出貨通知管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司出貨通知的管理流程，確保出貨信息的準(zhǔn)確傳遞、及時處理，提高公司物流運(yùn)作效率，保障客戶滿意度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及出貨通知相關(guān)的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、生產(chǎn)部門、物流部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：出貨通知中的各項(xiàng)信息必須準(zhǔn)確無誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等，以避免因信息錯誤導(dǎo)致的物流延誤、客戶投訴等問題。2.及時性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)及時傳遞和處理出貨通知，確保出貨流程順暢，按時完成交貨任務(wù)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門在出貨通知管理流程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。4.溝通協(xié)調(diào)原則：出貨通知管理涉及多個部門，各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，密切配合，共同完成出貨任務(wù)。二、出貨通知的定義與分類（一）定義出貨通知是指銷售部門根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同或訂單，向生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門傳達(dá)產(chǎn)品出貨信息的書面文件。（二）分類1.常規(guī)出貨通知：對于定期、穩(wěn)定的訂單，按照既定的流程和時間節(jié)點(diǎn)發(fā)出的出貨通知。2.緊急出貨通知：因客戶臨時需求或其他特殊原因，需要加急處理的出貨通知。此類通知應(yīng)明確標(biāo)注“緊急”字樣，并優(yōu)先安排處理。三、出貨通知的生成與傳遞（一）生成1.銷售部門在接到客戶訂單后，應(yīng)及時審核訂單信息，確保訂單內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。對于訂單中的特殊要求或疑問，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)。2.銷售部門根據(jù)訂單信息，在[具體系統(tǒng)名稱或軟件]中生成出貨通知草稿，詳細(xì)填寫產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、客戶名稱等信息。3.出貨通知草稿生成后，銷售部門應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，檢查信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后，將出貨通知發(fā)送至生產(chǎn)部門。（二）傳遞1.銷售部門通過[指定的溝通渠道，如郵件、內(nèi)部管理系統(tǒng)等]將出貨通知發(fā)送至生產(chǎn)部門。郵件主題應(yīng)明確標(biāo)注“出貨通知[訂單編號]”，郵件正文應(yīng)包含出貨通知的詳細(xì)內(nèi)容，并附上訂單復(fù)印件或相關(guān)訂單信息截圖。2.生產(chǎn)部門在收到出貨通知后，應(yīng)及時確認(rèn)通知內(nèi)容，并檢查生產(chǎn)任務(wù)的安排情況。如發(fā)現(xiàn)出貨通知信息與生產(chǎn)計(jì)劃存在沖突或其他問題，生產(chǎn)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題。3.若出貨通知涉及到多個生產(chǎn)環(huán)節(jié)或需要其他部門協(xié)同作業(yè)，生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，將出貨通知轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)部門，并明確各部門的職責(zé)和工作要求。四、出貨通知的審核與確認(rèn)（一）生產(chǎn)部門審核1.生產(chǎn)部門收到出貨通知后，應(yīng)重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致。生產(chǎn)任務(wù)是否能夠按時完成，是否存在原材料短缺、設(shè)備故障等影響生產(chǎn)進(jìn)度的問題。交貨日期是否合理，是否能夠滿足客戶需求。2.生產(chǎn)部門審核通過后，在出貨通知上簽字確認(rèn)，并注明審核意見和預(yù)計(jì)完成時間，然后將出貨通知傳遞至物流部門。（二）物流部門審核1.物流部門收到生產(chǎn)部門傳遞的出貨通知后，應(yīng)審核以下內(nèi)容：交貨地點(diǎn)是否準(zhǔn)確，是否符合公司物流配送范圍和客戶要求。運(yùn)輸方式是否合理，是否能夠保證產(chǎn)品安全、及時送達(dá)客戶手中。物流成本是否在預(yù)算范圍內(nèi)。2.物流部門審核通過后，在出貨通知上簽字確認(rèn)，并注明審核意見和物流安排計(jì)劃，然后將出貨通知傳遞至倉庫管理部門。（三）倉庫管理部門審核1.倉庫管理部門收到物流部門傳遞的出貨通知后，應(yīng)審核以下內(nèi)容：庫存數(shù)量是否足夠，是否能夠滿足本次出貨需求。產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求，是否存在損壞、變質(zhì)等情況。出貨包裝是否完好，是否符合運(yùn)輸要求。2.倉庫管理部門審核通過后，在出貨通知上簽字確認(rèn)，并注明審核意見和庫存情況，然后將出貨通知返回至物流部門。（四）確認(rèn)結(jié)果反饋1.各部門在審核出貨通知過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并將問題及解決方案記錄在出貨通知上。2.經(jīng)過各部門審核確認(rèn)后的出貨通知，作為最終執(zhí)行出貨任務(wù)的依據(jù)。物流部門應(yīng)根據(jù)出貨通知的要求，及時安排運(yùn)輸車輛、配送人員等，確保出貨任務(wù)按時完成。五、出貨通知的執(zhí)行與跟蹤（一）執(zhí)行1.物流部門根據(jù)出貨通知的要求，安排運(yùn)輸車輛和配送人員前往倉庫提貨。提貨時，物流人員應(yīng)與倉庫管理人員共同核對產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保提貨準(zhǔn)確無誤。2.倉庫管理人員按照出貨通知的要求，組織人員進(jìn)行產(chǎn)品包裝、裝車等工作。在裝車過程中，應(yīng)注意產(chǎn)品的擺放方式，避免產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中受到損壞。3.產(chǎn)品裝車完畢后，物流人員應(yīng)填寫出貨清單，詳細(xì)記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、運(yùn)輸車輛信息、駕駛員信息等，并與倉庫管理人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。出貨清單一式兩份，物流部門和倉庫管理部門各留存一份。（二）跟蹤1.物流部門應(yīng)建立出貨跟蹤機(jī)制，對出貨過程進(jìn)行實(shí)時跟蹤。通過[物流跟蹤系統(tǒng)或其他方式]及時掌握運(yùn)輸車輛的行駛位置、預(yù)計(jì)到達(dá)時間等信息。2.如在出貨過程中出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、產(chǎn)品損壞等異常情況，物流部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并采取有效的解決措施。同時，應(yīng)將異常情況及處理結(jié)果及時反饋給銷售部門和客戶。3.銷售部門應(yīng)及時了解出貨情況，并將出貨信息反饋給客戶。如客戶對出貨情況有疑問或要求，銷售部門應(yīng)及時與物流部門溝通，協(xié)調(diào)解決問題，確保客戶滿意度。六、出貨通知的變更與撤銷（一）變更1.在出貨通知執(zhí)行過程中，如因客戶需求變更、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要對出貨通知進(jìn)行變更，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫出貨通知變更申請表，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.出貨通知變更申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至銷售部門。銷售部門審核通過后，對出貨通知進(jìn)行修改，并重新按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行審核、確認(rèn)和傳遞。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照變更后的出貨通知執(zhí)行出貨任務(wù)，確保出貨信息的一致性和準(zhǔn)確性。（二）撤銷1.在出貨通知執(zhí)行前，如因客戶取消訂單、生產(chǎn)任務(wù)暫停等原因需要撤銷出貨通知，相關(guān)部門應(yīng)及時填寫出貨通知撤銷申請表，詳細(xì)說明撤銷原因等信息。2.出貨通知撤銷申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至銷售部門。銷售部門審核通過后，在[指定系統(tǒng)或文件中]對出貨通知進(jìn)行撤銷操作，并通知相關(guān)部門停止執(zhí)行出貨任務(wù)。3.對于已經(jīng)執(zhí)行部分出貨任務(wù)的情況，如需要撤銷出貨通知，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商解決方案，盡量減少公司損失。七、出貨通知的存檔與查詢（一）存檔1.出貨通知執(zhí)行完畢后，物流部門應(yīng)將出貨通知原件、出貨清單、運(yùn)輸單據(jù)等相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)按照時間順序、訂單編號等進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。2.倉庫管理部門應(yīng)將與出貨通知相關(guān)的庫存記錄、產(chǎn)品包裝記錄等資料整理歸檔，與物流部門的歸檔資料相互對應(yīng)，形成完整的出貨檔案。3.銷售部門應(yīng)將出貨通知的相關(guān)信息備份至公司銷售管理系統(tǒng)中，以便隨時查詢和統(tǒng)計(jì)出貨數(shù)據(jù)。（二）查詢1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢出貨通知相關(guān)資料時，應(yīng)填寫出貨通知查詢申請表，注明查詢原因、查詢內(nèi)容等信息。2.出貨通知查詢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在規(guī)定的時間內(nèi)提供相關(guān)資料供查詢?nèi)藛T查閱。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。如需復(fù)印相關(guān)資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在出貨通知管理過程中，如因以下原因?qū)е鲁鲐浹诱`、產(chǎn)品損壞、客戶投訴等問題，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：銷售部門提供的出貨通知信息不準(zhǔn)確、不完整，導(dǎo)致其他部門執(zhí)行錯誤。生產(chǎn)部門未按時完成生產(chǎn)任務(wù)，影響出貨進(jìn)度。物流部門安排運(yùn)輸不合理，導(dǎo)致產(chǎn)品延誤或損壞。倉庫管理部門庫存管理不善、產(chǎn)品包裝不當(dāng)?shù)龋绊懗鲐涃|(zhì)量。其他部門未按照本辦法規(guī)定履行職責(zé)，影響出貨通知的正常執(zhí)行。2.對于因不可抗力因素導(dǎo)致的出貨問題，如自然災(zāi)害、交通管制等，相關(guān)部門應(yīng)及時向公司匯報(bào)，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司審核確認(rèn)后，可免除相關(guān)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于因工作失誤導(dǎo)致出貨問題的責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因出貨問題給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于多次出現(xiàn)出貨問題或問題嚴(yán)重的部門，公司將對該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)，并采取相應(yīng)的管理措施，如調(diào)整部門負(fù)責(zé)人、加強(qiáng)部