發(fā)貨計劃管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司發(fā)貨計劃的管理，確保貨物能夠按照客戶需求及時、準(zhǔn)確、安全地發(fā)出，提高客戶滿意度，增強(qiáng)公司市場競爭力，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及貨物發(fā)貨計劃的相關(guān)部門和人員，包括銷售部門、生產(chǎn)部門、倉儲部門、物流部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：發(fā)貨計劃應(yīng)準(zhǔn)確反映客戶需求，確保貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息與訂單一致。2.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點制定和執(zhí)行發(fā)貨計劃，保證貨物按時發(fā)出，避免延誤。3.協(xié)調(diào)性原則：各部門之間應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，共同完成發(fā)貨計劃的各項工作。4.靈活性原則：在遇到特殊情況時，能夠及時調(diào)整發(fā)貨計劃，確?？蛻衾娌皇苡绊?。二、發(fā)貨計劃的制定（一）銷售部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集客戶訂單信息，并對訂單進(jìn)行審核，確保訂單內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.根據(jù)客戶需求和公司生產(chǎn)、庫存情況，制定初步發(fā)貨計劃，并與客戶溝通確認(rèn)。3.將確認(rèn)后的發(fā)貨計劃及時傳遞給生產(chǎn)部門、倉儲部門和物流部門。（二）生產(chǎn)部門職責(zé)1.根據(jù)銷售部門傳遞的發(fā)貨計劃，結(jié)合生產(chǎn)能力和生產(chǎn)進(jìn)度，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃。2.合理安排生產(chǎn)資源，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)出來，滿足發(fā)貨需求。3.在生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)可能影響發(fā)貨計劃的問題，應(yīng)及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的措施解決。（三）倉儲部門職責(zé)1.根據(jù)發(fā)貨計劃，提前做好貨物的備貨工作，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、包裝完好。2.對備貨情況進(jìn)行實時監(jiān)控，及時反饋庫存動態(tài)，為發(fā)貨計劃的調(diào)整提供依據(jù)。3.負(fù)責(zé)貨物的存儲、保管和發(fā)放，確保貨物在發(fā)貨前的安全。（四）物流部門職責(zé)1.根據(jù)發(fā)貨計劃，選擇合適的物流運(yùn)輸方式，并與物流公司簽訂運(yùn)輸合同。2.負(fù)責(zé)安排貨物的運(yùn)輸車輛、配送路線等，確保貨物能夠安全、及時送達(dá)客戶手中。3.跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，及時向相關(guān)部門反饋運(yùn)輸信息，如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞等情況，應(yīng)及時采取措施解決。（五）發(fā)貨計劃的內(nèi)容發(fā)貨計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.訂單編號、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話。2.貨物品種、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積等詳細(xì)信息。3.發(fā)貨時間、預(yù)計到貨時間。4.發(fā)貨方式（如快遞、物流專線、整車運(yùn)輸?shù)龋?.運(yùn)輸要求（如特殊包裝要求、運(yùn)輸保險等）。（六）發(fā)貨計劃的審核與批準(zhǔn)1.初步發(fā)貨計劃制定完成后，由銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保計劃符合客戶需求和公司實際情況。2.審核通過后的發(fā)貨計劃，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。如遇重大訂單或特殊情況，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。三、發(fā)貨計劃的執(zhí)行（一）備貨階段1.倉儲部門根據(jù)批準(zhǔn)后的發(fā)貨計劃，按照“先進(jìn)先出”的原則進(jìn)行備貨。備貨過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照貨物的存儲要求進(jìn)行操作，確保貨物質(zhì)量不受影響。2.備貨完成后，倉儲部門應(yīng)及時通知物流部門安排提貨，并辦理貨物交接手續(xù)。交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。（二）運(yùn)輸階段1.物流部門根據(jù)發(fā)貨計劃，及時安排運(yùn)輸車輛提貨，并按照預(yù)定的配送路線將貨物送達(dá)客戶手中。在運(yùn)輸過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保貨物安全。2.對于需要中轉(zhuǎn)的貨物，物流部門應(yīng)提前與中轉(zhuǎn)地的物流公司溝通協(xié)調(diào)，確保中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)順暢，不影響貨物按時送達(dá)。3.物流部門應(yīng)及時跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞等情況，應(yīng)立即采取措施解決，并及時向銷售部門、倉儲部門反饋信息。（三）發(fā)貨通知1.銷售部門在貨物發(fā)出后，應(yīng)及時向客戶發(fā)送發(fā)貨通知，告知客戶貨物已發(fā)出及預(yù)計到貨時間等信息。發(fā)貨通知可通過郵件、短信、電話等方式發(fā)送。2.發(fā)貨通知應(yīng)包含訂單編號、貨物信息、發(fā)貨時間、運(yùn)輸單號等詳細(xì)內(nèi)容，以便客戶查詢和跟蹤貨物運(yùn)輸情況。四、發(fā)貨計劃的變更與調(diào)整（一）變更原因在發(fā)貨計劃執(zhí)行過程中，如遇到以下情況，可申請發(fā)貨計劃的變更與調(diào)整：1.客戶需求發(fā)生變化，如貨物品種、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨時間等。2.生產(chǎn)部門因生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料短缺等原因無法按時完成生產(chǎn)任務(wù)。3.倉儲部門庫存不足或貨物質(zhì)量出現(xiàn)問題。4.物流部門運(yùn)輸車輛故障、運(yùn)輸路線調(diào)整等原因影響貨物按時送達(dá)。5.其他不可抗力因素導(dǎo)致發(fā)貨計劃無法正常執(zhí)行。（二）變更申請與審批1.因上述原因需要變更發(fā)貨計劃的，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫《發(fā)貨計劃變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容及對其他部門的影響。2.《發(fā)貨計劃變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給銷售部門。銷售部門對變更申請進(jìn)行審核，并組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。3.如變更申請涉及金額較大、影響范圍較廣或?qū)蛻粲兄卮笥绊懙?，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）變更后的執(zhí)行發(fā)貨計劃變更批準(zhǔn)后，相關(guān)部門應(yīng)按照新的發(fā)貨計劃及時調(diào)整工作安排，確保貨物能夠按時、準(zhǔn)確發(fā)出。倉儲部門應(yīng)根據(jù)變更后的發(fā)貨計劃及時調(diào)整庫存，物流部門應(yīng)重新安排運(yùn)輸車輛和配送路線。五、發(fā)貨計劃的跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制1.銷售部門負(fù)責(zé)對發(fā)貨計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期與物流部門、倉儲部門溝通協(xié)調(diào)，了解貨物運(yùn)輸狀態(tài)和庫存情況。2.物流部門應(yīng)建立貨物運(yùn)輸跟蹤臺賬，詳細(xì)記錄貨物的起運(yùn)時間、到達(dá)時間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸狀態(tài)等信息，并及時向銷售部門反饋。3.倉儲部門應(yīng)實時監(jiān)控庫存動態(tài)，及時更新庫存信息，并向銷售部門反饋庫存變化情況。（二）反饋內(nèi)容1.發(fā)貨計劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及解決情況，如運(yùn)輸延誤、貨物損壞、庫存短缺等。2.客戶對發(fā)貨情況的反饋及滿意度調(diào)查結(jié)果。3.發(fā)貨計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，如發(fā)貨及時率、貨物完好率等。（三）問題處理1.對于發(fā)貨計劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行分析和處理，并采取有效的措施加以解決。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給銷售部門。2.如因發(fā)貨問題給客戶造成損失的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償，并及時與客戶溝通協(xié)商，爭取客戶諒解。六、發(fā)貨計劃的考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.發(fā)貨及時率：實際發(fā)貨時間與計劃發(fā)貨時間的符合程度，計算公式為：發(fā)貨及時率=（按時發(fā)貨訂單數(shù)÷總發(fā)貨訂單數(shù)）×100%。2.貨物完好率：貨物在運(yùn)輸過程中無損壞的比例，計算公式為：貨物完好率=（運(yùn)輸后貨物無損壞訂單數(shù)÷總發(fā)貨訂單數(shù)）×100%。3.客戶滿意度：客戶對發(fā)貨服務(wù)的滿意程度，通過客戶滿意度調(diào)查結(jié)果進(jìn)行考核。（二）考核方式1.銷售部門每月對各部門發(fā)貨計劃執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，并根據(jù)考核指標(biāo)進(jìn)行評分。2.考核結(jié)果作為部門和員工績效考核的重要依據(jù)。（三）獎懲措施1.對于發(fā)貨計劃執(zhí)行情況優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書等。2.對于發(fā)貨計劃執(zhí)行不力，導(dǎo)致發(fā)貨延誤、貨物損壞等問題，給公司造成損失的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、扣發(fā)獎金、降職降薪等處罰。七