其在票證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的票證管理，規(guī)范票證的領(lǐng)購、開具、保管、使用及核銷等行為，確保票證的安全與正確使用，維護公司/組織的正常經(jīng)濟秩序，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及各類票證的管理活動，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、出入庫單、提貨單等。（三）基本原則1.合法性原則：票證的管理與使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的規(guī)定，確保每一項操作都具有合法依據(jù)。2.準確性原則：票證上所填寫的信息必須真實、準確、完整，與實際業(yè)務(wù)情況相符，避免因信息錯誤導致的各種風險。3.安全性原則：加強票證的保管措施，確保票證的存放安全，防止丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。4.及時性原則：按照規(guī)定的時間和程序進行票證的領(lǐng)購、開具、使用及核銷等操作，不得拖延，以保證財務(wù)核算和業(yè)務(wù)流程的順暢進行。二、票證的種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司/組織與一般納稅人之間發(fā)生的銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或應(yīng)稅服務(wù)等業(yè)務(wù)，作為購買方抵扣進項稅額的合法憑證。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司/組織與小規(guī)模納稅人、消費者個人等發(fā)生的業(yè)務(wù)往來，作為記賬和核算收入的依據(jù)。3.其他發(fā)票：如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，根據(jù)具體業(yè)務(wù)類型適用相應(yīng)的發(fā)票種類。（二）收據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司/組織收到外部單位或個人款項時開具，作為收款的證明。2.內(nèi)部收據(jù)：主要用于公司/組織內(nèi)部各部門之間的資金往來、費用結(jié)算等情況，作為內(nèi)部記賬的依據(jù)。（三）出入庫單1.入庫單：在采購物資、商品等驗收入庫時填寫，記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，作為倉庫記賬和核算庫存的依據(jù)。2.出庫單：在銷售商品、領(lǐng)用物資等發(fā)出時填寫，明確物資的去向、用途、數(shù)量等，用于倉庫發(fā)貨管理和成本核算。（四）提貨單用于客戶提取貨物時的憑證，注明提貨的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保貨物的準確提取和交接。三、票證的領(lǐng)購（一）領(lǐng)購流程1.申請：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫票證領(lǐng)購申請表，詳細注明所需票證的種類、數(shù)量、預計使用時間等信息，并提交至財務(wù)部門。2.審核：財務(wù)部門對領(lǐng)購申請表進行審核，核實申請的合理性和必要性。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)量與申請數(shù)量的匹配性、庫存情況等。如申請不合理，財務(wù)部門應(yīng)與使用部門溝通并說明原因，要求其調(diào)整申請。3.批準：經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，申請表提交至公司/組織負責人審批。負責人根據(jù)公司/組織的整體情況和財務(wù)狀況，決定是否批準領(lǐng)購申請。4.領(lǐng)購：批準后的領(lǐng)購申請表交至財務(wù)部門，由財務(wù)人員憑相關(guān)證明文件（如稅務(wù)登記證、購票員身份證明等）到稅務(wù)機關(guān)或其他指定地點辦理票證領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購回來的票證應(yīng)及時登記入賬，并交由專人妥善保管。（二）領(lǐng)購數(shù)量的控制財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)量、開票頻率等因素，合理確定票證的領(lǐng)購數(shù)量。同時，要定期對票證的使用情況進行分析，根據(jù)實際使用量及時調(diào)整領(lǐng)購計劃，避免票證積壓或缺票現(xiàn)象的發(fā)生。四、票證的開具（一）開具要求1.真實準確：票證上填寫的內(nèi)容必須與實際業(yè)務(wù)情況完全一致，包括客戶名稱、貨物或勞務(wù)名稱、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息。不得虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務(wù)不符的票證。2.字跡清晰：票證應(yīng)使用藍黑墨水或碳素墨水填寫，字跡要清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補。如有填寫錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進行更正，并在更正處加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。3.項目齊全：按照票證的格式要求，完整填寫各項內(nèi)容，不得遺漏。特別是發(fā)票，要確保發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱欄次、金額、稅率、稅額、價稅合計等內(nèi)容齊全準確。4.加蓋印章：發(fā)票必須加蓋發(fā)票專用章，財務(wù)收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。印章要清晰、端正，不得模糊不清或加蓋其他無效印章。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)受理：業(yè)務(wù)部門在發(fā)生銷售貨物、提供勞務(wù)或服務(wù)等業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時將相關(guān)業(yè)務(wù)信息傳遞給財務(wù)部門或負責開票的人員。2.開票準備：開票人員根據(jù)業(yè)務(wù)信息，核對客戶資料、商品或服務(wù)明細等，確保信息準確無誤。同時，準備好相應(yīng)的票證及開票設(shè)備。3.開具票證：按照規(guī)定的格式和要求，在票證上準確填寫各項內(nèi)容，并進行打印。打印完成后，仔細核對票證上的信息與系統(tǒng)記錄或業(yè)務(wù)資料是否一致。4.交付票證：將開具好的票證及時交付給客戶。如為發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定的方式進行傳遞，確保客戶能夠及時收到并妥善保管。（三）特殊情況的處理1.作廢票證：如果票證開具錯誤或因其他原因需要作廢，應(yīng)在票證各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。同時，在開票系統(tǒng)中進行作廢操作，確保系統(tǒng)記錄與實際票證一致。2.紅字票證：因銷售退回、折讓、開票有誤等原因需要開具紅字票證的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定辦理。一般情況下，由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票。開具紅字普通發(fā)票的，比照紅字專用發(fā)票的開具規(guī)定執(zhí)行。五、票證的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的票證保管倉庫或保險柜，確保保管場所安全、干燥、通風良好，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.保管倉庫或保險柜應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，以保障票證的安全。（二）保管人員職責1.負責票證的日常保管工作，確保票證存放有序、安全無損。2.建立票證保管臺賬，詳細記錄票證的種類、數(shù)量、起止號碼、領(lǐng)購日期、使用情況、結(jié)存數(shù)量等信息，并定期進行核對，保證賬實相符。3.嚴格遵守票證保管制度，不得擅自將票證轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或損毀。如發(fā)現(xiàn)票證有異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導并采取相應(yīng)措施。（三）保管期限1.發(fā)票及其他稅務(wù)類票證的保管期限按照國家稅務(wù)總局的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。2.其他票證的保管期限根據(jù)公司/組織的財務(wù)制度和檔案管理規(guī)定確定，但不得少于規(guī)定的年限。例如，出入庫單、提貨單等可根據(jù)業(yè)務(wù)需要保存310年不等，以便進行財務(wù)核算、審計查詢和業(yè)務(wù)追溯。（四）票證的盤點1.定期對票證進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，要認真核對票證的種類、數(shù)量、號碼等信息，檢查票證的保管情況是否良好。如發(fā)現(xiàn)賬實不符或票證有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。3.盤點結(jié)束后，編制票證盤點報告，詳細記錄盤點情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，并由盤點人員簽字確認。盤點報告應(yīng)提交給財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導，作為票證管理工作的重要參考依據(jù)。六、票證的使用（一）使用范圍票證必須嚴格按照規(guī)定的適用范圍使用，不得超范圍使用或混用。例如，增值稅專用發(fā)票只能用于一般納稅人之間的應(yīng)稅業(yè)務(wù)，不得開具給小規(guī)模納稅人或消費者個人；收款收據(jù)不得代替發(fā)票使用等。（二）使用登記1.建立票證使用登記簿，詳細記錄每一張票證的使用情況，包括開票日期、客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、票證號碼等信息。2.使用人員在使用票證后，應(yīng)及時在登記簿上進行登記，確保登記信息準確、完整。財務(wù)部門定期對使用登記簿進行檢查，核對票證的使用情況與實際業(yè)務(wù)是否相符。（三）票證的傳遞與交接1.在票證的傳遞過程中，要建立嚴格的交接制度，明確交接雙方的責任。交接時，應(yīng)認真核對票證的種類、數(shù)量、號碼等信息，確保交接無誤。2.對于重要的票證，如發(fā)票、大額收據(jù)等，應(yīng)采用專人傳遞或?qū)ｉT的快遞方式進行交接，避免在傳遞過程中出現(xiàn)丟失或損壞的情況。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認，以備查核。七、票證的核銷（一）核銷流程1.定期核銷：財務(wù)部門定期對已使用的票證進行核銷，一般每月或每季度進行一次。核銷時，根據(jù)票證使用登記簿和相關(guān)業(yè)務(wù)資料，核對票證的開具金額、使用情況等是否與實際業(yè)務(wù)相符。2.審核確認：核銷人員在完成核對后，編制票證核銷清單，詳細列出已核銷票證的相關(guān)信息。核銷清單經(jīng)財務(wù)負責人審核確認后，作為票證核銷的依據(jù)。3.歸檔保存：已核銷的票證應(yīng)按照規(guī)定的期限進行歸檔保存，以便日后查閱和審計。歸檔時，要確保票證的完整性和可追溯性，同時建立相應(yīng)的檔案索引，方便快速查找。（二）異常情況的處理1.如發(fā)現(xiàn)票證使用過程中存在異常情況，如未按規(guī)定開具、丟失、被盜等，應(yīng)立即停止相關(guān)票證的使用，并及時報告上級領(lǐng)導和稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門。2.配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理，提供必要的證明材料和信息。對于因異常情況導致的損失，要按照公司/組織的規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對票證的管理情況進行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括票證的領(lǐng)購、開具、保管、使用及核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門不定期對票證管理進行專項審計，重點審查票證管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效、票證的使用是否合規(guī)、財務(wù)核算是否準確等。3.對于檢查和審計中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)機關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供票證管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部部門提出的意見和建議，要認真對待，及時整改完善票證管理制度和操作流程，以適應(yīng)法律法規(guī)和監(jiān)管要求的變化。九、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對于未按規(guī)定領(lǐng)購、開具、保管、使用或核銷票證的，責令限期改正，并給予警告處分。2.對因違反票證管理規(guī)定導致公司/組織遭受經(jīng)濟損失的，由責任人承擔相應(yīng)的賠償責任。3.對于故意違反票證管理規(guī)定，情節(jié)嚴重的，如虛開發(fā)票、偽造票證等行為，將依法追究其法律