印信證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印信證的管理，規(guī)范印信證的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作中涉及印信證的相關管理活動。（三）定義1.印信：指公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等具有法律效力的印章。2.證：指公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等各類證件。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印信證的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.專人專管原則：明確專人負責印信證的保管和使用，確保責任落實到人。3.審批規(guī)范原則：印信證的使用必須經過嚴格的審批流程，確保使用的合法性和合理性。4.安全保密原則：加強印信證的安全保管，防止遺失、被盜用或濫用，確保公司信息安全。二、印信管理（一）印信的刻制1.公司因工作需要刻制印信，需由相關部門提出申請，經公司領導審批后，由行政部門統一辦理刻制手續(xù)。2.刻制印信必須選擇具有合法資質的印章刻制單位，并簽訂刻制合同，明確雙方的權利和義務。3.新刻制的印信必須在行政部門進行備案，留存印模，并注明啟用日期、使用范圍等信息。（二）印信的保管1.公司設立專門的印信保管室，配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保印信的安全存放。2.印信由專人負責保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印信管理規(guī)定。3.印信保管人員不得擅自將印信轉借他人使用，不得在未經授權的情況下攜帶印信外出。4.如遇印信保管人員請假、出差等情況，需提前辦理印信交接手續(xù)，由部門負責人指定臨時保管人員，并報行政部門備案。（三）印信的使用1.印信使用前，必須填寫《印信使用申請表》，注明使用日期、使用部門、使用內容、使用份數等信息，并經相關負責人審批簽字。2.審批流程如下：一般性文件蓋章，由部門負責人審批。重要合同、協議蓋章，需經公司分管領導審批。涉及公司重大事項或金額較大的文件蓋章，需經公司總經理審批。3.印信保管人員在審核《印信使用申請表》無誤后，方可使用印信，并在《印信使用登記表》上登記使用情況，包括使用日期、使用部門、使用內容、使用份數、審批人等信息。4.印信使用必須在公司內進行，嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印信，必須在加蓋印信后注明用途，并由使用部門負責人簽字確認。5.蓋印時，應確保印信清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。（四）印信的停用與銷毀1.因公司機構調整、名稱變更、業(yè)務終止等原因，導致印信不再使用時，由行政部門及時通知相關部門，并收回印信。2.收回的印信應進行封存，并在行政部門備案。3.印信的銷毀必須經過嚴格的審批程序，由行政部門填寫《印信銷毀申請表》，注明銷毀原因、印信名稱、數量等信息，經公司領導審批后，方可進行銷毀。4.印信銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保印信無法恢復使用，并由行政部門指定專人負責監(jiān)督銷毀過程，銷毀完畢后，在《印信銷毀登記表》上簽字確認。三、證管理（一）證的申領1.公司各部門因工作需要申領各類證件，需由部門負責人填寫《證申領申請表》，注明申領證件的名稱、用途、有效期等信息，并提交相關證明材料。2.行政部門對《證申領申請表》及相關證明材料進行審核，審核無誤后報公司領導審批。3.經公司領導審批同意后，行政部門負責辦理證件的申領手續(xù)，并及時將申領的證件交予相關部門使用。（二）證的保管1.公司設立專門的證件保管柜，用于存放各類證件。2.證件由專人負責保管，保管人員必須妥善保管證件，防止遺失、損壞或被盜用。3.如遇證件保管人員請假、出差等情況，需提前辦理證件交接手續(xù)，由部門負責人指定臨時保管人員，并報行政部門備案。（三）證的使用1.證件使用前，必須填寫《證使用申請表》，注明使用日期、使用部門、使用內容、使用期限等信息，并經相關負責人審批簽字。2.審批流程如下：一般性證件使用，由部門負責人審批。重要證件使用，需經公司分管領導審批。涉及公司重大事項或需要長期使用的證件，需經公司總經理審批。3.證件保管人員在審核《證使用申請表》無誤后，方可將證件交予使用人員，并在《證使用登記表》上登記使用情況，包括使用日期、使用部門、使用內容、使用期限、審批人等信息。4.使用人員必須按照批準的用途和期限使用證件，不得擅自轉借、涂改或超期使用。如因工作需要確需延長使用期限，需提前辦理延期手續(xù)。5.使用完畢后，使用人員應及時將證件歸還保管人員，并在《證使用登記表》上注明歸還日期。（四）證的年檢與換證1.行政部門負責定期提醒相關部門辦理證件的年檢與換證手續(xù)，并提供必要的協助。2.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時辦理證件的年檢與換證手續(xù)，確保證件的有效性。3.如因未及時辦理年檢或換證手續(xù)，導致證件失效，給公司造成損失的，由相關部門承擔相應的責任。（五）證的遺失與補辦1.如發(fā)現證件遺失，使用人員應立即向行政部門報告，并提交書面說明。2.行政部門接到報告后，應及時采取措施，如在相關媒體上刊登遺失聲明等，防止證件被冒用。3.遺失證件的補辦手續(xù)按照證件申領的流程進行辦理，使用人員需提交遺失聲明、補辦申請等相關材料。四、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司行政部門負責定期對印信證的管理和使用情況進行檢查，檢查內容包括印信證的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.各部門應積極配合行政部門的檢查工作，如實提供相關資料和信息。3.對于檢查中發(fā)現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應接受上級主管部門、政府相關部門以及社會公眾的監(jiān)督，積極配合相關部門的檢查和審計工作。2.對于外部監(jiān)督中發(fā)現的問題，公司應認真對待，及時整改，并將整改情況及時反饋給相關部門。五、責任追究（一）違規(guī)行為1.未經批準擅自使用印信證。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。3.擅自將印信證轉借他人使用。4.未按照規(guī)定保管印信證，導致印信證遺失、被盜用或濫用。5.未按照規(guī)定辦理印信證的刻制、停用、銷毀等手續(xù)。6.未按照規(guī)定使用證件，擅自轉借、涂改或超期使用。7.未按照規(guī)定辦理證件的年檢與換證手續(xù)，導致證件失效。（二）責任追究1.對于違反印信證管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關責