印章管理辦法生效一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構以及全資、控股子公司的印章管理。（三）印章定義本辦法所稱印章，是指公司在對外交往與對內管理中，依法刻制、使用的各類公章、專用章、業(yè)務章、合同章、財務章以及法定代表人章等具有法律效力的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責。行政部門應根據工作需要，提出印章刻制申請，經公司法定代表人或授權負責人批準后，到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.申請刻制印章時，需提交以下材料：刻章申請報告，說明刻章的名稱、原因、用途等；公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件；法定代表人身份證明書及身份證復印件；授權委托書（如需委托他人辦理）及受托人身份證復印件。3.刻章單位應嚴格按照公安機關的規(guī)定和公司的要求刻制印章，確保印章的規(guī)格、樣式、材質等符合標準。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，詳細注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經公司法定代表人或授權負責人批準后，方可啟用。2.行政部門應將印章啟用的相關信息及時通知公司各部門，并在公司內部進行公示。3.印章啟用后，原印章如有變更或廢止，行政部門應及時辦理相關手續(xù)，并將變更或廢止情況通知公司各部門。三、印章的保管（一）保管原則1.印章保管應遵循“誰保管、誰負責”的原則，確保印章安全、妥善保管。2.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管方式1.公司各類印章應分別設立專門的印章保管柜或保險柜進行保管，并配備必要的安全設施，如密碼鎖、監(jiān)控設備等。2.行政部門負責保管公司公章、法定代表人章等重要印章；財務部門負責保管財務專用章、發(fā)票專用章等財務印章；其他部門負責保管本部門的專用章、業(yè)務章等印章。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完好，如有損壞或遺失，應及時報告并采取相應措施。（三）保管人員職責1.負責印章的日常保管工作，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.嚴格按照印章使用流程和審批權限使用印章，對每一次印章使用進行詳細登記，包括使用時間、使用部門、使用事由、批準人等信息。3.定期向行政部門報告印章保管情況，如發(fā)現異常情況應及時報告并協(xié)助處理。4.印章保管人員因工作變動或其他原因需要交接印章時，應辦理嚴格的交接手續(xù)，由行政部門派人監(jiān)交，并填寫《印章交接登記表》，明確交接雙方的責任。四、印章的使用（一）使用原則1.印章使用應遵循“嚴格審批、規(guī)范使用、登記備案”的原則，確保印章使用的合法性、真實性和嚴肅性。2.印章使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。（二）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；法定代表人章主要用于公司法定代表人授權的相關文件、合同等的簽署。2.財務專用章主要用于公司財務結算、票據開具、資金收付等業(yè)務；發(fā)票專用章主要用于公司發(fā)票的開具。3.各部門專用章、業(yè)務章主要用于本部門職責范圍內的業(yè)務文件、報表、證明等的簽署。（三）使用流程1.印章使用申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細注明使用印章的名稱、日期、內容、用途、使用部門等信息，并簽字確認。2.《印章使用申請表》應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批人應認真審核申請內容，確保印章使用的合法性、真實性和必要性。3.審批通過后，印章保管人員應按照申請表上的內容進行印章使用，并在《印章使用登記表》上進行詳細登記。4.印章使用完畢后，印章保管人員應及時將印章收回，并妥善保管。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印章，但無法按照正常審批流程進行審批時，印章使用申請人應電話請示公司法定代表人或授權負責人同意后，先使用印章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件的簽署，公司應組織相關部門進行會審，并由公司法定代表人或授權負責人親自簽署。五、印章的停用與銷毀（一）停用條件1.因公司名稱變更、機構調整、業(yè)務終止等原因，印章不再使用的，應及時辦理停用手續(xù)。2.印章出現損壞、遺失等情況，無法繼續(xù)使用的，應及時停用。（二）停用程序1.印章保管人員應填寫《印章停用申請表》，詳細注明印章名稱、停用原因、停用日期等信息，經公司法定代表人或授權負責人批準后，方可停用。2.行政部門應將印章停用的相關信息及時通知公司各部門，并在公司內部進行公示。（三）銷毀程序1.對于停用的印章，行政部門應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，經公司法定代表人或授權負責人批準后，方可銷毀。2.印章銷毀應采用粉碎、熔化等方式進行，確保印章無法恢復使用。銷毀過程中，應至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認。3.銷毀后的印章相關資料，如《印章停用申請表》、《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等，應妥善保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立健全印章管理監(jiān)督機制，行政部門負責對公司印章管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理規(guī)定的嚴格執(zhí)行。2.公司審計部門負責對印章使用情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現問題及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）檢查內容1.印章保管情況，包括印章存放是否安全、保管人員是否符合要求等。2.印章使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、登記記錄是否完整等。3.印章停用與銷毀情況，包括停用與銷毀程序是否合規(guī)、相關資料是否妥善保管等。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因印章使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應