前臺房卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司前臺房卡管理，規(guī)范房卡的發(fā)放、使用、回收及相關(guān)流程，確保公司住宿區(qū)域的安全與秩序，保障員工和訪客的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部員工、因公來訪的外部人員在公司指定住宿區(qū)域的房卡管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保房卡的發(fā)放、使用和回收過程安全可靠，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入住宿區(qū)域，保障人員和財產(chǎn)安全。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行房卡管理，確保各項(xiàng)操作準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)管理漏洞。3.服務(wù)至上原則：在保障安全的前提下，為員工和訪客提供便捷、高效的房卡管理服務(wù)，滿足其正常的住宿需求。二、房卡的種類與標(biāo)識（一）房卡種類1.員工房卡：供公司內(nèi)部員工使用，用于開啟其分配的住宿房間。2.訪客房卡：為因公來訪的外部人員臨時發(fā)放，用于進(jìn)入指定的訪客住宿房間。（二）房卡標(biāo)識1.員工房卡：卡片上應(yīng)明確標(biāo)注員工姓名、所屬部門、房號等信息。2.訪客房卡：除標(biāo)注訪客姓名、來訪日期、房號外，還應(yīng)加蓋“訪客專用”字樣印章。三、房卡的發(fā)放（一）員工房卡發(fā)放1.入職分配：新員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時將其住宿信息告知行政部門。行政部門根據(jù)公司住宿安排，為新員工分配房間，并制作相應(yīng)的員工房卡。2.房卡領(lǐng)?。盒聠T工憑有效身份證件到前臺領(lǐng)取房卡。前臺工作人員應(yīng)核對員工身份信息，確認(rèn)無誤后，將房卡發(fā)放給員工，并告知其房卡的使用注意事項(xiàng)。3.信息登記：前臺工作人員應(yīng)在房卡發(fā)放登記表上詳細(xì)記錄員工姓名、部門、房號、領(lǐng)取時間、身份證件號碼等信息。（二）訪客房卡發(fā)放1.預(yù)約登記：外部人員因公來訪需住宿時，接待部門應(yīng)提前與行政部門聯(lián)系，進(jìn)行預(yù)約登記。預(yù)約信息應(yīng)包括訪客姓名、單位、來訪日期、來訪目的、預(yù)計住宿天數(shù)、陪同人員等。2.審批流程：行政部門根據(jù)接待部門的預(yù)約信息，進(jìn)行審批。審批通過后，行政部門通知前臺為訪客準(zhǔn)備房卡。3.房卡領(lǐng)?。涸L客到達(dá)公司后，接待人員應(yīng)帶領(lǐng)其到前臺辦理房卡領(lǐng)取手續(xù)。訪客需出示有效身份證件，前臺工作人員核對身份信息和預(yù)約信息無誤后，為訪客發(fā)放房卡，并告知其房卡的使用注意事項(xiàng)。4.信息登記：前臺工作人員應(yīng)在訪客房卡發(fā)放登記表上詳細(xì)記錄訪客姓名、單位、房號、來訪日期、領(lǐng)取時間、身份證件號碼、陪同人員等信息。四、房卡的使用（一）使用范圍房卡僅限持卡人本人在規(guī)定的住宿區(qū)域內(nèi)使用，用于開啟相應(yīng)的房間門。（二）使用規(guī)定1.妥善保管：持卡人應(yīng)妥善保管房卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如房卡遺失或損壞，應(yīng)及時到前臺掛失并補(bǔ)辦。2.正確使用：持卡人應(yīng)按照房卡使用說明正確操作，不得隨意拆卸、損壞房卡。如因持卡人不當(dāng)使用導(dǎo)致房卡損壞，持卡人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.禁止外借：嚴(yán)禁將房卡外借或出售給非公司員工或未經(jīng)授權(quán)的人員，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。4.按時歸還：員工離職或訪客離開公司時，應(yīng)及時將房卡交回前臺。如未按時交回，前臺應(yīng)及時聯(lián)系持卡人收回房卡。五、房卡的回收（一）員工離職回收1.員工離職時，所在部門應(yīng)通知員工到前臺辦理房卡交回手續(xù)。2.前臺工作人員在收回房卡后，應(yīng)在房卡回收登記表上記錄回收時間、房卡號碼等信息，并與房卡發(fā)放登記表進(jìn)行核對。3.如發(fā)現(xiàn)員工未交回房卡或房卡損壞，前臺應(yīng)及時與員工溝通，要求其說明情況并進(jìn)行相應(yīng)處理。如員工無法說明原因或拒絕賠償，公司將從其工資中扣除相應(yīng)的房卡成本費(fèi)用。（二）訪客離店回收1.訪客離開公司時，接待人員應(yīng)陪同訪客到前臺辦理房卡交回手續(xù)。2.前臺工作人員在收回房卡后，應(yīng)在房卡回收登記表上記錄回收時間、房卡號碼等信息，并與房卡發(fā)放登記表進(jìn)行核對。3.如發(fā)現(xiàn)訪客未交回房卡或房卡損壞，接待人員應(yīng)協(xié)助前臺與訪客溝通，要求其說明情況并進(jìn)行相應(yīng)處理。如訪客無法說明原因或拒絕賠償，接待部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、房卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.如房卡遺失或被盜，持卡人應(yīng)立即到前臺掛失。掛失時，持卡人需提供本人有效身份證件和房卡相關(guān)信息。2.前臺工作人員在核實(shí)持卡人身份信息后，為其辦理房卡掛失手續(xù)，并在房卡掛失登記表上記錄掛失時間、房卡號碼、持卡人姓名等信息。3.掛失生效后，原房卡將失效，無法再用于開啟房間門。（二）補(bǔ)辦1.房卡掛失后，持卡人可申請補(bǔ)辦房卡。補(bǔ)辦時，持卡人需填寫房卡補(bǔ)辦申請表，并繳納相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用。2.前臺工作人員在收到持卡人的補(bǔ)辦申請和費(fèi)用后，為其重新制作房卡，并在房卡發(fā)放登記表上記錄補(bǔ)辦時間、房卡號碼、持卡人姓名等信息。3.補(bǔ)辦后的房卡使用權(quán)限與原房卡相同，但房卡號碼將發(fā)生變更。七、房卡的定期檢查與維護(hù)（一）定期檢查1.前臺應(yīng)定期對房卡進(jìn)行檢查，確保房卡的正常使用。檢查內(nèi)容包括房卡的外觀是否損壞、芯片是否正常、卡片信息是否清晰等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并將檢查結(jié)果記錄在房卡檢查登記表上。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期對房卡管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括系統(tǒng)軟件升級、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備檢查等。2.每季度至少進(jìn)行一次系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)，并將維護(hù)保養(yǎng)情況記錄在房卡管理系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)登記表上。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障，應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行維修。八、房卡管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對前臺房卡管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保房卡管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計部門定期對房卡管理情況進(jìn)行審計，檢查房卡管理流程的執(zhí)行情況、房卡使用記錄的真實(shí)性和完整性等。（二）考核辦法1.行政部門制定房卡管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，對前臺工作人員的房卡管理工作進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括房卡發(fā)放的準(zhǔn)確性、房卡回收的及時性、房卡掛失與補(bǔ)辦的處理效率、房卡定期檢查與維護(hù)的執(zhí)行情況等。2.考核結(jié)果與前臺工作人員的績效掛鉤，