會務(wù)統(tǒng)籌管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的會務(wù)統(tǒng)籌管理工作，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議達到預(yù)期效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓(xùn)會議等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議時間、地點、議程等，確保會議能夠快速、有效地解決問題。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范會議組織、籌備、召開、記錄、跟進等各個環(huán)節(jié)，確保會議的合法性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.服務(wù)原則：以服務(wù)參會人員為宗旨，提供周到、細致的會議服務(wù)，確保參會人員能夠全身心地投入會議。4.保密原則：對于涉及公司/組織機密的會議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保會議內(nèi)容不泄露。二、會議分類及職責(zé)分工（一）會議分類1.決策性會議：如董事會、股東會等，主要討論和決定公司/組織的重大戰(zhàn)略、決策等事項。2.管理性會議：如管理層會議、部門例會等，主要傳達公司/組織的工作部署、安排，協(xié)調(diào)解決工作中的問題。3.業(yè)務(wù)性會議：如專題研討會、項目推進會等，主要針對具體業(yè)務(wù)問題進行討論、研究和解決。4.培訓(xùn)性會議：如內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等，主要進行知識、技能等方面的培訓(xùn)。（二）職責(zé)分工1.會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)提出會議需求，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員等信息。負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，如匯報材料、議題文件等。負(fù)責(zé)組織本部門參會人員按時參加會議，并確保參會人員提前了解會議內(nèi)容。2.會務(wù)統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)制定會議計劃，根據(jù)會議發(fā)起部門的需求，合理安排會議時間、地點、議程等。負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備、會議通知、參會人員簽到等。負(fù)責(zé)會議的組織和服務(wù)工作，如引導(dǎo)參會人員入場、提供茶水服務(wù)、記錄會議內(nèi)容等。負(fù)責(zé)會議的跟進和落實工作，及時將會議決議傳達給相關(guān)部門和人員，并督促其按時完成任務(wù)。3.參會人員按時參加會議，遵守會議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見和建議。按照會議決議，按時完成相關(guān)工作任務(wù)，并及時反饋工作進展情況。三、會議籌備（一）會議計劃制定1.會務(wù)統(tǒng)籌部門根據(jù)會議發(fā)起部門的需求，結(jié)合公司/組織的工作安排，制定會議計劃。會議計劃應(yīng)包括會議名稱、主題、目的、時間、地點、議程、參會人員、籌備責(zé)任人、完成時間等內(nèi)容。2.會議計劃制定后，應(yīng)報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照會議計劃組織實施。（二）會議通知1.會務(wù)統(tǒng)籌部門根據(jù)會議計劃，提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議名稱、主題、時間、地點、議程、參會人員、會議要求等內(nèi)容。2.會議通知可以通過郵件、短信、即時通訊工具等方式發(fā)送。對于重要會議，應(yīng)同時電話通知參會人員，確保其收到通知。3.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)是否參加會議。如不能參加會議，應(yīng)提前向會議發(fā)起部門請假，并說明原因。（三）會議資料準(zhǔn)備1.會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，如匯報材料、議題文件等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點突出，并按照會議議程順序排列。2.會務(wù)統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)將會議資料整理、裝訂成冊，并在會議前發(fā)放給參會人員。對于電子資料，應(yīng)提前上傳至公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺，供參會人員下載查閱。（四）會議場地布置1.會務(wù)統(tǒng)籌部門根據(jù)會議類型、規(guī)模、參會人員等因素，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)交通便利、環(huán)境舒適、設(shè)施齊全，并能夠滿足會議的需求。2.會務(wù)統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)會議場地的布置工作，包括擺放桌椅、懸掛橫幅、設(shè)置投影儀、音響設(shè)備、茶水服務(wù)等。布置應(yīng)簡潔大方、整齊有序，營造良好的會議氛圍。（五）會議設(shè)備調(diào)試1.會務(wù)統(tǒng)籌部門在會議前對會議設(shè)備進行調(diào)試，確保投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、燈光等設(shè)備正常運行。2.調(diào)試過程中，應(yīng)檢查設(shè)備的圖像、聲音質(zhì)量，測試設(shè)備的各項功能，確保會議能夠順利進行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進行維修。（六）會議簽到1.會務(wù)統(tǒng)籌部門在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)參會人員簽到。簽到方式可以采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等方式。2.參會人員簽到時，應(yīng)認(rèn)真填寫姓名、部門、職務(wù)等信息。簽到表應(yīng)妥善保存，作為會議記錄的一部分。四、會議組織與服務(wù)（一）會議開場1.會務(wù)統(tǒng)籌部門安排專人負(fù)責(zé)會議開場工作，提前到達會議場地，檢查各項準(zhǔn)備工作是否就緒。2.會議開場前[X]分鐘，引導(dǎo)參會人員入場就座，并提醒參會人員關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)。3.會議開場時，主持人應(yīng)簡要介紹會議主題、目的、議程等內(nèi)容，并宣布會議開始。（二）會議進行1.主持人應(yīng)按照會議議程，有序引導(dǎo)會議進行。會議過程中，應(yīng)控制好會議節(jié)奏，確保各項議題能夠充分討論，避免出現(xiàn)跑題、拖延等情況。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見和建議。發(fā)言時應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長、空洞的發(fā)言。3.會務(wù)統(tǒng)籌部門安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，并在會議結(jié)束后及時整理、歸檔。（三）會議服務(wù)1.會務(wù)統(tǒng)籌部門在會議期間提供茶水服務(wù)，確保參會人員能夠隨時飲用。茶水應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生，水溫適中。2.會議過程中，如參會人員有其他需求，如紙筆、文件袋等，會務(wù)統(tǒng)籌部門應(yīng)及時提供。3.會議結(jié)束后，會務(wù)統(tǒng)籌部門安排專人負(fù)責(zé)清理會議場地，整理桌椅、設(shè)備等，保持場地整潔。五、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。記錄應(yīng)采用速記、錄音等方式，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.會議記錄應(yīng)包括會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、記錄人、會議議程、會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項、責(zé)任人、完成時間等內(nèi)容。3.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，并提交給會務(wù)統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)人審核。（二）會議紀(jì)要1.會務(wù)統(tǒng)籌部門根據(jù)會議記錄，編寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議的重點內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，語言簡潔明了、邏輯清晰。2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)作為公司/組織內(nèi)部文件存檔，以備查閱。六、會議決議跟進與落實（一）決議傳達1.會務(wù)統(tǒng)籌部門在會議結(jié)束后，及時將會議決議傳達給相關(guān)部門和人員。傳達方式可以采用郵件、短信、即時通訊工具等方式，確保決議能夠及時、準(zhǔn)確地傳達。2.傳達會議決議時，應(yīng)明確決議事項、責(zé)任人、完成時間等內(nèi)容，并要求相關(guān)部門和人員簽收確認(rèn)。（二）決議跟進1.會務(wù)統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進行跟進，定期檢查決議事項的完成進度。跟進方式可以采用電話、郵件、實地檢查等方式，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。2.對于決議執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會務(wù)統(tǒng)籌部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員進行解決。如問題較為復(fù)雜，應(yīng)及時向公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求支持和幫助。（三）決議反饋1.相關(guān)部門和人員應(yīng)按照會議決議的要求，按時完成工作任務(wù)，并及時將工作進展情況反饋給會務(wù)統(tǒng)籌部門。反饋方式可以采用郵件、報告等方式，確保反饋信息準(zhǔn)確、及時。2.會務(wù)統(tǒng)籌部門對反饋信息進行整理、分析，及時掌握決議事項的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門和人員進行整改，確保決議能夠順利完成。七、會議評估與改進（一）會議評估1.會務(wù)統(tǒng)籌部門定期對會議組織、籌備、召開、記錄、跟進等各個環(huán)節(jié)進行評估，收集參會人員的意見和建議，了解會議的效果和存在的問題。2.會議評估可以采用問卷調(diào)查、面談、小組討論等方式進行。評估內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、議程、時間安排、場地布置、設(shè)備設(shè)施、會議服務(wù)、會議記錄、決議執(zhí)行等方面。（二）改進措施1.會務(wù)統(tǒng)籌部門根據(jù)會議評估結(jié)果，制定改進措施，明確改進目標(biāo)、責(zé)任人、完成時間等內(nèi)容。改