中鐵文件管理辦法一、總則（一）目的為加強中國中鐵股份有限公司（以下簡稱“公司”）文件管理，確保文件的規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)和妥善保存，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各單位、各部門的文件管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、歸口管理。2.規(guī)范高效原則：文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)進行，確保文件處理及時、準(zhǔn)確、高效。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件的保密管理，防止文件泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理、人力資源管理等各類業(yè)務(wù)的文件。3.技術(shù)文件：工程設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工方案、技術(shù)總結(jié)等。4.黨群文件：黨組織發(fā)布的決議、指示、通知，工會、共青團等組織的文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件編號：[公司簡稱][年份][文件類別代碼][順序號]，如“中鐵[2023]行字第001號”。業(yè)務(wù)文件編號：[公司簡稱][年份][業(yè)務(wù)板塊代碼][文件類別代碼][順序號]，如“中鐵[2023]工程字第002號”。技術(shù)文件編號：[公司簡稱][年份][項目代碼][專業(yè)代碼][文件類別代碼][順序號]，如“中鐵[2023]XX項目橋梁003號”。黨群文件編號：[公司簡稱][年份][黨群類別代碼][順序號]，如“中鐵[2023]黨字第004號”。2.代碼說明文件類別代碼：行政文件用“行”表示，業(yè)務(wù)文件用“業(yè)”表示，技術(shù)文件用“技”表示，黨群文件用“黨”表示。業(yè)務(wù)板塊代碼：根據(jù)公司業(yè)務(wù)板塊設(shè)置，如工程建設(shè)用“工程”，生產(chǎn)經(jīng)營用“經(jīng)營”等。項目代碼：按照公司項目編號規(guī)則確定。專業(yè)代碼：根據(jù)技術(shù)文件涉及的專業(yè)領(lǐng)域確定，如橋梁、隧道等。黨群類別代碼：根據(jù)黨群文件的具體類別確定，如黨委文件用“黨委”，工會文件用“工會”等。三、文件起草（一）起草要求1.文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，主題明確，邏輯清晰，語言準(zhǔn)確、簡潔。2.涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究起草。（二）起草流程1.承辦人根據(jù)工作需要起草文件初稿，填寫《文件起草審批表》，注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、起草依據(jù)、主要內(nèi)容等。2.將起草的文件初稿提交所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)重點審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和工作實際，提出修改意見。四、文件審核（一）審核原則1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性審核：文件表述是否準(zhǔn)確、規(guī)范，數(shù)據(jù)是否真實可靠。3.完整性審核：文件內(nèi)容是否完整，相關(guān)附件是否齊全。（二）審核流程1.部門負責(zé)人審核后的文件初稿，提交至歸口管理部門審核。歸口管理部門應(yīng)從專業(yè)角度對文件進行審核，提出審核意見。2.涉及重大事項、重要政策的文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點審核文件的必要性、可行性和合規(guī)性，提出審核意見。3.需公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后提交主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面審核文件內(nèi)容，做出審批決定。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的印發(fā)范圍，包括主送單位、抄送單位等。（二）印發(fā)流程1.文件經(jīng)審核、審批通過后，由承辦部門將文件電子稿提交至公司辦公室。2.公司辦公室負責(zé)對文件進行排版、校對，按照規(guī)定格式印發(fā)。3.文件印發(fā)后，公司辦公室應(yīng)及時將文件紙質(zhì)版分發(fā)給主送單位和抄送單位，并做好文件發(fā)放記錄。六、文件簽收與登記（一）簽收要求1.各單位、各部門收到公司印發(fā)的文件后，應(yīng)及時安排專人簽收，并在《文件簽收登記表》上簽字確認。2.簽收人應(yīng)認真核對文件的名稱、文號、份數(shù)等信息，確保文件完整無誤。（二）登記內(nèi)容文件簽收后，應(yīng)及時進行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、印發(fā)日期、簽收日期、簽收人等。七、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人等。（二）傳閱流程1.公司辦公室將文件分發(fā)給傳閱范圍內(nèi)的人員，并填寫《文件傳閱登記表》。2.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文件，并在《文件傳閱登記表》上簽字注明傳閱情況。3.傳閱完畢后，傳閱人員應(yīng)將文件及時退還公司辦公室。八、文件辦理（一）承辦要求1.文件承辦部門或承辦人應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時辦理文件涉及的事項。2.辦理結(jié)果應(yīng)及時反饋給文件交辦部門或交辦領(lǐng)導(dǎo)，并做好相關(guān)記錄。（二）辦理流程1.承辦部門或承辦人收到文件后，應(yīng)制定具體的辦理方案，明確辦理步驟、責(zé)任人和完成時間。2.辦理過程中，承辦部門或承辦人應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進行。3.文件辦理完畢后，承辦部門或承辦人應(yīng)填寫《文件辦理情況反饋表》，將辦理結(jié)果反饋給文件交辦部門或交辦領(lǐng)導(dǎo)。九、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司印發(fā)的各類文件。2.所屬各單位、各部門上報的文件。3.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件。（二）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別、時間順序進行整理，編制目錄，便于查閱。（三）歸檔流程1.文件承辦部門或承辦人在文件辦理完畢后，應(yīng)及時將文件整理歸檔，并移交至公司檔案室。2.公司檔案室對歸檔文件進行審核、驗收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。十、文件保管與利用（一）保管要求1.公司檔案室應(yīng)建立健全文件保管制度，確保文件的安全存放。2.定期對文件進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案室查閱。2.查閱文件時，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借文件。3.涉及公司機密的文件，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。十一、文件保密（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強對文件保密工作的管理。2.對涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行保管、傳遞和使用。（二）保密措施1.對機密文件實行專人專管，存放于保密柜中。2.傳遞機密文件應(yīng)采取加密傳輸或?qū)Ｈ怂瓦_等方式，確保文件安全。3.對接觸機密文件的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止文件泄露。十二、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效文件。（二）銷毀流程1.文件承辦部門或承辦人提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至公司辦公室。