)定的程序和要求。4.會計檔案的銷毀是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，有無違規(guī)銷毀現(xiàn)象。5.會計檔案的信息化管理是否符合相關(guān)規(guī)定，電子會計檔案的安全性、完整性和可用性是