分包入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強公司分包入庫管理，規(guī)范分包物資的采購、驗收、入庫等流程，確保分包物資質量合格、數量準確、成本可控，保障公司項目順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及分包工程的物資采購入庫管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保分包入庫管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：準確記錄分包物資的采購信息、驗收情況及入庫數據，保證賬實相符。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)工作應及時開展，避免因延誤導致項目進度受影響。4.責任明確原則：明確各部門及人員在分包入庫管理中的職責，做到責任到人。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據項目需求，選擇合格的分包商，簽訂分包采購合同，明確物資規(guī)格、數量、價格、交貨時間等條款。2.跟蹤分包商的物資生產及運輸進度，確保按時交貨。3.及時向相關部門傳遞采購合同及物資到貨信息。（二）質量檢驗部門1.制定分包物資的質量檢驗標準和流程。2.對到貨的分包物資進行質量檢驗，出具檢驗報告，判定物資是否合格。3.對不合格物資提出處理意見，并跟蹤處理結果。（三）倉庫管理部門1.負責安排合適的倉儲空間，做好物資入庫前的準備工作。2.根據到貨通知，組織人員對分包物資進行數量清點和外觀檢查。3.辦理物資入庫手續(xù)，建立物資臺賬，記錄物資的入庫時間、規(guī)格、數量、供應商等信息。4.負責物資的存儲保管，確保物資安全、完好。（四）財務部門1.審核采購合同及相關費用支出，確保資金支付合規(guī)。2.根據入庫單及發(fā)票等憑證，進行賬務處理，核算分包物資成本。3.定期與倉庫管理部門核對物資賬目，保證賬賬相符。（五）項目管理部門1.參與分包采購合同的評審，提出物資需求及質量要求。2.協(xié)調各部門之間的工作，確保分包物資及時供應，滿足項目施工進度需要。3.對分包物資的使用情況進行監(jiān)督，反饋物資質量及供應方面的問題。三、分包采購管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立合格分包商名錄，名錄中的分包商應具備良好的信譽、生產能力和質量保證體系。2.新增分包商時，采購部門需對其進行資質審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證等相關證件，并實地考察其生產經營狀況。3.根據項目需求，從合格分包商名錄中選擇合適的供應商進行詢價、比價，確定最終的采購供應商。（二）采購合同簽訂1.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂前，采購部門應組織相關部門對合同條款進行評審，確保合同內容合法、合規(guī)、合理。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給質量檢驗部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。（三）采購進度跟蹤1.采購部門應建立采購進度跟蹤機制，定期與分包商溝通物資生產及運輸情況，及時掌握物資動態(tài)。2.如發(fā)現物資生產或運輸過程中出現問題，采購部門應及時與分包商協(xié)商解決，并向相關部門通報情況。3.根據項目施工進度要求，采購部門應合理安排物資到貨時間，確保物資按時供應，避免因物資短缺影響項目進度。四、分包物資驗收管理（一）驗收準備1.質量檢驗部門在收到采購部門傳遞的物資到貨信息后，應根據物資特點及檢驗標準，準備好檢驗工具和場地。2.倉庫管理部門應安排足夠的驗收人員，熟悉驗收流程和要求。（二）數量驗收1.驗收人員應根據送貨單、采購合同等憑證，對到貨物資的數量進行清點。2.數量清點應采用合適的方法，如逐一清點、稱重、丈量等，確保數量準確無誤。3.如發(fā)現數量不符，驗收人員應及時記錄，并與送貨人員或供應商溝通核實，查明原因。（三）質量驗收1.質量檢驗部門按照制定的質量檢驗標準和流程，對到貨物資進行質量檢驗。2.質量檢驗可采用檢驗、試驗、檢測等方法，對物資的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等進行檢查。3.對于重要物資或關鍵零部件，質量檢驗部門可進行抽檢或全檢，確保物資質量符合要求。4.質量檢驗合格的物資，質量檢驗部門應出具質量檢驗報告；不合格物資，應出具不合格報告，并注明不合格原因。（四）驗收結果處理1.驗收合格的物資，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，倉庫管理部門應拒絕辦理入庫，并及時通知采購部門。2.采購部門應根據質量檢驗報告和合同約定，與供應商協(xié)商處理不合格物資，如退貨、換貨、補貨等。3.因不合格物資導致的損失，根據責任歸屬，由責任方承擔相應的賠償責任。五、分包物資入庫管理（一）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據驗收合格的物資，填寫物資入庫單，入庫單應注明物資名稱、規(guī)格、數量、供應商、入庫時間等信息。2.入庫單經倉庫管理人員、質量檢驗人員簽字確認后，一聯倉庫留存，作為物資保管和記賬的依據；一聯交采購部門，作為采購結算的憑證；一聯交財務部門，作為賬務處理的原始憑證。（二）物資入庫1.倉庫管理部門應按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，合理安排倉儲空間，確保物資存放安全、整齊、有序。2.對有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物資、易腐蝕物資等，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的防護措施。（三）物資臺賬建立1.倉庫管理部門應建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格、數量、供應商、入庫時間、出庫時間、領用部門等信息。2.物資臺賬應定期更新，確保賬實相符。倉庫管理人員應每月對物資臺賬進行核對，發(fā)現問題及時查找原因并進行調整。六、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期組織庫存盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.庫存盤點應采用實地盤點的方法，對庫存物資逐一進行清點，確保賬實相符。3.盤點結束后，倉庫管理部門應編制庫存盤點報告，報告中應注明盤點時間、盤點范圍、盤點結果、差異情況及原因分析等內容。（二）庫存調整1.根據庫存盤點報告，如發(fā)現賬實不符，倉庫管理部門應及時進行庫存調整。2.庫存調整應根據差異原因進行相應的處理，如盤盈物資應查明原因后辦理入庫手續(xù)；盤虧物資應查明原因，屬于正常損耗的，經批準后核銷；屬于人為原因造成的，由責任人承擔相應的賠償責任。（三）庫存預警1.倉庫管理部門應根據物資的庫存周轉率、安全庫存等因素，設定庫存預警指標。2.當庫存物資低于或高于預警指標時，倉庫管理部門應及時發(fā)出預警信息，通知采購部門和相關部門。3.采購部門根據庫存預警信息，及時安排物資采購，確保物資庫存保持在合理水平。七、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對分包入庫管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購合同執(zhí)行情況、物資驗收情況、入庫手續(xù)辦理情況、庫存管理情況等。2.審計部門應及時發(fā)現問題，并提出整改意見，督促相關部門進行整改，確保分包入庫管理活動規(guī)范、有效。（二）考核機制1.公司應建立分包入庫管理考核機制，對采購部門、質量檢驗部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門及人員在分包入庫管理工作中的表現進行考核。2.考核指標可包括采購合同執(zhí)行率、物資驗收合格率、入庫及時率、庫存準確率、資金支付合規(guī)率等。3.根據考核結果，對表現優(yōu)秀的部門和人員給予獎勵，對存在問題的部門和人員進行相應的處罰，以激勵各