北京油卡管理辦法總則目的為加強(qiáng)北京地區(qū)油卡管理，規(guī)范油卡的申領(lǐng)、使用、充值、保管及核銷等流程，確保油卡使用的安全性、合理性和高效性，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于在北京地區(qū)開展業(yè)務(wù)且涉及油卡使用的公司/組織及其所屬部門和員工?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：油卡使用記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)分析和監(jiān)督檢查。4.效益性原則：在保證業(yè)務(wù)正常開展的前提下，合理控制油卡成本，提高使用效益。油卡申領(lǐng)申領(lǐng)條件1.因公司/組織業(yè)務(wù)需要，涉及車輛加油的員工或部門，可申請(qǐng)油卡。2.申請(qǐng)人應(yīng)具備合法駕駛資格，并負(fù)責(zé)所領(lǐng)油卡的安全使用和管理。申領(lǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《油卡申領(lǐng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)油卡的類型、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料（如用車計(jì)劃、業(yè)務(wù)合同等）。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署意見后報(bào)財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)的合理性、資金預(yù)算等，審核通過后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一向油卡發(fā)行機(jī)構(gòu)辦理申領(lǐng)手續(xù)。油卡類型及額度1.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)需求，可申領(lǐng)不同類型的油卡，如記名卡、不記名卡等。2.油卡額度根據(jù)業(yè)務(wù)量和車輛使用情況合理確定，原則上不超過預(yù)計(jì)使用期限內(nèi)的加油費(fèi)用總額。油卡使用使用范圍1.油卡僅限用于公司/組織所屬車輛在北京市行政區(qū)域內(nèi)的加油消費(fèi)。2.嚴(yán)禁將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于非公司/組織車輛加油。使用規(guī)定1.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)持油卡到正規(guī)加油站進(jìn)行加油操作，確保加油記錄真實(shí)、準(zhǔn)確。2.加油后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上簽字確認(rèn)，并妥善保管加油憑證。3.如遇特殊情況需要在非指定加油站加油，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。加油費(fèi)用應(yīng)及時(shí)報(bào)銷，并附上詳細(xì)的加油記錄和說明。費(fèi)用報(bào)銷1.駕駛員應(yīng)在每次加油后及時(shí)整理加油憑證，并按照公司/組織財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時(shí)，應(yīng)將加油憑證、車輛行駛記錄等相關(guān)資料一并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以退回。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)油卡使用費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)措施。油卡充值充值流程1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)油卡使用情況和余額，定期制定油卡充值計(jì)劃。2.充值計(jì)劃經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理充值手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)與油卡發(fā)行機(jī)構(gòu)核對(duì)充值金額和相關(guān)信息，確保充值準(zhǔn)確無誤。4.充值完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)更新油卡余額信息，并通知相關(guān)人員。充值方式1.可采用現(xiàn)金充值、銀行轉(zhuǎn)賬充值等方式。2.采用銀行轉(zhuǎn)賬充值時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無誤，并保留轉(zhuǎn)賬憑證。充值記錄管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立油卡充值臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次充值的日期、金額、充值方式、充值人員等信息。2.充值臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬實(shí)相符。油卡保管保管責(zé)任1.油卡由申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)保管，確保油卡安全，防止丟失、損壞或被盜用。2.保管人員應(yīng)妥善保管油卡密碼等重要信息，不得泄露給他人。保管要求1.油卡應(yīng)存放在安全可靠的地方，避免與磁性物品、尖銳物品等接觸，防止損壞。2.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，保管人員應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取掛失等措施，同時(shí)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。油卡掛失與解掛1.如油卡丟失或被盜用，保管人員應(yīng)及時(shí)撥打油卡發(fā)行機(jī)構(gòu)客服電話進(jìn)行掛失。2.掛失時(shí)，應(yīng)提供油卡卡號(hào)、持卡人姓名、身份證號(hào)碼等相關(guān)信息。3.如需解掛油卡，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由保管人員持有效證件到油卡發(fā)行機(jī)構(gòu)辦理解掛手續(xù)。油卡核銷核銷周期1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)油卡使用情況進(jìn)行核銷，原則上每月進(jìn)行一次。2.核銷周期開始日期為每月的首日，結(jié)束日期為每月的末日。核銷流程1.財(cái)務(wù)部門收集各部門提交的油卡使用記錄和報(bào)銷憑證，進(jìn)行整理和核對(duì)。2.根據(jù)加油記錄和油卡余額信息，計(jì)算當(dāng)月油卡實(shí)際使用金額，并與報(bào)銷金額進(jìn)行比對(duì)。3.如發(fā)現(xiàn)使用金額與報(bào)銷金額不符，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)情況，查明原因。4.經(jīng)核對(duì)無誤后，財(cái)務(wù)部門編制油卡核銷報(bào)表，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，完成油卡核銷工作。核銷記錄管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立油卡核銷檔案，將每次核銷的相關(guān)資料（如油卡使用記錄、報(bào)銷憑證、核銷報(bào)表等）進(jìn)行歸檔保存。2.油卡核銷檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司/組織財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)油卡管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查油卡申領(lǐng)、使用、充值、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注油卡使用的真實(shí)性、合理性，以及費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性等問題。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合有關(guān)部門對(duì)油卡管理情況進(jìn)行的抽查、審計(jì)等工作。2.對(duì)于政府部門提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，并將整改情況報(bào)告政府部門。附則解釋權(quán)本辦法由公司/組織財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。修訂與廢止1.本辦法如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、