發(fā)票清收管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、使用及清收流程，確保公司發(fā)票及時(shí)、足額收回，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的發(fā)票開(kāi)具、使用及清收管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則發(fā)票開(kāi)具信息準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)交付客戶，并按照規(guī)定期限清收發(fā)票款項(xiàng)，避免逾期風(fēng)險(xiǎn)。3.責(zé)任明確原則明確各部門(mén)及人員在發(fā)票管理工作中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，獎(jiǎng)懲分明。二、發(fā)票開(kāi)具管理（一）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶簽訂合同或達(dá)成業(yè)務(wù)意向后，應(yīng)及時(shí)將合同或業(yè)務(wù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，審核開(kāi)票申請(qǐng)，確認(rèn)開(kāi)票金額、開(kāi)票項(xiàng)目、開(kāi)票時(shí)間等信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，安排開(kāi)票。3.開(kāi)票人員按照規(guī)定的發(fā)票開(kāi)具格式和要求，準(zhǔn)確填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票字跡清晰、項(xiàng)目齊全、內(nèi)容真實(shí)。4.發(fā)票開(kāi)具完成后，由專人負(fù)責(zé)加蓋發(fā)票專用章，并進(jìn)行登記。（二）開(kāi)具要求1.發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照實(shí)際銷售業(yè)務(wù)如實(shí)開(kāi)具，不得虛開(kāi)發(fā)票。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同或業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等。3.發(fā)票開(kāi)具日期應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生日期一致，不得提前或滯后開(kāi)具。4.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)嚴(yán)格按照增值稅專用發(fā)票開(kāi)具規(guī)定進(jìn)行開(kāi)具，確保發(fā)票抵扣聯(lián)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）發(fā)票交付1.發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)及時(shí)交付客戶。交付方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、專人送達(dá)或電子發(fā)票推送等方式。2.如選擇郵寄方式，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的快遞公司，并妥善保管快遞單號(hào)，以便查詢跟蹤發(fā)票送達(dá)情況。3.如選擇專人送達(dá)，應(yīng)要求收件人在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)，留存簽收單備查。4.對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和方式生成電子發(fā)票，并通過(guò)電子郵件、短信等方式及時(shí)發(fā)送給客戶。三、發(fā)票使用管理（一）領(lǐng)用登記1.公司設(shè)立發(fā)票專用庫(kù)房，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管和發(fā)放。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立發(fā)票領(lǐng)用登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、數(shù)量、起止號(hào)碼、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。3.發(fā)票領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)票領(lǐng)用登記簿上簽字確認(rèn)，領(lǐng)用發(fā)票時(shí)應(yīng)核對(duì)發(fā)票號(hào)碼、數(shù)量等信息，確保發(fā)票完好無(wú)損。（二）使用規(guī)范1.發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)發(fā)票。2.開(kāi)具發(fā)票時(shí)應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國(guó)企業(yè)可以同時(shí)使用一種外國(guó)文字。3.發(fā)票開(kāi)具過(guò)程中如發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的作廢條件進(jìn)行作廢處理，并在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記，全聯(lián)次留存。4.已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。（三）保管要求1.發(fā)票應(yīng)妥善保管，存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票丟失、被盜、受潮、損壞等情況發(fā)生。2.發(fā)票專用庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防盜門(mén)、防盜窗、保險(xiǎn)柜等，確保發(fā)票安全。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票的保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。四、發(fā)票清收管理（一）清收責(zé)任1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解發(fā)票款項(xiàng)的支付情況，督促客戶按時(shí)付款。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票款項(xiàng)的清收情況進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計(jì)和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)清收進(jìn)展情況。3.對(duì)于逾期未收回的發(fā)票款項(xiàng)，由業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同制定清收方案，采取有效措施進(jìn)行清收。（二）清收流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)在發(fā)票開(kāi)具后，應(yīng)按照合同約定的付款期限，及時(shí)跟蹤客戶付款情況。2.如發(fā)現(xiàn)客戶逾期未付款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶溝通協(xié)調(diào)，了解逾期原因，并督促客戶盡快付款。3.對(duì)于多次溝通仍未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)共同研究制定清收方案，可采取上門(mén)催收、發(fā)函催收、法律訴訟等方式進(jìn)行清收。4.在清收過(guò)程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合同、發(fā)票、催款函、客戶簽收單、還款記錄等，以備不時(shí)之需。（三）清收措施1.溝通協(xié)商業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與客戶溝通，了解客戶逾期付款的原因，協(xié)商解決方案，爭(zhēng)取客戶盡快付款。2.發(fā)函催收對(duì)于逾期未付款的客戶，可通過(guò)發(fā)函的方式進(jìn)行催收。函件應(yīng)明確指出客戶逾期付款的事實(shí)，要求客戶在規(guī)定期限內(nèi)付款，并告知逾期付款的后果。3.上門(mén)催收對(duì)于重要客戶或逾期金額較大的客戶，可安排專人上門(mén)催收。上門(mén)催收時(shí)應(yīng)注意方式方法，避免與客戶發(fā)生沖突。4.法律訴訟對(duì)于經(jīng)多次催收仍未付款的客戶，可考慮通過(guò)法律訴訟的方式進(jìn)行清收。在采取法律訴訟措施前，應(yīng)咨詢專業(yè)律師意見(jiàn)，確保訴訟程序合法合規(guī)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)票開(kāi)具、使用、清收等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票管理工作的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)公司發(fā)票管理工作進(jìn)行檢查時(shí)，公司應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核機(jī)制1.建立發(fā)票管理工作考核制度，對(duì)各部門(mén)及人員在發(fā)票管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括發(fā)票開(kāi)具準(zhǔn)確率、發(fā)票交付及時(shí)率、發(fā)票款項(xiàng)清收率、發(fā)票保管安全率等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)及人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)及人員進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。如因工作失誤給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附