變更資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司變更資料的管理，確保變更資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范變更流程，保障公司運營的穩(wěn)定和合規(guī)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理等方面變更資料的管理，包括但不限于項目變更、產(chǎn)品變更、流程變更等相關(guān)資料。（三）定義1.變更資料：指在公司運營過程中，因各種原因引起的業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理等方面發(fā)生變更時所產(chǎn)生的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等資料，包括變更申請、評估報告、審批文件、實施記錄、驗證報告等。2.變更發(fā)起部門：指提出變更需求的公司內(nèi)部部門。3.變更審批部門：指負(fù)責(zé)對變更申請進(jìn)行審核、批準(zhǔn)的公司內(nèi)部部門或機(jī)構(gòu)。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：變更資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.全程管控原則：對變更資料的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲、使用等全過程進(jìn)行嚴(yán)格管理和監(jiān)控。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在變更資料管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。4.安全保密原則：妥善保管變更資料，確保其安全性和保密性，防止資料泄露、丟失或損壞。二、變更資料的分類與編號（一）分類1.業(yè)務(wù)變更資料：包括業(yè)務(wù)范圍調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)合作變更等相關(guān)資料。2.技術(shù)變更資料：涵蓋技術(shù)方案改進(jìn)、技術(shù)工藝更新、技術(shù)設(shè)備升級等方面的資料。3.管理變更資料：如組織架構(gòu)調(diào)整、管理制度修訂、人員崗位變動等相關(guān)資料。（二）編號1.變更資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由字母和數(shù)字組成，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[變更類型代碼（2位字母）][年份（4位數(shù)字）][順序號（4位數(shù)字）]。變更類型代碼：根據(jù)變更資料的分類，分別設(shè)定業(yè)務(wù)變更（YW）、技術(shù)變更（JS）、管理變更（GL）。年份：表示變更發(fā)生的年份。順序號：按照變更發(fā)生的先后順序依次編排。3.例如，2023年第15號業(yè)務(wù)變更資料的編號為：YW230015。三、變更資料的產(chǎn)生與收集（一）變更發(fā)起1.公司內(nèi)部各部門或人員根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、管理需求等因素，提出變更申請。變更申請應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、預(yù)期目標(biāo)、影響范圍等。2.變更發(fā)起部門應(yīng)填寫《變更申請表》，并提交相關(guān)的支持性文件，如現(xiàn)狀分析報告、可行性研究報告等。（二）資料收集1.變更發(fā)起部門負(fù)責(zé)組織收集與變更相關(guān)的各類資料，包括但不限于變更前的現(xiàn)狀資料、變更過程中的實施記錄、變更后的驗證資料等。2.在變更實施過程中，各環(huán)節(jié)的責(zé)任部門應(yīng)及時整理和記錄相關(guān)資料，確保資料的真實性和完整性。3.對于涉及多個部門的變更，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的資料收集工作，確保資料的全面性和一致性。四、變更資料的評估與審批（一）評估1.變更發(fā)起部門提交變更申請后，由指定的評估部門或小組對變更資料進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、風(fēng)險影響等。2.評估部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員對變更資料進(jìn)行審核，必要時可進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研、數(shù)據(jù)分析等工作，形成《變更評估報告》。3.《變更評估報告》應(yīng)明確變更的評估結(jié)論，如同意變更、不同意變更或需進(jìn)一步完善變更方案等，并說明理由。（二）審批1.根據(jù)變更評估報告，由相應(yīng)的審批部門對變更進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)綜合考慮公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險控制等因素，做出審批決定。2.一般變更由部門負(fù)責(zé)人審批；重大變更需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審批。3.審批部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批工作，并簽署《變更審批表》。如審批通過，應(yīng)明確批準(zhǔn)的變更內(nèi)容和實施要求；如審批不通過，應(yīng)說明原因并退回變更申請。五、變更資料的實施與監(jiān)控（一）實施計劃1.變更發(fā)起部門根據(jù)變更審批意見，制定詳細(xì)的變更實施計劃。實施計劃應(yīng)明確變更的實施步驟、時間節(jié)點、責(zé)任人員等。2.變更實施計劃應(yīng)提交給相關(guān)部門和人員進(jìn)行確認(rèn)，確保各方對實施計劃的理解和配合。（二）實施過程1.變更實施部門按照變更實施計劃組織開展變更工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。2.在變更實施過程中，應(yīng)及時記錄相關(guān)資料，如操作記錄、測試報告、問題處理記錄等，確保變更過程的可追溯性。3.如在變更實施過程中發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向變更發(fā)起部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。（三）監(jiān)控與協(xié)調(diào)1.設(shè)立變更監(jiān)控崗位或指定專人負(fù)責(zé)對變更實施過程進(jìn)行監(jiān)控，及時掌握變更的進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決實施過程中出現(xiàn)的問題。2.定期召開變更協(xié)調(diào)會議，由變更發(fā)起部門、實施部門、評估部門、審批部門等相關(guān)人員參加，匯報變更實施情況，溝通協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。3.對變更實施過程中的關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行重點監(jiān)控，確保變更按照計劃順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。六、變更資料的驗證與關(guān)閉（一）驗證1.變更實施完成后，由驗證部門對變更效果進(jìn)行驗證。驗證內(nèi)容應(yīng)包括變更是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、是否符合相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)等。2.驗證部門應(yīng)制定驗證方案，明確驗證方法、步驟和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施驗證工作。3.驗證過程中應(yīng)收集相關(guān)驗證資料，如驗證報告、測試數(shù)據(jù)、用戶反饋等，形成《變更驗證報告》。（二）關(guān)閉1.如變更驗證結(jié)果符合要求，由變更發(fā)起部門填寫《變更關(guān)閉申請表》，申請變更關(guān)閉。2.審批部門對變更關(guān)閉申請進(jìn)行審核，確認(rèn)變更已完成且達(dá)到預(yù)期效果后，批準(zhǔn)變更關(guān)閉。3.變更關(guān)閉后，應(yīng)對變更資料進(jìn)行整理和歸檔，將相關(guān)資料納入公司的知識管理體系，以便日后查閱和參考。七、變更資料的存儲與保管（一）存儲方式1.變更資料應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保資料的安全性和可查閱性。2.電子資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)資料應(yīng)分類存放于專門的檔案柜中，按照編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.變更資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定確定。一般情況下，重要變更資料的保管期限為[X]年。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵技術(shù)、重大決策等方面的變更資料，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，確保資料的長期可追溯性。（三）保管責(zé)任1.明確專人負(fù)責(zé)變更資料的存儲與保管工作，確保資料的妥善保管和安全。2.保管人員應(yīng)定期對變更資料進(jìn)行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或過期等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、變更資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱變更資料時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請。查閱權(quán)限分為一般查閱、受限查閱和機(jī)密查閱。2.一般查閱：適用于公司內(nèi)部普通員工，可查閱一般性的變更資料。申請時需填寫《變更資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可查閱。3.受限查閱：涉及公司敏感信息或重要業(yè)務(wù)的變更資料，僅限相關(guān)部門的特定人員查閱。申請時需填寫《變更資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)主管批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。4.機(jī)密查閱：對于涉及公司核心機(jī)密的變更資料，嚴(yán)格限制查閱范圍。查閱人員需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽署保密協(xié)議后，在專人陪同下查閱。（二）使用規(guī)定1.查閱和使用變更資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露、篡改或擅自復(fù)制變更資料。2.如需對變更資料進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3.變更資料僅供內(nèi)部工作使用，未經(jīng)公司書面同意，不得將其提供給外部單位或個人。九、變更資料的銷毀（一）銷毀條件1.變更資料保管期限屆滿或已不再具有保存價值時，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、組織結(jié)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致部分變更資料無需繼續(xù)保存的，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由資料保管部門提出變更資料銷毀申請，填寫《變更資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批部門對銷毀申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地