合同核銷管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同核銷流程，確保合同執(zhí)行情況清晰、準確，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類合同的核銷管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同核銷應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保合同履行符合法律要求。2.準確及時原則：準確記錄合同執(zhí)行情況，及時進行核銷，保證財務數(shù)據(jù)與業(yè)務實際一致。3.責任明確原則：明確各部門在合同核銷過程中的職責，確保工作有序進行。4.檔案完整原則：妥善保存合同核銷相關資料，建立完整的檔案管理制度。二、合同核銷的定義與范圍（一）定義合同核銷是指對已履行完畢或部分履行的合同，依據(jù)合同條款、執(zhí)行記錄及相關憑證，核對合同執(zhí)行情況，確認合同權利義務已完成或部分完成，并進行相應賬務處理和檔案歸檔的過程。（二）范圍1.合同約定的標的已全部交付或完成服務，且對方已驗收合格。2.合同款項已全部收回或支付完畢，無任何遺留問題。3.合同因不可抗力或雙方協(xié)商一致等原因提前終止，且已按約定處理完畢相關事宜。三、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同的執(zhí)行，確保按照合同約定的條款和時間履行義務。2.及時收集、整理合同執(zhí)行過程中的相關資料，如發(fā)貨單、驗收報告、發(fā)票等，并提交給財務部門進行核銷。3.對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通解決，并向合同管理部門報告。（二）財務部門1.負責審核業(yè)務部門提交的合同核銷資料，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.根據(jù)審核通過的資料進行賬務處理，核銷相應的合同款項，并與業(yè)務部門核對賬目。3.定期對合同核銷情況進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供財務數(shù)據(jù)支持。（三）合同管理部門1.負責制定和完善合同核銷管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對合同核銷流程進行指導和協(xié)調，解答各部門在核銷過程中遇到的問題。3.定期檢查合同核銷檔案的完整性和規(guī)范性，確保檔案資料妥善保存。（四）法務部門1.參與重大合同的核銷審核，從法律角度審查合同履行情況及相關資料的合法性。2.對合同核銷過程中涉及的法律問題提供專業(yè)意見和建議，防范法律風險。四、合同核銷流程（一）申請核銷1.業(yè)務部門在合同履行完畢或部分履行后，認為符合合同核銷條件的，應填寫《合同核銷申請表》，詳細說明合同基本信息、執(zhí)行情況、已收付款項等內容，并附上相關證明材料。2.將《合同核銷申請表》及證明材料提交給合同管理部門進行初審。（二）初審1.合同管理部門收到業(yè)務部門提交的申請后，對申請資料的完整性和規(guī)范性進行審核。2.核實合同執(zhí)行情況是否與申請內容一致，如有疑問及時與業(yè)務部門溝通確認。3.初審通過后，在《合同核銷申請表》上簽署意見，連同申請資料一并提交給財務部門進行審核。（三）財務審核1.財務部門收到合同管理部門轉來的申請資料后，對業(yè)務部門提交的發(fā)貨單、驗收報告、發(fā)票等憑證進行仔細核對。2.審核合同款項的收付情況是否準確無誤，是否與合同約定一致。3.檢查相關費用的核算是否符合財務制度和會計準則。4.財務審核通過后，在《合同核銷申請表》上簽署意見，并將申請資料返回合同管理部門。（四）法務審核（如需）1.對于重大合同或存在法律風險的合同，合同管理部門將申請資料提交給法務部門進行審核。2.法務部門從法律角度審查合同履行情況及相關資料的合法性，對可能存在的法律問題提出意見和建議。3.法務審核通過后，在《合同核銷申請表》上簽署意見，申請資料返回合同管理部門。（五）核銷審批1.合同管理部門根據(jù)財務部門和法務部門（如需）的審核意見，對合同核銷申請進行匯總整理。2.將審核通過的《合同核銷申請表》提交給公司領導進行審批。3.公司領導根據(jù)合同金額、重要性等因素進行審批，審批通過后簽署意見。（六）核銷處理1.合同管理部門根據(jù)公司領導的審批意見，通知業(yè)務部門和財務部門進行合同核銷處理。2.業(yè)務部門根據(jù)合同核銷結果，更新合同執(zhí)行狀態(tài)，并將相關資料歸檔保存。3.財務部門根據(jù)審批通過的《合同核銷申請表》進行賬務處理，核銷相應的合同款項，確保財務賬目與合同執(zhí)行情況一致。五、合同核銷資料要求（一）基本資料1.《合同核銷申請表》，詳細填寫合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、對方單位名稱等信息。2.合同原件或復印件（加蓋公章），確保合同內容清晰可辨。（二）執(zhí)行情況資料1.發(fā)貨單或送貨單，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息，并由對方簽收確認。2.驗收報告，包括驗收標準、驗收結果、驗收日期等內容，由對方單位蓋章確認。3.服務提供記錄，如服務報告、工作記錄等，證明服務已按合同要求完成。（三）收付款資料1.發(fā)票，發(fā)票內容應與合同標的、金額一致，且發(fā)票開具日期應在合同履行期間內。2.收款憑證或付款憑證，如銀行回單、支票存根等，證明款項已實際收付。（四）其他資料1.合同變更協(xié)議（如有），詳細說明合同變更的內容、原因及執(zhí)行情況。2.雙方協(xié)商解決合同問題的相關文件（如有），如會議紀要、往來函件等。六、合同核銷檔案管理（一）檔案建立1.合同管理部門負責建立合同核銷檔案，對每份合同的核銷資料進行分類整理、編號歸檔。2.檔案內容應包括《合同核銷申請表》、合同原件或復印件、執(zhí)行情況資料、收付款資料、其他相關資料等。（二）檔案保管1.合同核銷檔案應妥善保管，存放地點應安全、防火、防潮、防蟲。2.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同核銷檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息。2.經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱檔案。查閱過程中應保持檔案資料的完整，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內容。3.如需復印檔案資料，應經(jīng)合同管理部門同意，并在復印件上加蓋“與原件核對一致”章。（四）檔案銷毀1.合同核銷檔案保管期滿后，由合同管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》。2.經(jīng)公司領導批準后，由合同管理部門會同財務部門、法務部門等相關人員共同對檔案進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對合同核銷情況進行審計，檢查合同核銷流程是否合規(guī)，資料是否完整準確。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.合同管理部門、財務部門等相關部門應加強對合同核銷工作的日常監(jiān)督，定期檢查合同執(zhí)行情況和核銷進度。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行溝通協(xié)調，督促相關部門采取措施加以解決。（三）違規(guī)處理1.對于在合同核銷過程中違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.如因違