前期要件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司前期要件管理，規(guī)范前期工作流程，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)、有序推進(jìn)，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在開(kāi)展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中涉及的前期要件管理工作，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)、行政審批、合同簽訂等環(huán)節(jié)所需的各類文件、資料、手續(xù)等。（三）基本原則1.合法性原則：前期要件的準(zhǔn)備必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方相關(guān)政策要求。2.完整性原則：確保所準(zhǔn)備的前期要件齊全、完整，能夠充分支持業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展。3.準(zhǔn)確性原則：前期要件中的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，避免虛假或錯(cuò)誤信息導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。4.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成前期要件的準(zhǔn)備工作，避免因延誤影響業(yè)務(wù)進(jìn)展。二、前期要件分類及管理職責(zé)（一）前期要件分類1.政策法規(guī)類：國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。2.項(xiàng)目審批類：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。3.合同文件類：合作協(xié)議、采購(gòu)合同、租賃合同等各類合同文本及相關(guān)附件。4.資質(zhì)證書(shū)類：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證等。5.其他類：根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求確定的其他前期要件，如人員資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。（二）管理職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)提出前期要件需求，明確所需文件、資料的內(nèi)容和格式要求。按照規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，組織收集、整理、審核本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的前期要件，并確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)前期要件的合規(guī)性負(fù)責(zé)，配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行要件的提交、審批和存檔等工作。2.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核前期要件的合法性，對(duì)涉及法律條款、合同文本等進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并提供法律意見(jiàn)和建議。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)處理前期要件準(zhǔn)備過(guò)程中的法律問(wèn)題，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定前期要件管理的規(guī)章制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)前期要件的統(tǒng)一存檔管理，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全、完整和可查詢。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理各類行政審批手續(xù)，提供必要的行政支持和服務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核與前期要件相關(guān)的財(cái)務(wù)文件，如預(yù)算報(bào)告、資金證明等，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見(jiàn)和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)合理安排資金，保障前期工作的順利開(kāi)展。三、前期要件準(zhǔn)備流程（一）需求提出業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫(xiě)《前期要件需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需前期要件的名稱、內(nèi)容、用途、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息，并提交至行政部門(mén)。（二）任務(wù)分配行政部門(mén)收到《前期要件需求申請(qǐng)表》后，根據(jù)各部門(mén)職責(zé)進(jìn)行任務(wù)分配，明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，并將任務(wù)下達(dá)至相關(guān)部門(mén)。（三）準(zhǔn)備工作責(zé)任部門(mén)按照要求開(kāi)展前期要件的準(zhǔn)備工作。對(duì)于需要外部機(jī)構(gòu)提供的文件、報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，明確工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并簽訂委托協(xié)議。在準(zhǔn)備過(guò)程中，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保要件的質(zhì)量。（四）審核把關(guān)1.部門(mén)內(nèi)部審核：責(zé)任部門(mén)完成前期要件準(zhǔn)備后，首先進(jìn)行內(nèi)部審核，由部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)要件的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性、完整性等進(jìn)行審核，確保符合要求。2.跨部門(mén)審核：涉及多個(gè)部門(mén)的前期要件，需進(jìn)行跨部門(mén)審核。由牽頭部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審核，各部門(mén)根據(jù)職責(zé)對(duì)要件中涉及本部門(mén)業(yè)務(wù)的部分進(jìn)行審核，并提出意見(jiàn)和建議。審核通過(guò)后，各部門(mén)負(fù)責(zé)人在審核意見(jiàn)表上簽字確認(rèn)。3.專項(xiàng)審核：對(duì)于重要的前期要件或存在較大風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)，可組織專項(xiàng)審核小組進(jìn)行審核。專項(xiàng)審核小組由法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門(mén)人員組成，對(duì)要件進(jìn)行全面、深入的審查，并出具審核報(bào)告。（五）修改完善根據(jù)審核意見(jiàn)，責(zé)任部門(mén)對(duì)前期要件進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。修改后的要件需再次提交審核，確保最終提交的前期要件符合要求。（六）提交存檔審核通過(guò)的前期要件由責(zé)任部門(mén)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、裝訂，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)提交的前期要件進(jìn)行核對(duì)后，進(jìn)行統(tǒng)一存檔管理。同時(shí)，建立前期要件管理臺(tái)賬，記錄要件的名稱、提交部門(mén)、提交時(shí)間、審核情況等信息，以便查詢和追溯。四、前期要件審核要點(diǎn)（一）合法性審核1.審查前期要件是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方相關(guān)政策要求。重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目審批類文件是否取得相應(yīng)的行政許可，合同文件是否符合合同法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.對(duì)于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的前期要件，如安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等，要確保其符合相應(yīng)的專業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）完整性審核1.檢查前期要件是否涵蓋了業(yè)務(wù)活動(dòng)所需的全部文件和資料，是否存在缺項(xiàng)、漏項(xiàng)的情況。2.對(duì)于需要提供附件或補(bǔ)充說(shuō)明的文件，要確保附件齊全、補(bǔ)充說(shuō)明清晰準(zhǔn)確，能夠充分支持主文件的內(nèi)容。（三）準(zhǔn)確性審核1.核對(duì)前期要件中的各項(xiàng)信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否一致。重點(diǎn)審查文件中的關(guān)鍵信息，如項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、規(guī)模、金額等，確保與實(shí)際情況相符。2.對(duì)于涉及簽字、蓋章的文件，要檢查簽字蓋章是否齊全、有效，簽字人是否具備相應(yīng)的授權(quán)。（四）時(shí)效性審核1.審查前期要件是否在規(guī)定的有效期內(nèi)，如資質(zhì)證書(shū)、許可證等是否按時(shí)進(jìn)行了年檢或續(xù)期。2.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等，要確保其反映的是最新情況，數(shù)據(jù)具有時(shí)效性。五、前期要件變更管理（一）變更情形在前期要件準(zhǔn)備和使用過(guò)程中，可能出現(xiàn)以下變更情形：1.業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化，導(dǎo)致前期要件的內(nèi)容、用途等需要調(diào)整。2.法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，影響前期要件的合法性和合規(guī)性。3.前期要件在審核或使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤、遺漏等問(wèn)題，需要進(jìn)行修改。（二）變更申請(qǐng)當(dāng)出現(xiàn)變更情形時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《前期要件變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍以及預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)收到變更申請(qǐng)后，進(jìn)行初步審核，對(duì)于涉及重大變更的，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。（三）變更審批1.對(duì)于一般性變更，由行政部門(mén)審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于重大變更，如涉及項(xiàng)目方案調(diào)整、合同條款變更等，需組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專題會(huì)議討論，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后進(jìn)行審批。（四）變更實(shí)施變更申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，責(zé)任部門(mén)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行變更實(shí)施。變更后的前期要件需按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行重新審核、修改完善和提交存檔。同時(shí)，行政部門(mén)要及時(shí)更新前期要件管理臺(tái)賬，確保臺(tái)賬信息與實(shí)際情況一致。六、前期要件保密管理（一）保密范圍前期要件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的文件和資料，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.對(duì)前期要件的存儲(chǔ)和傳輸進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。2.嚴(yán)格限制接觸前期要件的人員范圍，明確各人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議。3.在使用前期要件時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將要件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需對(duì)外提供，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施。4.定期對(duì)前期要件的保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）責(zé)任追究對(duì)于違反保密規(guī)定，導(dǎo)致前期要件信息泄露的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)前期要件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括前期要件的準(zhǔn)備情況、審核把關(guān)情況、存檔管理情況等。2.不定期對(duì)前期要件的使用情況進(jìn)行抽查，確保要件的使用符合規(guī)定要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立前期要件管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和責(zé)任人的前期要件管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括前期要