器材采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司器材采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證器材質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門所需器材的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、實驗儀器、工具及耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證器材質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本、使用成本等因素，實現(xiàn)采購效益最大化。3.公平競爭原則：通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，引入競爭機制，確保采購過程公平公正，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購器材符合公司實際需求和質(zhì)量標準。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，規(guī)范采購流程，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購管理委員會，作為采購決策機構(gòu)，負責審議和決策重大采購事項。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，其主要職責包括：1.制定和修訂公司采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審議年度采購計劃和預(yù)算。3.審批重大采購項目的采購方式、采購文件、評標標準等。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。5.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購執(zhí)行機構(gòu)，負責具體采購工作的組織實施。采購部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行公司采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.根據(jù)公司需求，編制采購計劃和預(yù)算，報采購管理委員會審批后組織實施。3.組織開展采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購文件編制、采購談判、合同簽訂等。4.負責采購合同的履行和管理，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。5.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評價和管理。6.收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，為公司采購決策提供支持。7.配合公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門對采購活動進行監(jiān)督檢查。（三）需求部門公司各需求部門負責提出器材采購需求，配合采購部門開展采購工作。需求部門的主要職責包括：1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，提出準確、詳細的器材采購需求。2.參與采購文件的編制和評審，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商考察和評估。4.負責采購器材的驗收工作，對器材的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢驗和確認。5.反饋采購器材的使用情況和問題，協(xié)助采購部門進行后續(xù)處理。（四）其他部門公司財務(wù)部門負責采購資金的預(yù)算安排、支付審核和財務(wù)核算；質(zhì)量部門負責對采購器材的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督；法務(wù)部門負責對采購合同進行合法性審查，提供法律咨詢和服務(wù)。各部門應(yīng)各司其職，密切配合，共同做好采購工作。三、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購計劃編制1.各需求部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)本部門下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和工作安排，編制本部門下一年度器材采購需求計劃，詳細列出所需器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門收到各需求部門的采購需求計劃后，進行匯總整理和分析，結(jié)合公司庫存情況、資金狀況等因素，編制公司年度采購計劃草案，報采購管理委員會審議。3.采購管理委員會對年度采購計劃草案進行審議，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標和實際情況，對采購計劃進行調(diào)整和完善，最終確定公司年度采購計劃，并下達給采購部門組織實施。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)年度采購計劃，結(jié)合市場價格行情和歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預(yù)算草案，明確各項采購項目的預(yù)算金額，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算草案進行審核，結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算和資金狀況，對采購預(yù)算進行調(diào)整和平衡，形成公司年度采購預(yù)算方案，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后的年度采購預(yù)算方案，作為公司采購活動的資金控制依據(jù)，采購部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進行審批。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。采購部門應(yīng)通過法定媒體發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標，按照規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應(yīng)商。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。采購部門應(yīng)向符合條件的特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標，按照規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應(yīng)商。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。采購部門應(yīng)與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購部門應(yīng)與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。（二）采購程序1.采購申請：各需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、技術(shù)要求、預(yù)計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.采購審批：采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性等。對于符合要求的采購申請，采購部門提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批；對于不符合要求的采購申請，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，要求其修改或補充相關(guān)信息。3.采購實施：采購部門根據(jù)批準的采購申請，按照確定的采購方式組織采購活動。選擇供應(yīng)商：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，并對供應(yīng)商進行評價和篩選。根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。對于新的采購項目，采購部門應(yīng)進行供應(yīng)商考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況，確保供應(yīng)商具備提供合格器材的能力。編制采購文件：采購部門根據(jù)采購項目的需求和特點，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準確性和公正性。發(fā)布采購信息：采購部門按照規(guī)定的方式發(fā)布采購信息，邀請供應(yīng)商參與采購活動。對于公開招標項目，應(yīng)在法定媒體上發(fā)布招標公告；對于邀請招標、競爭性談判、詢價等項目，應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出相應(yīng)的采購文件。開標、評標或談判：采購部門按照采購文件規(guī)定的時間、地點組織開標、評標或談判活動。開標時，應(yīng)邀請所有投標人參加，當眾宣布投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內(nèi)容等信息；評標時，應(yīng)按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人；談判時，應(yīng)與供應(yīng)商進行充分溝通和協(xié)商，確定成交供應(yīng)商。簽訂合同：采購部門根據(jù)評標或談判結(jié)果，與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。4.合同履行與驗收合同履行：采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)跟蹤合同履行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求履行合同義務(wù)。供應(yīng)商交貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準備工作。驗收：需求部門負責對采購器材進行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標準，對器材的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、型號等進行檢驗和確認。對于驗收合格的器材，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告；對于驗收不合格的器材，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取更換、退貨、補貨等措施，直至驗收合格為止。5.付款結(jié)算：采購器材驗收合格后，需求部門應(yīng)及時填寫《付款申請表》，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，對《付款申請表》進行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立科學合理的供應(yīng)商選擇標準，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和分析。3.對于新的采購項目，采購部門應(yīng)根據(jù)項目需求和供應(yīng)商選擇標準，從供應(yīng)商庫中篩選出若干家潛在供應(yīng)商，并對其進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、人員素質(zhì)等方面。4.采購部門組織相關(guān)部門對考察合格的潛在供應(yīng)商進行綜合評價，評價方式可以采用打分法、加權(quán)平均法等。根據(jù)評價結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為中標候選人或成交供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價與考核機制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和考核。評價與考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平、合作配合度等方面。2.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，采取警告、減少采購份額、暫停合作、取消合作資格等措施。3.采購部門應(yīng)及時將供應(yīng)商評價與考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商，與供應(yīng)商溝通改進措施，幫助供應(yīng)商提高自身管理水平和服務(wù)質(zhì)量。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門應(yīng)為每個供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、評價與考核記錄、合作合同等方面。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)實行動態(tài)管理，采購部門應(yīng)及時更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進行整理和分析，為供應(yīng)商選擇、評價與考核等工作提供參考依據(jù)。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應(yīng)建立采購風險識別與評估機制，定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估。風險識別應(yīng)涵蓋采購計劃、采購方式選擇、供應(yīng)商管理、合同簽訂、合同履行、驗收付款等各個環(huán)節(jié)。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。對于高風險等級的風險，應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化、供求關(guān)系等信息，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加或采購物資短缺。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇資質(zhì)信譽良好、生產(chǎn)能力強、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時，建立供應(yīng)商評價與考核機制，定期對供應(yīng)商進行評價和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。3.合同風險應(yīng)對：在簽訂采購合同前，應(yīng)組織法務(wù)部門等相關(guān)人員對合同條款進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、公平合理。同時，加強對合同履行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.驗收風險應(yīng)對：建立嚴格的驗收制度，明確驗收標準和驗收流程，組織專業(yè)人員對采購物資進行驗收。對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取更換、退貨、補貨等措施，直至驗收合格為止。5.付款風險應(yīng)對：加強對付款環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督，嚴格按照采購合同和驗收報告辦理付款手續(xù)。同時，建立付款審批制度，明確付款審批流程和審批權(quán)限，防止出現(xiàn)付款失誤或付款風險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門應(yīng)定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇是否合規(guī)、采購文件的編制和評審是否公正、供應(yīng)商的選擇和管理是否規(guī)范、合同的簽訂和履行是否嚴格等方面。2.內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)采購活動存在違規(guī)行為或風險隱患，應(yīng)及