2025單位檔案資料管理制度(匯編)一、總則為了加強本單位檔案資料管理，有效地保護和利用檔案資料，提高單位工作效率和管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，特制定本制度。本制度適用于本單位各部門形成、收集、整理、保管和利用的所有檔案資料。檔案資料管理工作必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案資料的完整與安全，便于社會各方面的利用。二、檔案資料管理機構(gòu)與職責設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導本單位的檔案資料管理工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案資料管理的規(guī)章制度。2.負責接收、整理、保管和統(tǒng)計本單位的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整和安全。3.對各部門的檔案資料管理工作進行監(jiān)督和指導，開展檔案業(yè)務(wù)培訓。4.組織開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具，提供檔案資料的利用服務(wù)。5.參與鑒定和銷毀到期檔案資料的工作。各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，配合檔案管理部門做好檔案資料管理工作。其職責包括：1.按照本制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各種檔案資料。2.對收集到的檔案資料進行初步整理，確保檔案資料的質(zhì)量。3.定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。三、檔案資料的收集檔案資料的收集范圍包括本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。具體包括：1.文書檔案：本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、決議、指示、批復(fù)、通知等文件材料。2.會計檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。3.人事檔案：職工的履歷表、自傳、鑒定、考核、晉升、獎懲等材料。4.業(yè)務(wù)檔案：本單位在業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、項目文件、客戶資料等。5.科技檔案：科研項目、技術(shù)創(chuàng)新、工程建設(shè)等方面的文件材料。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等聲像材料。各部門應(yīng)明確檔案資料收集的責任人，按照規(guī)定的時間和要求，及時收集本部門的檔案資料。對于重要的檔案資料，應(yīng)隨時形成隨時收集。在收集檔案資料時，應(yīng)注意以下幾點：1.確保檔案資料的真實性、完整性和準確性，不得偽造、篡改檔案資料。2.檔案資料應(yīng)具有原始性，盡量收集原件。如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件的保存地點。3.對于零散的檔案資料，應(yīng)進行初步的分類和整理，以便于后續(xù)的管理。四、檔案資料的整理檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照一定的方法和原則進行整理。整理工作的目的是使檔案資料系統(tǒng)化、條理化，便于保管和利用。1.分類：根據(jù)檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案資料分為不同的類別。如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等；會計檔案可分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類等。2.編號：對分類后的檔案資料進行編號，以便于檢索和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年度-類別-保管期限-順序號的編號方法。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保護檔案資料的原貌，不得損壞檔案資料。4.編目：編制檔案資料的目錄，包括檔案資料的題名、日期、保管期限、編號等信息。目錄應(yīng)準確、詳細，便于查找和利用。五、檔案資料的保管檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案資料的安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案資料應(yīng)按照不同的類別和保管期限進行存放，做到分類科學、排列整齊、便于查找。對于珍貴的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密保存等。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案資料出現(xiàn)破損、霉變等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)和處理。同時，應(yīng)建立檔案資料保管臺賬，記錄檔案資料的入庫、出庫、保管情況等信息。六、檔案資料的利用本單位各部門和職工因工作需要，可以查閱、借閱檔案資料。查閱、借閱檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。查閱檔案資料時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案資料帶出檔案庫房。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的方式進行復(fù)制。外單位人員查閱本單位檔案資料，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)本單位領(lǐng)導批準。查閱檔案資料時，應(yīng)遵守本單位的檔案資料管理制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，通過編制檔案資料匯編、專題數(shù)據(jù)庫等方式，為單位的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案資料進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保存價值和實際利用情況，確定檔案資料的銷毀范圍。對于經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀清冊》，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組負責人、檔案管理部門負責人和監(jiān)銷人簽字。銷毀檔案資料應(yīng)采用安全可靠的方式進行，確保檔案資料的內(nèi)容不被泄露。八、檔案資料的保密檔案管理部門和檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強檔案資料的保密工作。對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)采取嚴格的保密措施，確保檔案資料的安全。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。在檔案資料的收集、整理、保管和利用過程中，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責任。九、監(jiān)督與考核檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案資料管理工作進行檢查和考核。檢查和考核的內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、移交、保管和利用等方面。對于檔案資料管理工作成績突出的部門和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵；對于檔案資料管理工作不力的部門和個人，應(yīng)責令其限期整