全程留痕管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的規(guī)范化管理，確保各項工作的可追溯性，提高工作效率和質(zhì)量，防范風險，特制定本全程留痕管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在業(yè)務(wù)活動、管理工作等過程中的全程留痕管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保留痕管理活動合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司/組織各項業(yè)務(wù)流程和管理環(huán)節(jié)，不留死角。3.真實準確原則：留痕信息應(yīng)真實、準確地反映工作實際情況，不得篡改、偽造。4.安全保密原則：對留痕信息妥善保管，確保信息安全，防止泄露。二、留痕內(nèi)容及要求（一）業(yè)務(wù)活動留痕1.合同簽訂合同文本、雙方往來的洽談記錄、審批文件等應(yīng)完整留存。合同簽訂過程中的簽字、蓋章頁需清晰掃描存檔，確保具有法律效力。2.項目執(zhí)行項目計劃、任務(wù)分配、進度報告、變更記錄等應(yīng)詳細記錄。項目相關(guān)的會議紀要、溝通郵件、工作文檔等需分類整理保存。3.客戶服務(wù)客戶咨詢、投訴記錄，包括溝通時間、內(nèi)容、處理結(jié)果等。服務(wù)過程中的解決方案、跟進記錄等應(yīng)妥善留存。（二）管理工作留痕1.文件管理各類文件的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)要有明確記錄。文件的版本變更記錄應(yīng)清晰可查，注明變更原因、時間及相關(guān)人員。2.會議管理會議通知、議程、紀要等應(yīng)完整保存。會議簽到表、參會人員發(fā)言記錄等作為會議留痕的補充資料。3.人事管理員工入職、離職、晉升、調(diào)崗等手續(xù)的辦理文件及相關(guān)審批記錄。員工培訓記錄、績效考核資料等應(yīng)長期留存。（三）留痕信息要求1.格式規(guī)范：統(tǒng)一規(guī)定留痕信息的格式，如文檔格式、表格樣式、圖片分辨率等，確保信息的一致性和可讀性。2.內(nèi)容完整：留痕信息應(yīng)包含關(guān)鍵要素，如時間、地點、人物、事件經(jīng)過等，以便全面準確地反映工作情況。3.及時更新：隨著工作的推進，及時對留痕信息進行更新，確保信息的時效性。三、留痕方式及工具（一）電子留痕1.辦公系統(tǒng)：利用公司/組織現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等，在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的留痕模塊，對業(yè)務(wù)流程和管理工作進行實時記錄。2.電子郵件：重要的業(yè)務(wù)溝通郵件應(yīng)進行分類存檔，郵件主題應(yīng)清晰反映郵件內(nèi)容，郵件正文應(yīng)包含關(guān)鍵信息。3.電子文檔：各類電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和分類標準進行存儲，文檔的屬性信息（如創(chuàng)建時間、修改時間、作者等）應(yīng)完整保留。（二）紙質(zhì)留痕1.文件檔案：對重要的紙質(zhì)文件進行編號、登記、歸檔，建立紙質(zhì)檔案庫，便于查閱和管理。2.簽字蓋章：涉及合同簽訂、重要文件審批等環(huán)節(jié)的簽字蓋章頁應(yīng)妥善保存原件。3.會議記錄：使用專門的會議記錄本，詳細記錄會議內(nèi)容，并由參會人員簽字確認。（三）其他留痕工具根據(jù)工作需要，可采用錄音、錄像等方式對重要活動、會議等進行留痕，但需提前告知相關(guān)人員，并確保符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。四、留痕信息的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的電子存儲服務(wù)器或存儲系統(tǒng)，對留痕信息進行分類存儲。根據(jù)信息的重要性和時效性，設(shè)置不同的存儲期限和備份策略。2.紙質(zhì)存儲：設(shè)立紙質(zhì)檔案庫，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對紙質(zhì)留痕資料進行分類存放，確保檔案的安全和完整。（二）保管責任1.部門職責：各部門負責本部門留痕信息的收集、整理和初步保管，并指定專人負責此項工作。2.檔案管理部門：檔案管理部門負責對全公司/組織的留痕信息進行統(tǒng)一管理和定期檢查，確保信息的安全和可追溯性。（三）存儲期限1.短期存儲：一般業(yè)務(wù)活動的留痕信息保存期限為[X]年，以便在短期內(nèi)進行查詢和核對。2.長期存儲：涉及重要合同、重大項目、法律法規(guī)要求等的留痕信息應(yīng)長期保存，保存期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）備份與恢復1.備份策略：制定定期備份計劃，對電子留痕信息進行全量備份和增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.恢復測試：定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，確保在需要時能夠及時、準確地恢復留痕信息。五、留痕信息的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱留痕信息的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請，經(jīng)批準后方可查閱。查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播留痕信息。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求或其他特殊原因需要向外部提供留痕信息的，應(yīng)按照公司/組織的對外信息披露制度進行審批，并確保信息的合法使用。（二）使用范圍留痕信息僅用于公司/組織內(nèi)部的管理、審計、查詢等工作，以及法律法規(guī)規(guī)定的其他用途。未經(jīng)授權(quán)，不得將留痕信息用于其他任何目的。（三）查閱記錄對每次查閱留痕信息的情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等，以備審計和追溯。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全全程留痕管理的監(jiān)督機制，由公司/組織內(nèi)部的審計部門或相關(guān)管理部門定期對留痕管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.留痕信息的完整性：檢查留痕信息是否涵蓋了規(guī)定的業(yè)務(wù)活動和管理工作環(huán)節(jié)，是否存在遺漏。2.信息的真實性和準確性：核實留痕信息與實際工作情況是否相符，有無篡改、偽造等現(xiàn)象。3.存儲與保管情況：檢查留痕信息的存儲方式是否符合要求，保管是否安全，存儲期限是否合規(guī)。4.查閱與使用管理：審查查閱留痕信息的審批流程是否規(guī)范，使用范圍是否符合規(guī)定，查閱記錄是否完整。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照本辦法規(guī)定進行留痕管理，導致留痕信息不完整、不準確的。2.擅自篡改、偽造留痕信息的。3.違反留痕信息查閱與使用規(guī)定，泄露或不當使用留痕信息的。4.因保管不善，造成留痕信息丟失、損壞的。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理，并責令限期改正。2.對于違規(guī)行為情節(jié)較重的，視情況給予扣發(fā)績效獎金、降職、撤職等處分。3.對于違規(guī)行為