出庫票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司出庫票據(jù)的管理，規(guī)范出庫流程，確保公司物資準確、及時、安全地發(fā)出，保障公司資產(chǎn)的完整，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及物資出庫的部門和業(yè)務環(huán)節(jié)，包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.準確性原則：出庫票據(jù)所記錄的物資信息、數(shù)量、金額等必須準確無誤，確保賬實相符。2.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成出庫票據(jù)的填寫、審核、傳遞等工作，保證物資及時出庫。3.完整性原則：出庫票據(jù)應包含所有必要的信息，如物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門、用途等，不得遺漏。4.安全性原則：加強對出庫票據(jù)的保管，防止票據(jù)丟失、損壞或被盜用，確保公司信息安全。二、出庫票據(jù)的種類及用途（一）領料單1.用途：用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、維修、辦公等需要領用物資時填寫。2.適用范圍：適用于領用原材料、輔助材料、低值易耗品等各類物資。（二）銷售發(fā)貨單1.用途：作為銷售部門向客戶發(fā)貨的依據(jù)，記錄銷售物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。2.適用范圍：適用于公司產(chǎn)品銷售業(yè)務。（三）退庫單1.用途：當領用的物資因各種原因需要退回倉庫時，由領用部門填寫退庫單，經(jīng)倉庫驗收后辦理退庫手續(xù)。2.適用范圍：適用于物資退庫業(yè)務。三、出庫票據(jù)的填寫要求（一）基本信息填寫1.票據(jù)編號：由倉庫管理部門按照一定規(guī)則統(tǒng)一編制，確保每一張出庫票據(jù)都有唯一的編號，便于查詢和管理。2.日期：填寫出庫業(yè)務發(fā)生的實際日期，確保日期的準確性。3.領用部門/客戶名稱：填寫清楚領用物資的部門名稱或客戶的全稱，不得簡寫或使用簡稱。（二）物資信息填寫1.物資名稱：填寫物資的準確名稱，應與公司物資目錄中的名稱一致。2.規(guī)格型號：詳細填寫物資的規(guī)格型號，確保物資的唯一性。3.數(shù)量：填寫實際出庫的物資數(shù)量，應以阿拉伯數(shù)字填寫，并注明計量單位。4.單價/金額：填寫物資的單價和金額，金額應根據(jù)單價和數(shù)量計算得出，確保金額的準確性。（三）用途填寫1.領料單：注明領用物資的用途，如生產(chǎn)產(chǎn)品、維修設備、辦公消耗等，以便于成本核算和物資管理。2.銷售發(fā)貨單：填寫銷售物資的銷售訂單號或客戶要求的其他相關信息，便于跟蹤銷售業(yè)務。（四）簽字蓋章要求1.領用部門：由領用部門負責人簽字確認，以證明該部門領用物資的真實性和合理性。2.倉庫管理部門：倉庫管理人員在審核無誤后簽字，并加蓋倉庫收發(fā)章，確認物資已實際發(fā)出。3.其他相關部門：根據(jù)業(yè)務需要，可能還需要其他部門簽字確認，如財務部門、質量檢驗部門等。四、出庫票據(jù)的審核（一）審核流程1.領用部門：領用部門負責人對領料單的內(nèi)容進行審核，確保領用物資的必要性和合理性，簽字確認后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門：倉庫管理人員收到領料單后，首先核對物資庫存數(shù)量是否足夠，然后對領料單的各項內(nèi)容進行審核，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等，審核無誤后簽字并辦理物資出庫手續(xù)。3.財務部門：財務人員定期對出庫票據(jù)進行審核，主要審核票據(jù)的金額計算是否正確、物資領用是否符合成本核算要求、是否有相關審批手續(xù)等，審核無誤后進行賬務處理。（二）審核要點1.物資需求合理性：審核領用物資的數(shù)量、規(guī)格型號是否與實際需求相符，是否存在浪費或不合理領用的情況。2.審批手續(xù)完整性：檢查出庫票據(jù)是否有相關部門和人員的簽字審批，審批流程是否符合公司規(guī)定。3.庫存準確性：核對庫存系統(tǒng)中的物資數(shù)量與實際庫存是否一致，確保物資能夠準確發(fā)出。4.金額計算準確性：審核票據(jù)中的金額計算是否正確，單價是否符合公司規(guī)定，防止出現(xiàn)金額錯誤或舞弊行為。五、出庫票據(jù)的傳遞與保管（一）傳遞流程1.倉庫管理部門：倉庫管理人員在辦理完物資出庫手續(xù)后，及時將出庫票據(jù)的一聯(lián)傳遞給領用部門，一聯(lián)留存?zhèn)}庫作為物資出庫的記錄，一聯(lián)定期傳遞給財務部門。2.領用部門：領用部門收到倉庫傳遞的出庫票據(jù)后，應妥善保管，作為本部門物資領用的憑證。3.財務部門：財務人員根據(jù)倉庫傳遞的出庫票據(jù)進行賬務處理，定期核對賬目，確保賬實相符。（二）保管要求1.倉庫管理部門：倉庫應設立專門的票據(jù)保管區(qū)域，對出庫票據(jù)進行分類存放，確保票據(jù)的安全和完整。定期對票據(jù)進行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.領用部門：領用部門應將收到的出庫票據(jù)妥善保管，不得隨意丟失或損壞。如有丟失或損壞，應及時向倉庫管理部門報告，并按照規(guī)定進行補辦。3.財務部門：財務部門應將出庫票據(jù)作為重要的會計檔案進行保管，按照會計檔案管理的要求進行整理、裝訂和存放，確保票據(jù)的真實性、完整性和可追溯性。六、出庫票據(jù)的查詢與統(tǒng)計（一）查詢方式1.倉庫管理系統(tǒng)：通過公司的倉庫管理系統(tǒng)，可以按照票據(jù)編號、日期、領用部門等條件查詢出庫票據(jù)的詳細信息。2.紙質檔案查詢：如需查詢紙質出庫票據(jù)，可到倉庫管理部門或財務部門的檔案保管區(qū)域進行查詢。（二）統(tǒng)計報表1.倉庫管理人員：定期（如每日、每周、每月）對出庫票據(jù)進行統(tǒng)計，生成物資出庫日報表、周報表、月報表等，內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門、出庫日期等，以便及時掌握物資出庫情況。2.財務人員：根據(jù)出庫票據(jù)進行成本核算和財務分析，生成相關的財務報表，如成本明細表、銷售成本統(tǒng)計表等，為公司財務管理提供數(shù)據(jù)支持。七、出庫票據(jù)的作廢與更正（一）作廢條件1.填寫錯誤：出庫票據(jù)在填寫過程中發(fā)現(xiàn)錯誤，如物資信息填寫錯誤、金額計算錯誤等，應及時作廢。2.業(yè)務取消：因各種原因導致出庫業(yè)務取消，如客戶退貨、領用計劃變更等，已開具的出庫票據(jù)應作廢。（二）作廢流程1.發(fā)現(xiàn)錯誤或業(yè)務取消后：由發(fā)現(xiàn)人及時在出庫票據(jù)上注明“作廢”字樣，并簽字確認。2.相關部門審核：經(jīng)領用部門負責人、倉庫管理人員、財務人員等相關部門審核確認后，方可作廢。3.作廢票據(jù)處理：作廢的出庫票據(jù)應加蓋“作廢”章，并與存根聯(lián)一起妥善保管，不得隨意銷毀。（三）更正要求1.更正原則：出庫票據(jù)的更正應遵循準確性、完整性和可追溯性原則，確保更正后的票據(jù)信息真實、準確、完整。2.更正方法：對于非重要信息的更正，可在原錯誤信息上劃紅線更正，并由更正人簽字確認；對于重要信息的更正，如物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額等，應重新開具出庫票據(jù)，并在原票據(jù)上注明“此票作廢，更正為[新票據(jù)編號]”字樣。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計部門公司內(nèi)部審計部門定期對出庫票據(jù)管理情況進行審計，檢查出庫票據(jù)的填寫、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或舞弊行為。（二）財務部門財務部門負責對出庫票據(jù)的財務核算進行監(jiān)督，檢查票據(jù)金額計算是否正確、賬務處理是否及時準確，確保公司財務數(shù)據(jù)的真實性和完整性。（三）倉庫管理部門倉庫管理部門應加強對出庫票據(jù)的日常管理，定期自查出庫票據(jù)的管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領導匯報。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定填寫出庫票據(jù)：如物資信息填寫不完整、不準確，簽字蓋章不全等。2.擅自更改出庫票據(jù)內(nèi)容：未經(jīng)審批擅自修改票據(jù)中的物資信息、數(shù)量、金額等。3.丟失或損壞出庫票據(jù)：因保管不善導致出庫票據(jù)丟失或損壞，影響公司物資管理和財務核算。4.虛假出庫：通過偽造出庫票據(jù)等手段，虛構物資出庫業(yè)務，騙取公司財物。（二）處理措施1.責令改正：對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，責令相關責任人立即改正，確保出庫票據(jù)管理符合規(guī)定。2.警告：對初次違規(guī)且情節(jié)較輕的責任人，給予警告處分，提醒其注意遵守規(guī)定。3.罰款：對違規(guī)情節(jié)較為嚴重的責任人，根