制式用品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司制式用品的管理，規(guī)范制式用品的采購、使用、保管等行為，確保制式用品的合理配置與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)對制式用品的管理活動。（三）定義1.制式用品：指公司為滿足特定工作需求，統(tǒng)一規(guī)定樣式、規(guī)格、材質(zhì)等標(biāo)準(zhǔn)的用品，包括但不限于辦公桌椅、制服、標(biāo)識牌、文件袋等。2.使用部門：指在工作中實(shí)際使用制式用品的公司內(nèi)部部門或分支機(jī)構(gòu)。3.采購部門：負(fù)責(zé)公司制式用品采購工作的部門。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則。公司對制式用品實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配，確保制式用品管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則。根據(jù)工作實(shí)際需要，科學(xué)合理地配置制式用品，避免浪費(fèi)和閑置。3.節(jié)約使用原則。倡導(dǎo)節(jié)約意識，鼓勵(lì)員工愛護(hù)和節(jié)約使用制式用品，降低使用成本。4.規(guī)范操作原則。嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制式用品的采購、使用、保管等操作，確保管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性。二、職責(zé)分工（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善制式用品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門制式用品需求計(jì)劃，審核后提交采購部門。3.負(fù)責(zé)建立制式用品管理臺賬，記錄制式用品的采購、發(fā)放、使用、庫存等情況。4.定期對公司制式用品的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。5.協(xié)調(diào)解決制式用品管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購部門1.根據(jù)行政管理部門提交的需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)制式用品的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購的制式用品符合質(zhì)量要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，保證按時(shí)供應(yīng)。4.辦理制式用品的驗(yàn)收、入庫手續(xù)，并將相關(guān)信息反饋給行政管理部門。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門制式用品需求計(jì)劃的編制和申報(bào)，明確所需制式用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等。2.按照規(guī)定的程序領(lǐng)取和使用制式用品，做好使用記錄。3.負(fù)責(zé)本部門制式用品的日常保管和維護(hù)，確保其完好無損。4.定期對本部門制式用品的使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)，如有短缺或損壞及時(shí)上報(bào)。三、采購管理（一）需求計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)下一年度工作任務(wù)和人員變動情況，編制本部門制式用品需求計(jì)劃，報(bào)行政管理部門。2.需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需制式用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容，并說明需求的理由。3.行政管理部門對各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和庫存狀況，提出調(diào)整意見，形成公司年度制式用品需求計(jì)劃，提交采購部門。（二）采購流程1.采購部門根據(jù)行政管理部門審核后的需求計(jì)劃，制定采購方案，明確采購方式、采購時(shí)間、采購預(yù)算等。2.采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購等，應(yīng)根據(jù)采購物品的性質(zhì)、金額大小等因素合理選擇。3.采購部門按照采購方案進(jìn)行采購活動，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。4.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。5.在采購過程中，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，與供應(yīng)商保持溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（三）驗(yàn)收與入庫1.制式用品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門、使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。3.驗(yàn)收合格的制式用品，由采購部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交行政管理部門登記入賬。4.驗(yàn)收不合格的制式用品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或退貨。如因特殊原因無法更換或退貨的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采取相應(yīng)的處理措施。四、使用管理（一）領(lǐng)用1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫制式用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政管理部門領(lǐng)取。2.行政管理部門根據(jù)庫存情況和審批后的領(lǐng)用申請表，發(fā)放制式用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照規(guī)定的用途和方法正確使用制式用品，不得擅自改變其用途或轉(zhuǎn)借他人。2.對于有使用期限要求的制式用品，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)使用，到期后及時(shí)更換。3.員工應(yīng)愛護(hù)制式用品，保持其整潔、完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修或更換。4.在工作變動或離職時(shí)，員工應(yīng)將所領(lǐng)用的制式用品交回行政管理部門，辦理交接手續(xù)。（三）監(jiān)督檢查1.行政管理部門定期對各部門制式用品的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄、使用情況、保管狀況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.對違反制式用品使用規(guī)范的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、保管管理（一）倉庫管理1.公司設(shè)立制式用品倉庫，指定專人負(fù)責(zé)倉庫的管理工作。2.倉庫管理人員應(yīng)建立制式用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄物品的出入庫情況，做到賬物相符。3.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保制式用品的存放安全。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存制式用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政管理部門。（二）庫存盤點(diǎn)1.公司每年至少組織一次制式用品全面盤點(diǎn)，由行政管理部門牽頭，采購部門、使用部門等相關(guān)人員參加。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括庫存制式用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量狀況等。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，如有盤盈、盤虧情況，應(yīng)查明原因，提出處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）庫存安全1.加強(qiáng)倉庫安全管理，配備必要的消防、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保庫存制式用品的安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3.在發(fā)生自然災(zāi)害、事故等緊急情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)庫存制式用品的安全，并向上級報(bào)告。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.制式用品已超過使用期限，且無法繼續(xù)使用的。2.因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高，已失去使用價(jià)值的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，不再需要使用的。（二）報(bào)廢申請1.使用部門發(fā)現(xiàn)制式用品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫制式用品報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.報(bào)廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政管理部門。（三）報(bào)廢鑒定1.行政管理部門收到報(bào)廢申請表后，組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的制式用品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。2.對于價(jià)值較高的制式用品，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行鑒定。（四）報(bào)廢處理1.經(jīng)鑒定同意報(bào)廢的制式用品，由行政管理部門統(tǒng)一組織處理。2.處理方式包括報(bào)廢變賣、捐贈、回收等，應(yīng)根據(jù)物品的實(shí)際情況選擇合適的處理方式，確保資產(chǎn)的合理處置。3